Office Manager und Teamassistenz (m/w/d) in München

Bei Tion verfolgen wir das Ziel, den Übergang zu einer sauberen Energiezukunft zu beschleunigen und wir sind auf der Suche nach Menschen, die uns mit Leidenschaft auf dieser spannenden Reise begleiten. Als Portfoliounternehmen von EQT investieren wir in Energieinfrastruktur und verfügen über ein wachsendes Portfolio von 800+ MW an Solar- und Windprojekten. Gemeinsam arbeiten wir daran, eine führende Plattform für Investitionen in Energiewendeprojekte zu werden. Wir sind ein dynamisches, innovatives Team, das sich durch gemeinsame Problemlösungen, Eigenverantwortung, Leidenschaft und Integrität auszeichnet. Wir suchen jetzt ein neues Teammitglied, das die Zukunft von Tion im Bereich der erneuerbaren Energien mitgestalten möchte.

Aktuell suchen wir in Vollzeit um die Stelle als Office Manager & Teamassistenz (m/w/d) für unser Büro in München (Werksviertel) nachzubesetzen.

Deine Aufgaben:

• Sämtliche Aufgaben des Office Managements, insbesondere das Kümmern um die Büroräume und einen reibungslosen Bürobetrieb, Beschaffung von Büromaterial, Facility Management
• Allgemeine administrative und organisatorische Unterstützung des Teams und der Geschäftsführung
• Bearbeitung der ein- und ausgehenden Post, einschließlich physischer und digitaler Ablage
• Vorbereitung von Meetings (virtuell und vor Ort) sowie Verwaltung der Besprechungsräume
• Planung, Buchung und Koordination von Geschäftsreisen, Vorstellungsgesprächen und weiteren Veranstaltungen
• Bearbeitung von Rechnungen und Spesenabrechnungen, zur Sicherstellung eines reibungslosen Zahlungsprozesses
• Koordination der wöchentlichen Unterschrifts- und Zahlungsprozesse, einschließlich der Funktion als Ansprechperson für interne und externe Stakeholder
• Überwachung und Verwaltung des Bestands an Schlüsselkarten, IT-Ausstattung und Software, einschließlich der abteilungsübergreifenden Verwaltung von Softwarezugängen
• Annahme und Weiterleitung eingehender Anrufe (auf Deutsch und Englisch)
• Weiterentwicklung interner Prozesse sowie eigenverantwortliche Umsetzung eigener Projekte in deinem Aufgabenbereich, von der Initiierung bis zur Implementierung
• Enge Zusammenarbeit mit den Office Manager:innen unserer anderen Standorte, um einheitliche Standards, Prozesse und Servicequalität in allen Büros sicherzustellen
• Steuerung und Überwachung von Dienstleistungsverträgen mit bürobezogenen Dienstleistern (z. B. Reinigung, Facility Services, Büroausstattung)
• Koordination von Themen rund um Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz, (z. B. Erste Hilfe, Brandschutz und entsprechende Schulungen)

Das bieten wir dir:

• Ein engagiertes und internationales Team mit flachen Hierarchien und hohen professionellen Standards in der Zusammenarbeit
• Interdisziplinäre Herausforderungen und ein hohes Maß an Eigenständigkeit
• Attraktive Corporate Benefits, darunter kostenlose Snacks und Getränke sowie Gutscheine für nachhaltige Marken
• Einen Zuschuss zur Gesundheits- und Sportmitgliedschaft bei Wellpass
• Ein modernes Büro in München mit hybridem Arbeitsmodell und flexiblen Arbeitszeiten
• Ein dynamisches Arbeitsumfeld

Das bringst du mit:

• Berufserfahrung in einem für die Rolle relevanten Bereich (z. B. Assistenz, Sekretariat, Office Management oder Hotelservice)
• Ausgeprägte Organisations- und Planungsfähigkeiten sowie die Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu verantworten und eigenständig Prioritäten zu setzen
• Ein Talent für hervorragende Büroorganisation und eine selbstständige Arbeitsweise
• Hands-on-Mentalität als Teamplayer sowie die Fähigkeit, Initiative zu ergreifen und Verbesserungen anzustoßen
• Eine positive, offene und begeisterungsfähige „Can-do“-Einstellung
• Offenheit für die Einführung und Weiterentwicklung digitaler Workflows sowie die Fähigkeit, in einem stark digitalisierten Arbeitsumfeld zu arbeiten
• Die Flexibilität, sich an ein dynamisches Umfeld mit wechselnden Anforderungen anzupassen
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch