Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze das Management in administrativen Aufgaben und koordiniere wichtige Prozesse.
- Unternehmen: Dynamisches R&D-Team in einem innovativen Unternehmen.
- Vorteile: Attraktives Gehalt, flexible Arbeitszeiten und Entwicklungsmöglichkeiten.
- Weitere Informationen: Vielfältige Aufgaben in einem unterstützenden und kollegialen Umfeld.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines kreativen Teams und gestalte den Büroalltag aktiv mit.
- Qualifikationen: Gute Deutsch- und Englischkenntnisse sowie Organisationstalent.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 40000 - 55000 € pro Jahr.
Wir suchen eine motivierte und vielseitige Person, die unserem dynamischen F&E-Team als Executive Assistant und Office Manager beitritt. In dieser Schlüsselposition fungieren Sie als zentrale Schnittstelle zwischen dem Management, internen Abteilungen und externen Partnern und übernehmen ein breites Spektrum an Aufgaben von der Verwaltung und Finanzen bis hin zur technischen Dokumentation.
Qualifikationen
- Finanzen & Buchhaltung
- Vorbereitung von Buchungseinträgen (Kontierung) und Weiterleitung an die Buchhaltungsabteilung
- Pflege und Verwaltung interner Excel-Tabellen
- Überwachung der Jahresabschlussprozesse
- Export / Import & Handelsrecht
- Erstellung von Versanddokumenten und Importunterlagen
- Grundkenntnisse der Exportkontrollvorschriften und meldepflichtiger Waren
- Überwachung und Kontrolle von Importdokumenten (Zollabwicklung über Agenten, hauptsächlich UPS)
- Grundkenntnisse des Handels- und Wirtschaftsrechts
- Vertretungsberechtigung (Prokura)
- Lohn- & HR-Administration
- Vorbereitung der Löhne gemäß Tarifverträgen (BVSU) und Verhandlungsergebnissen
- Pflege und Überwachung von Urlaubsplänen, Ansprüchen und Urlaubsanträgen
- Erstellung und Verwaltung von Arbeitszeittabellen
- Bearbeitung von Krankmeldungen und Erstattungen der Krankenversicherung (AAG)
- Büro- & Allgemeine Verwaltung
- Unterstützung des Managements in allen administrativen Angelegenheiten
- Allgemeine Büro- und Verwaltungsaufgaben
- Verwaltung der Telefonzentrale und allgemeiner Korrespondenz
- Verwaltung von Bankkonten, Kreditkarten und Bargeld
- Büroorganisation (Geburtstage, Jubiläen usw.)
- Beschaffung & Auftragsmanagement
- Bestellungen für Geräte und Betriebsmittel aufgeben
- Terminplanung & Vertragsmanagement
- Terminplanung und Koordination (z.B. Notare, Rechtsanwälte)
- Vertragsmanagement und -administration
- Bearbeitung von eingehender und ausgehender Post
- Berichterstattung & Compliance
- Nachhaltigkeitsberichterstattung
- Compliance-Berichterstattung
- Reiseverwaltung
- Buchung von Flügen, Transfers und Unterkünften
- Vorbereitung und Einreichung von Reisekostenabrechnungen
- Technische Dokumentation
- Erstellung und Pflege von Stücklisten (BOMs)
- Verwaltung technischer Dokumente und Aufzeichnungen
Anforderungen
- Ausgezeichnete Deutsch- und Englischkenntnisse, sowohl schriftlich als auch mündlich
- Grundkenntnisse in Finanzen und Buchhaltung
- Vertrautheit mit Export-/Importverfahren und Handelsrecht
- Versiert in MS Office, insbesondere Excel
- Strukturierte, selbstständige und detailorientierte Arbeitsweise
- Starke organisatorische Fähigkeiten und kooperative Herangehensweise
- Hohe Diskretion und Vertrauenswürdigkeit
Executive Assistant Arbeitgeber: Timex Group
Unser Unternehmen bietet eine inspirierende Arbeitsumgebung, in der Teamarbeit und Innovation gefördert werden. Als Executive Assistant in unserem dynamischen R&D-Team profitieren Sie von umfangreichen Weiterbildungsmöglichkeiten und einer offenen Unternehmenskultur, die Ihre persönliche und berufliche Entwicklung unterstützt. Zudem genießen Sie flexible Arbeitszeiten und ein attraktives Vergütungspaket, das Ihre Leistungen wertschätzt.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Executive Assistant erhalten könnten
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle als Executive Assistant interessierst, zögere nicht, direkt mit dem Team in Kontakt zu treten. Zeige dein Interesse und stelle Fragen, um einen bleibenden Eindruck zu hinterlassen.
