Executive Assistant to the COO & CIO (all genders)

tonies ist die weltweit führende interaktive Audio-Plattform für Kinder, mit über 10 Millionen Tonieboxen und 125 Millionen Tonies, die weltweit verkauft wurden. Unser intuitives, bildschirmfreies System ermöglicht es Kindern, unabhängig in einer sicheren und ansprechenden Weise zu lernen und zu spielen. Mit einer Präsenz in über 100 Ländern und einem vielfältigen Portfolio von 1.400 Tonies in mehreren Sprachen, definieren wir weiterhin, wie Kinder Geschichtenerzählen und Lernen erleben. Seit unserem Börsengang im Jahr 2021 ist unser globales Team von über 550 Kollegen durch eine gemeinsame Mission vereint: die Zukunft des Spiels, des Lernens und der Vorstellungskraft zu gestalten.

Als Executive Assistant des COO und CIO werden Sie als vertrauenswürdiger Partner im Herzen unserer globalen Betriebs- und Technologieführung agieren. Dies ist eine hochwirksame Rolle, die über traditionelle administrative Unterstützung hinausgeht – Sie werden Effizienz vorantreiben, Entscheidungsfindung ermöglichen und eine nahtlose Ausführung auf C-Ebene sicherstellen. In enger Zusammenarbeit mit einem anderen Assistenten in einem Schichtmodell werden Sie für eine vollständige Abdeckung und Kontinuität sorgen.

Ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten umfassen:

• Executive Support & Prioritization: Proaktive Verwaltung komplexer Kalender, Prioritäten und Arbeitsabläufe für den COO und CIO. Bedürfnisse antizipieren, Konflikte lösen und optimale Zeitzuweisung im Einklang mit den Geschäftsprioritäten sicherstellen.
• Stakeholder & Communication Management: Als zentrale Schnittstelle zwischen den Führungskräften und internen/externalen Stakeholdern fungieren. Klare, professionelle und zeitgerechte Kommunikation auf allen Ebenen der Organisation sicherstellen.
• Meeting & Decision Enablement: Hochrangige Meetings (Board, C-Level, Führungsforen) planen, vorbereiten und koordinieren. Agenden, Materialien und Nachverfolgungen vorbereiten, um effektive Entscheidungsfindung und Ausführung sicherzustellen.
• Project & Content Support: Strategische Initiativen unterstützen, einschließlich Forschung, Analyse und Vorbereitung hochwertiger Präsentationen. Wichtige Aktionspunkte verfolgen und die Nachverfolgung über Teams hinweg sicherstellen.
• Travel & Office Coordination: Effiziente internationale Reisen organisieren, einschließlich komplexer Reiserouten. Die Abläufe im Büro des Executives überwachen, um eine reibungslose und professionelle Umgebung sicherzustellen.
• Confidentiality & Governance: Sensible Informationen mit höchster Diskretion behandeln. Unterstützung der Einhaltung von Governance, Fristen und wichtigen Geschäftsprozessen.
• Continuous Improvement & Risk Management: Engpässe in den NPI- und PDP-Prozessen identifizieren und beseitigen. Proaktive Risikomanagement- und Minderungsvorgänge für die Bereitschaft zur Markteinführung und Produktionssteigerung etablieren.

Was wir suchen:

• Erfahrung & Hintergrund: Über 5 Jahre Erfahrung als Executive Assistant auf Führungsebene. Erfahrung in einem schnelllebigen, internationalen Umfeld (z.B. börsennotiertes Unternehmen, Beratung, Finanzen oder Technologie).
• Fähigkeiten & Kompetenzen: Hervorragende organisatorische und Priorisierungsfähigkeiten. Starke Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch (schriftlich und mündlich). Hohe Aufmerksamkeit für Details kombiniert mit einer pragmatischen, lösungsorientierten Denkweise. Fähigkeit, mehrere Stakeholder und Themen gleichzeitig zu managen.
• Denkweise: Proaktiv, strukturiert und hochgradig zuverlässig. Komfortabel in einem dynamischen, sich schnell verändernden Umfeld. Starkes Gefühl für Eigenverantwortung und Professionalität.
• Technische Fähigkeiten: Fortgeschrittene Kenntnisse in Google Workspace und Microsoft Office (insbesondere PowerPoint & Excel).
• Flexibilität: Bereitschaft, in einem Schichtmodell (früh/spät) zu arbeiten und am Freitag verfügbar zu sein.

Warum tonies:

• Globale Zusammenarbeit: Wir arbeiten über Abteilungs- und Ländergrenzen hinweg an unserer Vision, die Toniebox in jedes Kinderzimmer der Welt zu bringen.
• Kommen Sie, wie Sie sind: Dies gilt nicht nur für den Dresscode, sondern auch für alles andere. Denn nur wo Sie sich wirklich wohlfühlen, können Sie Ihr Bestes geben.
• Mobilität: Wählen Sie die Option, die am besten zu Ihnen passt – ein Deutschlandticket (ÖPNV-Ticket) für unbegrenzte Mobilität, einen monatlichen Beitrag für einen Büroparkplatz, ein Leasingfahrrad oder einen Zuschuss für das Arbeiten im Homeoffice.
• Erhöhte Sicherheit: Profitieren Sie von Zuschüssen für betriebliche Altersvorsorge, Berufsunfähigkeitsversicherungen und betriebliche Altersversorgung.
• Ruhe & Freizeit: Genießen Sie 30 Tage bezahlten Jahresurlaub sowie drei zusätzliche freie Tage wie Rosenmontag, Heiligabend und Silvester. Nach einem Jahr Beschäftigung können Sie auch bis zu 10 „toniecation days“ (unbezahlte Urlaubstage) nutzen.
• Kontinuierliches Lernen: Profitieren Sie von unseren internen und externen Schulungsmöglichkeiten sowie einem individuellen Lernbudget, um Ihr Wissen kontinuierlich zu erweitern.
• Sprachlernen & Entspannung: Verbessern Sie Ihre Kommunikationsfähigkeiten mit der Sprachlern-App Babbel und finden Sie Entspannung durch unseren Zugang zur Meditations-App Calm.
• Rabatte: Profitieren Sie von attraktiven Rabatten auf unser gesamtes Sortiment an tonies-Produkten.

Gut zu wissen: Wir setzen uns für Inklusion und Vielfalt ein. Wir feiern unterschiedliche Fähigkeiten, Ethnien, Glaubensrichtungen und Geschlechter. Jeder ist in allen Phasen seiner Reise mit uns willkommen.