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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Assist with office management, student support, and international correspondence in multiple languages.
- Arbeitgeber: Join the University of Stuttgart, a leading research university known for its interdisciplinary focus.
- Mitarbeitervorteile: Enjoy flexible hours, a canteen, transport subsidies, and opportunities for remote work.
- Warum dieser Job: Be part of an international team in a friendly environment that values professional development.
- Gewünschte Qualifikationen: Fluency in English and at least two other languages; relevant education or experience required.
- Andere Informationen: Position can be filled by one person full-time or two part-time; women are encouraged to apply.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Fremdsprachensekretär*in mit mind. zwei geläufigen Fremdsprachen (m/w/d) (100%, TV-L E 9 unbefristet) am KI-Institut, Stuttgart
Die Universität Stuttgart pflegt ein interdisziplinär orientiertes Profil mit Schwerpunkten in den Natur- und Ingenieurwissenschaften. Ihre herausragende Stellung als Forschungsuniversität und das breite Spektrum ihrer Fächer macht sie heute zu einer international anerkannten und zukunftsorientierten Stätte von Wissenschaft und Forschung.
Unter der Leitung von Prof. Dr. Steffen Staab ist die Forschungsgruppe Analytic Computing Teil des Instituts für Künstliche Intelligenz der Universität Stuttgart und Teil des Cyber Valley Forschungsverbundes in Baden-Württemberg. Sie hat einen internationalen Charakter, mit informellem, lockerem aber professionellem Umgang, und sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Besetzung für die Teamassistenz in der folgenden Position:
Fremdsprachensekretär/in mit mind. 2 geläufigen Fremdsprachen (m/w/d) (100%, TV-L E 9, unbefristet).
Wir bieten ein interessantes, vielfältiges Aufgabenspektrum, das neben der Büroleitung übliche Sekretariats- und Administrationsaufgaben umfasst. Dazu gehören insbesondere:
- Betreuung von Studierenden und Gastwissenschaftler*innen sowie Projektpartnern aus Industrie und Universitäten aus dem In- und Ausland,
- Organisation und Betreuung von nationalen und internationalen Symposien und Workshops,
- Organisation von Dienstreisen,
- Administrative Unterstützung bei der Ausarbeitung von Verträgen und der Verwaltung von Drittmitteln, inklusive einfacher Kalkulationen und Abrechnungen,
- Unterstützung bei der Erstellung wissenschaftlicher Texte und Präsentationen in mehreren Sprachen,
- Internationale Korrespondenz in mehreren Sprachen.
Minimum Anforderungen:
- Abgeschlossene Ausbildung zur Fremdsprachenassistent*in (m/w/d) /Fremdsprachensekretär*in (m/w/d) /-korrespondent*in (m/w/d) und/oder gleichwertige Fähigkeiten, Erfahrungen und Qualifikationen
- Oder abgeschlossene kaufmännische oder Verwaltungsausbildung und/oder entsprechende Berufserfahrung in den genannten Aufgabenbereichen
- Sehr gute Englischkenntnisse und ein bis zwei weitere Fremdsprachen
- Kenntnisse im Haushalts- sowie Tarifrecht des öffentlichen Dienstes und Vorerfahrung in der Hochschulverwaltung wären von Vorteil
- Fundierte EDV-Kenntnisse (sicherer Umgang mit Office, SAP-Kenntnisse vorteilhaft)
- Verantwortungsbewusstsein, Engagement, Reaktivität, Organisationsgeschick, Leistungsbereitschaft, Selbstständigkeit, Eigeninitiative und sicherer Umgang mit Zahlen
- Aufgeschlossene offene Persönlichkeit, souveränes Auftreten, und Teamfähigkeit
- Hohe Kommunikationsfähigkeit, sehr gute Ausdrucksfähigkeit in Wort und Schrift in Deutsch und Englisch
Vorteile für Mitarbeitende:
- Flexible Arbeitszeiten, hauseigene Kantine und Verkehrsmittelzuschuss
- Betriebliche Altersvorsorge mit Jahressonderzahlung, krisensicherer Arbeitsplatz
- Dienstlaptop, Weiterbildungsmöglichkeiten sowie Sport- und Freizeitangebote
- Homeoffice corona-unabhängig in begrenztem Umfang möglich
Wir sind ein wachsendes, internationales Team, legen Wert auf ein freundliches Betriebsklima und unterstützen die Weiterbildung unserer Mitarbeiter*innen.
Die Stelle kann entweder zu 100% durch eine Person oder zu jeweils 50% durch zwei Personen besetzt werden.
