Zur Unterstützung unserer Geschäftsleitung suchen wir eine erfahrene, diskrete und zuverlässige Persönlichkeit. In dieser vielseitigen Vertrauensfunktion arbeiten Sie eng mit dem GL-Team zusammen und tragen wesentlich zu einem reibungslosen, gut organisierten Tagesgeschäft bei.
Ihre Aufgaben
Unterstützung der Geschäftsleitung und des Verwaltungsrats
- Termin-, Reise- und Meeting Management für den CEO und die Geschäftsleitung
- Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Geschäftsleitungs- und Verwaltungsratssitzunge
- Protokollführung, Aktennotizen und Memos
- Bearbeitung von Handelsregistermutationen
- Administrative Unterstützung der Mitglieder der Geschäftsleitung in allen Bereichen
Kommunikation und Koordination
- E‑Mail‑Management, inkl. Priorisierung und Nachverfolgung von Pendenzen
- Erstellung von Korrespondenz, Präsentationen und Unterlagen in Deutsch, Englisch und Französisch
- Schnittstellenfunktion zu internen und externen Anspruchsgruppen
- Unterstützung bei der internen Kommunikation
Organsiation und Office Management
- Organisation von Meetings, Telefon- und Videokonferenzen
- Allgemeines Office Management (Besucherempfang, Konferenzräume, Catering, Logistik)
- Organisation interner und externer Veranstaltungen
Dokumentation und Administration
Dokumentenmanagement sowie Pflege der digitalen und physischen Ablage der Geschäftsleitung
- Aufbau und Pflege strukturierter Ablagesysteme
- Bearbeitung von Rechnungsanweisungen, Spesenmanagement und Belegeinreichungen
Projekte, E‑Learning und Nachhaltigkeit
- Unterstützung beim Ausrollen und Verwalten von E‑Learnings (z. B. Compliance, Arbeitssicherheit usw.)
- Mitarbeit bei Nachhaltigkeitsthemen und der Umsetzung interner Massnahmen
Ihr Profil
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise mit Weiterbildung als Direktionsassistenz, Digital Office Management oder einer vergleichbaren Qualifikation
- Mindestens fünf Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Funktion, vorzugsweise in einem KMU
- Sehr gute Deutsch-, Französisch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Sicherer Umgang mit MS Office 365 sowie digitalen Tools (z. B. Teams, SharePoint, OneNote)
- Hohe Vertrauenswürdigkeit, Diskretion und Loyalität im Umgang mit sensiblen Informationen
- Strukturierte, selbständige und proaktive Arbeitsweise
- Dienstleistungsorientierte, pragmatische Persönlichkeit mit Freude an der Zusammenarbeit mit Führungsgremien
- Organisationstalent, Präzision und Zuverlässigkeit runden das Profil ab
Das bieten wir Ihnen
- Verantwortungsvolle Vertrauensposition mit enger Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung
- Kurze Entscheidungswege und Open‑Door‑Kultur - pragmatisch, direkt und unkompliziert
- Modernes Arbeitsumfeld in Buchs ZH inkl. Homeoffice nach Absprache mit dem VG
- Wertschätzende, professionelle Arbeitsatmosphäre
Assistenz der Geschäftsleitung Arbeitgeber: TOI TOI AG
Die TOI TOI AG ist ein hervorragender Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitenden eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem dynamischen Umfeld bietet. Mit einem motivierten und kollegialen Team sowie modernen Arbeitsmitteln fördern wir die persönliche und berufliche Entwicklung unserer Angestellten. Zudem profitieren Sie von attraktiven Anstellungsbedingungen und Sozialleistungen, die das Arbeiten bei uns besonders angenehm machen.
