Director, Professional Resources & Administration

Position Overview

Der Director, Professional Resources & Administration (Calgary) ist verantwortlich für die Verwaltung aller Aspekte der Calgary Rechtsprofis, Geschäftsdienste und rechtlichen Unterstützungsressourcen sowie der Büroabläufe in Zusammenarbeit mit dem Managing Partner in Calgary.

Key Accountabilities

• Verwaltung aller Aspekte des Lebenszyklus unserer Rechtsprofis, einschließlich Rekrutierung, Einarbeitung, Leistungsmanagement, Abwesenheiten, Versetzungen und Outplacement.
• Als Hauptansprechpartner für alle Rechtsprofis vor und nach ihrer Ankunft in der Kanzlei fungieren.
• Verfügbarkeit zur Bearbeitung von Anwalt-Feedback, Partner-/Associate-Beziehungen und Retentionsangelegenheiten durch tägliche Konsultationen.
• Coaching und Anleitung zur beruflichen Entwicklung bereitstellen.
• Entwicklung und Umsetzung von büroweiten und rechtsberufsspezifischen Initiativen, einschließlich Mentoring- und Coaching-Programmen, DEI-Programmen sowie Schulungs- und Entwicklungsprogrammen in Zusammenarbeit mit Kollegen in Toronto.
• Überwachung der Arbeitslastverteilung, einschließlich enger Zusammenarbeit mit den Leitern der Praxisgruppen, um die Organisation und die Bedürfnisse des Unternehmens zu verstehen.
• Überwachung des Rekrutierungsprozesses für Jurastudenten in Calgary, einschließlich Teilnahme an Karrieremessen der Jurafakultäten, Koordination und Teilnahme an Kanzleiführungen/Panels für Kandidaten und Jurafakultätsgruppen, Überprüfung von Bewerbungen, Durchführung von Interviews auf dem Campus und Leitung des Einstellungsprozesses während der Interviewwoche.
• Überwachung des Studentenprogramms in Calgary, einschließlich der Einarbeitung neuer Studenten, Überwachung des Leistungsmanagements der Studenten, der Arbeitslastverteilung und der Bildungsprogramme für Studenten.
• Als Hauptansprechpartner für Studenten fungieren und soziale Veranstaltungen planen und besuchen.
• Enger Kontakt mit dem Director, Legal Support, Manager, Legal Support und Student Programs sowie dem Manager, Client Services & Tech Support hinsichtlich der Verwaltung der rechtlichen Unterstützung und der Geschäftsdienste, die dem Büro bereitgestellt werden, um sicherzustellen, dass außergewöhnlicher Service erbracht wird und Ressourcen so effizient wie möglich genutzt werden.
• Überwachung des Managers, Client Services & Tech Support in allen bürobezogenen Angelegenheiten.
• Überwachung der Wartung und Reparatur von Büroflächen und -ausstattung, einschließlich AV-Systemen in Besprechungsräumen, sowie Koordination aller internen Umzüge, einschließlich Bürozuweisung, Möbel-, Computer- und Telefonanforderungen; Verwaltung der Facility-Funktionen, einschließlich der Kommunikation mit dem Gebäudemanagement und externen Anbietern bezüglich der Instandhaltung der Räumlichkeiten; Koordination und Empfehlung des Erwerbs, der Miete oder des Leasings von Büroausstattung und Möbeln; Kommunikation mit dem Chief, Client and Facility Services und Maklern bezüglich der Versicherung der Kanzleiräume; Überwachung verwandter Angelegenheiten, einschließlich Parken, HVAC, Reparaturen, Beleuchtung, Schlüssel, Sicherheit; Kommunikation mit dem Gebäudemanagement und der Sicherheit, um ein hohes Maß an Sicherheit und Schutz für alle Anwälte und Mitarbeiter zu gewährleisten, einschließlich der Koordination jährlicher Schulungen zur Lebenssicherheit und Notfallreaktion.
• Zusammenarbeit mit dem COO, CPRO und CHRO zur Entwicklung der jährlichen Betriebsbudgets für das Büro in Calgary und die Mitarbeiter, einschließlich der Überwachung und Verwaltung der Ausgaben für Professional Resources, Human Resources und Facility Services im Einklang mit den festgelegten Budgets, um sicherzustellen, dass das Management über signifikante Abweichungen von den Plänen informiert wird.
• Überprüfung und Verwaltung der Konten und Verträge der Kanzlei mit Anbietern; Kommunikation mit dem oberen Management über unvorhergesehene Ausgaben, die zu Budgetüberschreitungen führen werden.
• Bereitstellung von Anleitung, Coaching und Entwicklungsunterstützung für direkte Berichte, um sicherzustellen, dass sie engagiert sind, ihre Verantwortlichkeiten erfüllen und die Dienstleistungsstandards der Abteilung und der Kanzlei einhalten.

Attributes & Experience

• Ein LLB- oder JD-Abschluss
• Verwandte Erfahrung, vorzugsweise in einer Kanzlei oder einem Dienstleistungsunternehmen
• Tiefgehendes Wissen über die Rechtsmärkte und die Landschaft der Rechtsberufe
• Starke zwischenmenschliche Fähigkeiten mit der Fähigkeit, sowohl unabhängig als auch kollaborativ in einem Teamumfeld zu arbeiten
• Starke Führungs- und Beratungskompetenzen sowie eine kundenorientierte Einstellung
• Exzellente Projektmanagementfähigkeiten und nachgewiesene Fähigkeit, komplexe Projekte zu priorisieren und zu verwalten
• Fähigkeit, mehrere Arbeitsströme gleichzeitig zu verwalten und effizient sowie durchdacht auszuführen
• Fähigkeit, selbstbewusst und effektiv (schriftlich und mündlich) mit einer breiten Palette von Zielgruppen zu kommunizieren, einschließlich des oberen Managements, Partnern und Kunden, um Stakeholder zu beeinflussen und Menschen zu motivieren, auf einvernehmliche Ergebnisse hinzuarbeiten
• Nachgewiesene Fähigkeit, vertrauensvolle Arbeitsbeziehungen zu Stakeholdern und Teammitgliedern auf allen Ebenen aufzubauen
• Flexibilität, gelegentlich zu reisen und abends sowie am Wochenende zu arbeiten, wenn erforderlich
• Kreativ, strategisch, analytisch und vorausschauend denkend

Zusätzliche Informationen

Diese Position ist Teil unseres hybriden Arbeitsmodells mit 4 Tagen im Büro pro Woche. Im Rahmen unserer Einarbeitung müssen neue Mitarbeiter in den ersten Monaten häufiger im Büro sein, um die erforderliche Quereinweisung zu erhalten. Diese Stellenanzeige bezieht sich auf eine bestehende Vakanz. Das Gehalt wird basierend auf interner und marktgerechter Gleichheit sowie der Erfahrung des Kandidaten festgelegt.