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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere Termine, Dienstreisen und sorge für reibungslose Kommunikation im Führungskreis.
- Arbeitgeber: Toll Collect GmbH - ein innovatives Unternehmen am Puls der Mobilität.
- Mitarbeitervorteile: Attraktive Vergütung, 30 Urlaubstage und flexible Arbeitszeiten.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines dynamischen Teams und gestalte die Zukunft der Mobilität mit.
- Gewünschte Qualifikationen: Erfahrung in Assistenzfunktionen und sehr gute MS Office Kenntnisse.
- Andere Informationen: Hybrides Arbeitsmodell und umfangreiche Weiterbildungsmöglichkeiten.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Sie behalten gerne den Überblick, sind organisationsstark und koordinieren souverän im Hintergrund? Als Assistenz der Fachbereichsleitung Kontrolle übernehmen Sie zentrale organisatorische Aufgaben und sorgen dafür, dass Leitung und Führungskreis effizient und gut strukturiert arbeiten können
Hier bringen Sie sich ein
- Fachbereichsleitung unterstützen: Sie organisieren Termine, Dienstreisen und Unterlagen, behalten Fristen und To-dos im Blick und sorgen für eine reibungslose Kommunikation.
- Führungskreis koordinieren: Sie konsolidieren Geschäftsführung-Regelberichte, Gremienunterlagen und Roadmaps, stellen Unterlagen zur Terminvorbereitung zusammen, verteilen zentral abgelegte Meeting-Dokumente und halten Fristen sowie Aufgaben innerhalb des Führungskreises nach.
- Workshops begleiten: Sie unterstützen bei der Vorbereitung und Durchführung von Workshops mit dem Bundesamt für Mobilität und Logistik (inkl. quartalsweiser Dienstreisen nach Köln) und begleiten die Fachbereichsleitung bei übergreifenden Terminen und Abstimmungen.
- Fachbereich organisieren: Sie kümmern sich um Berechtigungen und Arbeitsplatzausstattung, vertreten die Teamassistenz, unterstützen in der Zeitwirtschaft und prüfen Jira-Artefakte auf formale Vollständigkeit.
Das bringen Sie mit
- Mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren Assistenzfunktion
- Sehr gute Kenntnisse in MS Office (Excel, PowerPoint, Outlook)
- Deutschkenntnisse auf C2-Niveau in Wort und Schrift
- Organisationsgeschick, Kommunikationsstärke und ein gutes Gespür für den richtigen Ton zwischen Durchsetzungsvermögen und Serviceorientierung
- Präsenz vor Ort an mindestens zwei Tagen pro Woche
Das ist für Sie drin
- Intensive Einarbeitung durch erfahrene Kolleg*innen
- Attraktive Vergütung und umfangreiche Arbeitgeberleistungen
- Breites Qualifizierungsangebot zur fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung
- 30 Urlaubstage bei einer 5-Tage-Woche; Verkürzung der Arbeitszeit (40 Std./W.) nach Absprache möglich
- Hybrides Arbeitsmodell (mind. 2 Präsenztage/Woche) mit der grundsätzlichen Möglichkeit, aus dem EU-Ausland zu arbeiten
- Flexible Arbeitszeiten von Mo.-Fr. (Gleitzeit)
- Zentral gelegener Standort am Potsdamer Platz mit optimaler Verkehrsanbindung
- Mittags sparen in Partnerrestaurants dank 6 Euro Essenszulage
- Job-Rad, Jobticket oder alternativ ein Mobilitätszuschuss von 40 Euro/Monat
- Betriebliche Altersvorsorge
Sie möchten uns bei unserer wichtigen Mission unterstützen?
Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbungsunterlagen mit Angabe frühestmöglichen Eintrittstermins und Ihrer Gehaltsvorstellung.
Bitte senden Sie uns Ihre Unterlagen ausschließlich als PDF-Datei mit insgesamt maximal 3 MB zu. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt entsprechend unserer Datenschutzerklärung für Bewerbungen.
