Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze das Management in administrativen Aufgaben und koordiniere wichtige Prozesse.
- Unternehmen: Traditionelles Unternehmen mit innovativem Ansatz in der Uhrenindustrie.
- Vorteile: Attraktives Gehalt, Team-Events und die Möglichkeit, an spannenden Projekten zu arbeiten.
- Weitere Informationen: Vielseitige Aufgaben in einem kreativen Umfeld mit Entwicklungsmöglichkeiten.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines dynamischen Teams und gestalte die Zukunft der Uhrenindustrie mit.
- Qualifikationen: Gute Deutsch- und Englischkenntnisse sowie Organisationstalent.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 40000 - 55000 € pro Jahr.
Wir sind rebellische Uhrmacher mit einem Ziel. Gegründet 1854 als Waterbury Clock Company, haben wir traditionelles europäisches Uhrmacherhandwerk mit amerikanischer Ingenieurskunst kombiniert. So begann unsere Reise, eine 300 Jahre alte Branche zu revolutionieren. Timex hat Standuhren aus Holz in Metall umgewandelt und sie schneller und erschwinglicher gemacht. Wir haben die Taschenuhr genommen, ein Armband hinzugefügt und sie an Ihr Handgelenk gelegt. Heute entwirft unser Designlabor in Mailand die schönsten Uhren für Verbraucher auf der ganzen Welt. Kommen Sie zu unserem Team, machen Sie einen Unterschied und tragen Sie Uhren von Timex und einigen der größten Marken der Welt.
Konsistente Vor-Ort-Standorte: Diese Rolle erfordert eine Anwesenheit vor Ort an 5 Tagen pro Woche, Standort Pforzheim.
Zusammenfassung: Wir suchen eine motivierte und vielseitige Person, die unser dynamisches F&E-Team als Executive Assistant und Office Manager unterstützt. In dieser Schlüsselposition fungieren Sie als zentrale Schnittstelle zwischen dem Management, internen Abteilungen und externen Partnern und übernehmen ein breites Spektrum an Aufgaben von Verwaltung und Finanzen bis hin zu technischer Dokumentation.
Verantwortlichkeiten:
- Finanzen & Buchhaltung: Vorbereitung von Buchungseinträgen (Kontierung) und Weiterleitung an die Buchhaltungsabteilung; Pflege und Verwaltung interner Excel-Tabellen; Überwachung der Jahresabschlussprozesse.
- Export / Import & Handelsrecht: Erstellung von Versanddokumenten und Importunterlagen; Grundkenntnisse der Exportkontrollvorschriften und meldepflichtiger Waren; Überwachung und Kontrolle von Importdokumenten (Zollabfertigung über Agenten, hauptsächlich UPS); Grundkenntnisse des Handels- und Wirtschaftsrechts; Zeichnungsberechtigung (Prokura).
- Personal & Lohnbuchhaltung: Vorbereitung der Löhne gemäß Tarifverträgen (BVSU) und Verhandlungsergebnissen; Pflege und Überwachung von Urlaubsplänen, Ansprüchen und Urlaubsanträgen; Erstellung und Verwaltung von Stundenzetteln; Bearbeitung von Krankmeldungen und Erstattungen der Krankenversicherung (AAG).
- Büro & Allgemeine Verwaltung: Unterstützung des Managements in allen administrativen Angelegenheiten; allgemeine Büro- und Verwaltungsaufgaben; Verwaltung der Telefonzentrale und allgemeiner Korrespondenz; Verwaltung von Bankkonten, Kreditkarten und Bargeld; Büroorganisation (Geburtstage, Jubiläen usw.).
- Beschaffung & Auftragsmanagement: Bestellung von Geräten und Betriebsmitteln.
- Terminplanung & Vertragsmanagement: Planung und Koordination (z.B. Notare, Rechtsanwälte); Vertragsmanagement und -administration; Bearbeitung von eingehender und ausgehender Post.
- Berichterstattung & Compliance: Nachhaltigkeitsberichterstattung; Compliance-Berichterstattung.
- Reiseverwaltung: Buchung von Flügen, Transfers und Unterkünften; Vorbereitung und Einreichung von Reisekostenabrechnungen.
- Technische Dokumentation: Erstellung und Pflege von Stücklisten (BOMs); Verwaltung technischer Dokumente und Aufzeichnungen.
Anforderungen:
- Ausgezeichnete Deutsch- und Englischkenntnisse, sowohl schriftlich als auch mündlich.
- Grundkenntnisse in Finanzen und Buchhaltung.
- Vertrautheit mit Export-/Importverfahren und Handelsrecht.
- Versiert in MS Office, insbesondere Excel.
- Strukturierte, selbstständige und detailorientierte Arbeitsweise.
- Starke organisatorische Fähigkeiten und kooperative Herangehensweise.
- Hohe Diskretion und Vertrauenswürdigkeit.
Executive Assistant Arbeitgeber: Timex Group
Timex ist ein innovativer Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitern in Pforzheim eine dynamische und kreative Arbeitsumgebung bietet. Mit einem starken Fokus auf persönliche Entwicklung und Teamarbeit fördern wir eine Kultur des Wachstums und der Zusammenarbeit, während wir gleichzeitig die Möglichkeit bieten, an der Gestaltung von Uhren für Verbraucher weltweit mitzuwirken. Unsere Mitarbeiter profitieren von flexiblen Arbeitszeiten, einer offenen Kommunikation und der Chance, Teil eines traditionsreichen Unternehmens zu sein, das die Uhrenindustrie revolutioniert.