✨Tipp Nummer 2
Nutze Networking! Verbinde dich mit aktuellen oder ehemaligen Mitarbeitern des Unternehmens über LinkedIn. Ein persönlicher Kontakt kann dir helfen, mehr über die Unternehmenskultur zu erfahren und deine Chancen zu erhöhen.
✨Tipp Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über die spezifischen Aufgaben eines Executive Assistants und überlege dir, wie deine Fähigkeiten in den Bereichen Finanzen, Verwaltung und Organisation dazu passen.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! Das zeigt, dass du motiviert bist und die Initiative ergreifst. Außerdem hast du so die besten Chancen, im Auswahlprozess wahrgenommen zu werden.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Executive Assistant mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Wir wollen dich kennenlernen, also zeig uns, wer du wirklich bist! Verwende eine authentische Sprache und lass deine Persönlichkeit durchscheinen. Das macht deine Bewerbung einzigartig und unvergesslich.
Pass auf die Details auf!:Achte darauf, dass deine Bewerbung fehlerfrei ist. Rechtschreibfehler oder unklare Formulierungen können einen schlechten Eindruck hinterlassen. Lass jemanden drüberlesen, um sicherzugehen, dass alles klar und professionell ist.
Zeige deine Fähigkeiten!:Nutze die Gelegenheit, um deine relevanten Erfahrungen und Fähigkeiten hervorzuheben. Erkläre, wie du in der Vergangenheit ähnliche Aufgaben gemeistert hast und warum du die perfekte Ergänzung für unser Team bist.
Bewirb dich über unsere Website!:Der einfachste Weg, um Teil von StudySmarter zu werden, ist, dich direkt über unsere Website zu bewerben. So stellst du sicher, dass deine Bewerbung schnell und unkompliziert bei uns ankommt!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Timex Group vorbereitet
✨Mach dich mit den Anforderungen vertraut
Lies die Stellenbeschreibung gründlich durch und mache dir Notizen zu den wichtigsten Aufgaben und Qualifikationen. Überlege dir, wie deine bisherigen Erfahrungen und Fähigkeiten zu diesen Anforderungen passen und bereite konkrete Beispiele vor, die du im Interview anführen kannst.
✨Bereite dich auf typische Fragen vor
Erwarte Fragen zu deiner Erfahrung in der Buchhaltung, dem Umgang mit Excel und deiner Organisationstalent. Übe Antworten auf häufige Interviewfragen, wie z.B. "Wie gehst du mit Stress um?" oder "Wie priorisierst du Aufgaben?", um sicherer aufzutreten.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
Da die Rolle viel Kommunikation erfordert, sei bereit, deine Sprachkenntnisse in Deutsch und Englisch unter Beweis zu stellen. Du könntest gebeten werden, eine kurze Präsentation über deine Erfahrungen zu halten oder ein Beispiel für eine erfolgreiche Zusammenarbeit zu geben.
✨Frage nach der Unternehmenskultur
Nutze die Gelegenheit, um mehr über die Unternehmenskultur und das Team zu erfahren. Stelle Fragen wie "Wie sieht ein typischer Arbeitstag aus?" oder "Welche Werte sind dem Unternehmen wichtig?". Das zeigt dein Interesse und hilft dir, herauszufinden, ob es gut zu dir passt.
