Manager, Payroll and HR Operations

Standort: Schaumburg, IL oder New York, NY (derzeit hybrid mit bis zu 50% remote)

Ihre Mission im Human Resources-Team:

Bei TouchTunes zählt Ihre Arbeit. Der Payroll Manager ist der globale Payroll-Leiter, verantwortlich für die Gehaltsabrechnung in drei Ländern: den USA, Kanada (Quebec) und dem Vereinigten Königreich. Die Position ist verantwortlich für das funktionale Eigentum und die täglichen Abläufe der Gehaltsabrechnung für ca. 320 Mitarbeiter in den USA, Kanada und dem Vereinigten Königreich. Diese Rolle wird mit einem hohen Maß an gesetzlicher Compliance arbeiten und die Gehaltsabrechnung zeitnah, genau und effizient durchführen. Die Rolle ist verantwortlich für die Etablierung von Verbesserungen im Gehaltsabrechnungsprozess, die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen auf Bundes-, Landes-, Provinz- und lokaler Ebene sowie die Verwaltung der Durchführung von zweiwöchentlichen, monatlichen, vierteljährlichen und jährlichen Gehaltsabrechnungsprozessen.

Ihr Tagesgeschäft:

• Leitung der Gehaltsabrechnungsprozesse und Compliance weltweit, einschließlich US-Mitarbeitern (ca. 150 EEs an 3 Standorten und im Außendienst), Quebec-Mitarbeitern (ca. 140) und dem Vereinigten Königreich (ca. 4).
• Durchführung aller notwendigen Aufgaben für das vollständige Management und die Verarbeitung der Gehaltsabrechnung für alle US-Mitarbeiter (ca. 150) unter Verwendung von Dayforce, einschließlich Stunden- und Gehaltsabrechnung, Provisionen, Bonuszahlungen, steuerpflichtigen Nebenleistungen, Lohnpfändungen und anderen Sonderzahlungen.
• Partnerschaft mit externem Gehaltsabrechnungsanbieter zur Bereitstellung von Informationen und Verwaltung der monatlichen Gehaltsabrechnung für 4 Mitarbeiter im Vereinigten Königreich und zur Etablierung einer Gehaltsabrechnungspartnerschaft für Mexiko.
• Bereitstellung von Anleitung und Management der Gehaltsabrechnung für Quebec und das Vereinigte Königreich, um die Durchführung der regulären Gehaltsabrechnung und der damit verbundenen Einreichungen und Compliance-Anforderungen sicherzustellen.
• Verwaltung des Zeitmanagementsystems, einschließlich der Richtlinienkonfiguration und -verwaltung in Ceridian Dayforce, Verarbeitung von Stundenzetteln und Berichterstattung.
• Technischer Eigentümer der Konfiguration und des Designs der Gehaltsabrechnungs- und Zeitmanagementmodule (TAFW) in Ceridian Dayforce.
• Festlegung und Aufrechterhaltung globaler Gehaltsabrechnungsstandards und -richtlinien gemäß den geltenden Bundes-, Provinz-, Landes- und lokalen Gesetzen, einschließlich, aber nicht beschränkt auf Compliance, Prozessdokumentation und Endbenutzer-Schulungsunterlagen.
• Sicherstellung der ordnungsgemäßen Besteuerung und Abzüge aller gesetzlichen Abzüge und freiwilligen Abzüge, einschließlich der Pflege und Ausführung von Importdateien für interne Teams und Drittanbieter (z.B. 401k, GL) für alle Länder und Standorte.
• Übernahme der Verantwortung für die 401(k) und RRSP-Rentenpläne, Partnerschaft mit dem Drittanbieter und dem Verwalter zur Aufrechterhaltung der Plan-Compliance und Sicherstellung einer genauen Buchführung.
• Partnerschaft mit Buchhaltungs- und Steuerteams bezüglich der Buchungseinträge, der Zuordnung des GL zur Automatisierung der Berichterstattung, der Abstimmung der Gehaltsverbindlichkeiten, der Einhaltung der staatlichen/lokalen Steuervorschriften, der Unterstützung bei jährlichen/außerordentlichen Prüfungen, der Beantwortung von Berichtsanfragen und anderen Projekten nach Bedarf.
• Bereitstellung von täglicher Unterstützung und Problemlösung im Zusammenhang mit Gehaltsabrechnung, Zeit und Systemanfragen, proaktive Kommunikation mit betroffenen Mitarbeitern, Managern und HR.
• Enge Zusammenarbeit mit dem HR-Operations-Team zur Entwicklung und Umsetzung von Prozessen zur Unterstützung der Onboarding-, Änderungs- und Offboarding-Prozesse durch die Nutzung von Dayforce und anderen internen Tools.
• Unterstützung von Projekten und Prozessverbesserungen in Zusammenarbeit mit dem breiteren HR-Team zur Behebung von Problemen der Datenintegrität, Berichterstattung, Systemtests, Prozessdokumentation und anderen Projekten nach Bedarf.
• Vorbereitung und Zusammenstellung von gehaltsbezogenen Berichten und Statistiken für Finanzinstitute, Regierung sowie HR- und Buchhaltungsabteilungen, einschließlich Berichterstattung zur Arbeitsunfallversicherung.
• Vorbereitung, Entwicklung und Ausgabe aller erforderlichen Gehaltsabrechnungsberichte, einschließlich W-2s, Überwachung des Jahresendprozesses für Kanada (einschließlich T4s und RL1s) und dem Vereinigten Königreich.
• Aktualität in allen Trends und Best Practices der Gehaltsabrechnung, Anwendung dieses Wissens auf unsere Prozesse und Identifizierung von Effizienzbereichen.
• Als Fachexperte (SME) für alle Änderungen, Implementierungen und Aktualisierungen des Gehaltsabrechnungssystems fungieren.
• Primärer Ansprechpartner für externe Steuerbehörden und Gehaltsabrechnungsanbieter, Verwaltung der Kommunikation und Lösung von Anfragen.