Wenn Sie sich angesprochen fühlen, freuen wir uns über Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen inkl. Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnisse in einer einzigen PDF-Datei. Bitte senden Sie Ihre Bewerbung mit dem Betreff: „Fremdsprachensekretär*in mit mind. zwei geläufigen Fremdsprachen (m/w/d) (100%, TV-L E 9 unbefristet)“ bis zum 15.07. an:
Einsatzort: Universitätsstraße 32, Stuttgart, Deutschland
Kontakt: Prof. Dr. Steffen Staab, Tel. +49
Die Universität Stuttgart möchte den Anteil an Frauen erhöhen. Frauen werden deshalb ausdrücklich zur Bewerbung aufgefordert. Vollzeitstellen sind grundsätzlich teilbar. Schwerbehinderte werden bei gleicher Eignung vorrangig eingestellt. Die Einstellung erfolgt durch die Zentrale Verwaltung.
#J-18808-Ljbffr
Fremdsprachensekretär*in mit mind. zwei geläufigen Fremdsprachen (m/w/d) (100%, TV-L E 9 unbefr[...] Arbeitgeber: TN Germany
Kontaktperson:
TN Germany HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Fremdsprachensekretär*in mit mind. zwei geläufigen Fremdsprachen (m/w/d) (100%, TV-L E 9 unbefr[...]
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden, Bekannten oder ehemaligen Kollegen, die in der Hochschulverwaltung oder im Bereich der Fremdsprachenassistenz tätig sind. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und möglicherweise sogar Empfehlungen aussprechen.
✨Tip Nummer 2
Informiere dich über die Universität Stuttgart und das KI-Institut. Zeige in deinem Gespräch, dass du die Werte und Ziele der Institution verstehst und wie du dazu beitragen kannst. Das zeigt dein Interesse und deine Motivation für die Position.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf mögliche Fragen zur internationalen Korrespondenz vor. Da die Stelle mehrere Sprachen erfordert, solltest du Beispiele für deine Erfahrungen in der Kommunikation in verschiedenen Sprachen parat haben.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine organisatorischen Fähigkeiten! Bereite ein Beispiel vor, das deine Fähigkeit zur Organisation von Veranstaltungen oder Reisen demonstriert. Dies ist eine wichtige Anforderung für die Position und wird sicher positiv wahrgenommen.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Fremdsprachensekretär*in mit mind. zwei geläufigen Fremdsprachen (m/w/d) (100%, TV-L E 9 unbefr[...]
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Anschreiben gestalten: Verfasse ein individuelles Anschreiben, das deine Motivation für die Stelle als Fremdsprachensekretär*in unterstreicht. Gehe auf deine Sprachkenntnisse und relevanten Erfahrungen ein, die dich für diese Position qualifizieren.
Lebenslauf anpassen: Stelle sicher, dass dein Lebenslauf klar strukturiert ist und alle relevanten Informationen zu deiner Ausbildung, Berufserfahrung und Sprachkenntnissen enthält. Betone insbesondere deine Fähigkeiten im Bereich der Büroorganisation und Verwaltung.
Zeugnisse und Nachweise beifügen: Füge alle erforderlichen Zeugnisse und Nachweise in einer einzigen PDF-Datei bei. Achte darauf, dass deine Dokumente gut lesbar sind und die geforderten Qualifikationen deutlich hervorheben.
Bewerbung fristgerecht einreichen: Sende deine vollständige Bewerbung bis zum 15.07. an die angegebene Adresse. Achte darauf, den Betreff korrekt anzugeben, um sicherzustellen, dass deine Bewerbung die richtige Abteilung erreicht.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei TN Germany vorbereitest
✨Bereite dich auf internationale Kommunikation vor
Da die Position eine internationale Korrespondenz in mehreren Sprachen erfordert, solltest du dich darauf vorbereiten, deine Sprachkenntnisse in Englisch und einer weiteren Fremdsprache unter Beweis zu stellen. Übe, wie du dich in verschiedenen Situationen ausdrücken kannst, um sicher und kompetent aufzutreten.
✨Zeige deine Organisationsfähigkeiten
Die Stelle erfordert ein hohes Maß an Organisationsgeschick. Bereite Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung vor, die zeigen, wie du erfolgreich Veranstaltungen oder Projekte organisiert hast. Dies wird deine Fähigkeit unterstreichen, in einem dynamischen Umfeld zu arbeiten.
✨Hebe deine EDV-Kenntnisse hervor
Fundierte EDV-Kenntnisse sind für diese Position wichtig. Stelle sicher, dass du mit den gängigen Office-Anwendungen vertraut bist und eventuell auch SAP-Kenntnisse hast. Bereite dich darauf vor, konkrete Beispiele zu nennen, wie du diese Tools in der Vergangenheit genutzt hast.
✨Sei bereit für Fragen zur Teamarbeit
Die Universität Stuttgart legt Wert auf Teamfähigkeit und ein freundliches Betriebsklima. Überlege dir, wie du in der Vergangenheit erfolgreich im Team gearbeitet hast und welche Rolle du dabei eingenommen hast. Sei bereit, diese Erfahrungen im Interview zu teilen.
