Executive & Team Assistant - People & Culture Team (all genders)

tonies ist die weltweit führende interaktive Audio-Plattform für Kinder mit mehr als 10 Millionen Tonieboxen und 125 Millionen verkauften Tonies. Das intuitive und preisgekrönte Audiosystem hat die Art und Weise verändert, wie kleine Kinder unabhängig spielen und lernen, mit einem kinderfreundlichen, kabellosen und bildschirmfreien Ansatz. Tonieboxen sind in über 100 Ländern aktiviert, das Inhaltsportfolio umfasst rund 1.400 Tonies in mehreren Sprachen. Seit seiner Gründung hat tonies bedeutende Meilensteine erreicht, darunter die Notierung an der Frankfurter Börse im November 2021 sowie ein global präsentes Team von über 550 engagierten Fachleuten aus verschiedenen Ländern.

Als Executive Assistant des CHRO und Teamadministrator für People & Culture sind Sie der entscheidende Verbindungspunkt für unsere Personalabteilung. Dies ist eine hybride Rolle, in der Sie als vertrauenswürdiger Partner unseres Chief Human Resources Officer fungieren und gleichzeitig das administrative Rückgrat für das breitere People & Culture-Team darstellen. Wir suchen einen erfahrenen, agilen Administrator, der Vielfalt schätzt. Ob Sie komplexe C-Level-Logistik verwalten oder unseren deutschen Fuhrpark überwachen, Sie bringen eine proaktive, "zwei Schritte voraus"-Einstellung in alles, was Sie tun. Sie sind jemand, der schnell neue Informationen aufnimmt und die volle Verantwortung für Ihre Projekte übernimmt.

Was wir suchen:

• Berufserfahrung: Sie bringen umfangreiche Erfahrung in einer Rolle als Executive Assistant oder Teamadministrator in einem schnelllebigen, internationalen Umfeld mit, mit nachweislichen Erfolgen in der allgemeinen Verwaltung.
• Sprachbeherrschung: Hervorragende Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch sind unerlässlich, um lokale Vorschriften und unser globales Team zu navigieren.
• Schnelles Denken & Anpassungsfähigkeit: Sie sind bekannt für Ihre Fähigkeit, Informationen schnell zu verarbeiten, ohne umfassende Briefings zu benötigen, und sich leicht anzupassen, wenn sich Prioritäten ändern.
• Organisierte Kommunikation: Sie verwalten mehrere Stakeholder und Projekte gleichzeitig mit großer Aufmerksamkeit für Details.
• Digitale Kompetenz: Sie sind versiert in Google Workspace und Microsoft Office.
• Diskretion & Vertrauen: Sie haben Erfahrung im Umgang mit sensiblen Informationen mit dem höchsten Maß an Vertraulichkeit und Professionalität.

Ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten umfassen:

• Meeting- & Kommunikationsmanagement: Hochrangige Meetings und Führungsgremien erleichtern, indem Sie Agenden vorbereiten, Dokumentationen verwalten und klare Nachverfolgung von Aktionspunkten sicherstellen.
• Strategische Koordination: Proaktive Verwaltung des Zeitplans des CHRO, um sicherzustellen, dass seine Zeit auf die wirkungsvollsten Geschäftsprioritäten konzentriert ist.
• Fuhrparkmanagement: Vollständige Verantwortung für das Fuhrparkmanagement in Deutschland übernehmen, administrative Prozesse, Anbieterbeziehungen verwalten und die Einhaltung sicherstellen.
• Budget- & Finanzunterstützung: Dem People & Culture-Team helfen, organisiert zu bleiben, indem Budgets verfolgt, Rechnungen verwaltet und finanzielle Arbeitsabläufe koordiniert werden.
• Kultur- & Teamrituale: Planung und Durchführung von Teammeetings, sozialen Veranstaltungen und Offsites leiten, um unsere lebendige Teamkultur aufrechtzuerhalten.
• Reise- & Logistikmanagement: Effiziente Reisearrangements für den CHRO und wichtige Teammitglieder koordinieren, einschließlich nationaler und internationaler Reiserouten und Reisekostenmanagement.
• Ausgabenmanagement: Ausgabenberichte für den CHRO unter Verwendung unserer internen Systeme und Prozesse vorbereiten und einreichen.
• Personalprojekte: Zu organisatorischen Initiativen beitragen und verschiedene HR-bezogene Verwaltungsprojekte eigenständig leiten.
• Externes Beziehungsmanagement: Mit dem CHRO zusammenarbeiten, um die Kommunikation mit externen Stakeholdern zu verwalten und Meetings nach Bedarf zu erleichtern.

Warum tonies?

• Globale Zusammenarbeit: Wir arbeiten über Abteilungs- und Ländergrenzen hinweg an unserer Vision, die Toniebox in jedes Kinderzimmer der Welt zu bringen.
• Kommen Sie, wie Sie sind: Dies gilt nicht nur für den Dresscode, sondern auch für alles andere. Denn nur wo Sie sich wirklich wohlfühlen, können Sie Ihr Bestes geben.
• Mobilität: Wählen Sie die Option, die am besten zu Ihnen passt - ein Deutschlandticket (ÖPNV-Ticket) für unbegrenzte Mobilität, einen monatlichen Beitrag für einen Büroparkplatz, ein Leasingfahrrad oder einen Zuschuss für das Arbeiten im Homeoffice.
• Erweiterte Sicherheit: Profitieren Sie von Zuschüssen für betriebliche Altersvorsorge, Berufsunfähigkeitsversicherungen und betriebliche Altersversorgung.
• Ruhe & Freizeit: Genießen Sie 30 Tage bezahlten Jahresurlaub sowie drei zusätzliche freie Tage wie Rosenmontag, Heiligabend und Silvester. Nach einem Jahr Beschäftigung können Sie auch bis zu 10 "toniecation days" (unbezahlte Urlaubstage) nutzen.
• Kontinuierliches Lernen: Profitieren Sie von unseren internen und externen Schulungsmöglichkeiten sowie einem individuellen Lernbudget, um Ihr Wissen kontinuierlich zu erweitern.
• Sprachlernen & Entspannung: Verbessern Sie Ihre Kommunikationsfähigkeiten mit der Sprachlern-App Babbel und finden Sie Entspannung durch unseren Zugang zur Meditations-App Calm.
• Rabatte: Profitieren Sie von attraktiven Rabatten auf unser gesamtes Sortiment an tonies-Produkten.

Gut zu wissen: Im Rahmen unserer Prinzipien setzen wir uns für die Unterstützung von Inklusion und Vielfalt bei tonies ein. Wir feiern aktiv die unterschiedlichen Fähigkeiten, Ethnien, Glaubensrichtungen und Geschlechter unserer Kollegen. Jeder ist willkommen und wird in seiner Entwicklung in allen Phasen seiner Reise bei uns unterstützt. Wir freuen uns darauf, von Ihnen zu hören!