Unser Bewerbungsprozess umfasst ein erstes Telefoninterview, ein Remote-Vorstellungsgespräch und ein persönliches Kennenlernen vor Ort. Bewerbende mit einer Schwerbehinderung (w/m/d) werden bei gleicher Eignung bevorzugt eingestellt.
Toll Collect GmbH • Personalmanagement • Linkstraße 4 • 10785 Berlin
#J-18808-Ljbffr
Assistenz Fachbereichsleitung (d/m/w) - koordinieren, strukturieren, agil gestalten Arbeitgeber: Toll Collect GmbH
Kontaktperson:
Toll Collect GmbH HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Assistenz Fachbereichsleitung (d/m/w) - koordinieren, strukturieren, agil gestalten
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du die Möglichkeit hast, nimm an Networking-Events oder Branchentreffen teil. So kannst du direkt mit Leuten aus der Branche ins Gespräch kommen und vielleicht sogar einen Fuß in die Tür bekommen.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich gut auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über das Unternehmen und die spezifischen Anforderungen der Assistenzposition. Zeige, dass du die Organisation und ihre Ziele verstehst und wie du dazu beitragen kannst.
✨Tip Nummer 3
Nutze deine Kommunikationsfähigkeiten! Während des Interviews ist es wichtig, klar und strukturiert zu kommunizieren. Zeige, dass du die Fähigkeit hast, Informationen effektiv zu vermitteln und im Team zu arbeiten.
✨Tip Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! Das zeigt dein Interesse und Engagement für die Stelle. Außerdem hast du so die besten Chancen, dass deine Bewerbung schnell bearbeitet wird.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Assistenz Fachbereichsleitung (d/m/w) - koordinieren, strukturieren, agil gestalten
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!: Zeig uns, wer du wirklich bist! Deine Persönlichkeit ist wichtig, also lass sie in deiner Bewerbung durchscheinen. Wir suchen nach Menschen, die nicht nur die Anforderungen erfüllen, sondern auch gut ins Team passen.
Struktur ist alles!: Achte darauf, dass deine Bewerbung klar und strukturiert ist. Verwende Absätze und Aufzählungen, um deine Erfahrungen und Fähigkeiten übersichtlich darzustellen. So können wir schnell erkennen, was du drauf hast!
Pass auf die Details auf!: Kleinere Fehler können einen großen Eindruck hinterlassen. Lies deine Bewerbung mehrmals durch und lass sie vielleicht auch von jemand anderem gegenlesen. Wir schätzen Sorgfalt und Genauigkeit!
Bewirb dich über unsere Website!: Der einfachste Weg zu uns führt über unsere Website. Dort kannst du deine Unterlagen direkt hochladen und sicherstellen, dass sie an die richtige Stelle gelangen. Wir freuen uns auf deine Bewerbung!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Toll Collect GmbH vorbereitest
✨Vorbereitung ist alles
Informiere dich gründlich über die Firma und die spezifischen Aufgaben der Assistenz der Fachbereichsleitung. Überlege dir, wie deine bisherigen Erfahrungen und Fähigkeiten zu den Anforderungen passen und bereite konkrete Beispiele vor.
✨Strukturierte Antworten geben
Nutze die STAR-Methode (Situation, Task, Action, Result), um deine Antworten auf Fragen klar und strukturiert zu gestalten. So kannst du deine organisatorischen Fähigkeiten und dein Kommunikationsgeschick überzeugend präsentieren.
✨Fragen stellen
Bereite einige Fragen vor, die du am Ende des Interviews stellen kannst. Das zeigt dein Interesse an der Position und hilft dir, mehr über die Unternehmenskultur und die Erwartungen an die Rolle zu erfahren.
✨Körpersprache und Auftreten
Achte auf deine Körpersprache während des Interviews. Ein offenes Lächeln, Blickkontakt und eine aufrechte Haltung vermitteln Selbstbewusstsein und Engagement. Das ist besonders wichtig in einer Rolle, die viel Kommunikation und Koordination erfordert.