Ihr Profil:

• Über 10 Jahre Erfahrung in der Gehaltsabrechnung, einschließlich mindestens drei Jahren funktionalem Eigentum.
• Erfahrung in der vollständigen Gehaltsabrechnung mit multikulturellen, multijurisdiktionalen Organisationen, einschließlich der Verwaltung der Gehaltsabrechnung in den USA und Quebec.
• Expertenkenntnisse in Ceridian Dayforce HCM Gehaltsabrechnung und Zeitmodulen erforderlich.
• Abschluss der High School oder gleichwertig.

Präferenzen:

• CPP oder gleichwertige Zertifizierung bevorzugt.
• Erfahrung in der Systemintegration (Workday) und Umstellung von Vorteil.
• Abschluss in Betriebswirtschaft, Rechnungswesen oder einem verwandten Bereich von Vorteil.
• Fließende Zweisprachigkeit (schriftlich/mündlich/oral) in Englisch und Französisch von Vorteil.

Was Sie erwartet:

Bei TouchTunes hat Ihre Arbeit Auswirkungen auf unsere Kunden im Rahmen interessanter Projekte, die die Unterhaltungsindustrie vor Ort transformieren. Wir fördern offene Kommunikation und Zusammenarbeit auf allen Ebenen, mit zugänglichen Führungskräften, die alle Stimmen schätzen und Sie ermutigen, sich zu entfalten und innovativ zu sein. Unser Team gedeiht in einer Umgebung, in der Spaß auf harte Arbeit trifft, und jeder wird ermutigt, sein authentisches Selbst zu sein.

Unsere Vorteile:

• Hybrides Arbeitsumfeld: Hybrides Modell mit 50% Homeoffice und Bürozeit, mit der Möglichkeit, bis zu 2 Monate pro Jahr von überall auf der Welt zu arbeiten.
• Finanzielle Wellness: Jährlicher Leistungsbonus, langfristiger Unternehmensbonus, 401k-Matching, Lebensversicherung.
• Umfassende Leistungen: Wettbewerbsfähige Krankenversicherung und Invaliditätsdeckung, ein Lifestyle-Spending-Account, Zugang zu Telemedizin und eine unbegrenzte Krankentagepolitik.
• Berufliche Entwicklung: Kontinuierliches praktisches Lernen mit Zugang zu einer E-Learning-Plattform, Studiengebührenrückerstattung und Peer-Mentoring.
• Zugänglichkeit: Ein inklusiver Arbeitsplatz, der darauf ausgelegt ist, Menschen mit Behinderungen zu unterstützen.

Arbeitsanforderungen:

Sie müssen berechtigt sein, in den Vereinigten Staaten zu arbeiten.

TouchTunes ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet / Affirmative Action. TouchTunes bietet allen Mitarbeitern und Bewerbern um eine Anstellung gleiche Beschäftigungsmöglichkeiten (EEO) ohne Rücksicht auf Rasse, Hautfarbe, Religion, Glauben, Geschlecht, Geschlechtsidentität oder -ausdruck, Alter, nationale Herkunft oder Abstammung, Staatsbürgerschaft, Behinderung, sexuelle Orientierung, Familienstand, Schwangerschaft, Veteranenstatus, Mitgliedschaft in den uniformierten Diensten, genetische Informationen oder einen anderen durch geltendes Recht geschützten Grund. Diese Richtlinie gilt für alle Bedingungen der Beschäftigung, einschließlich Rekrutierung, Einstellung, Platzierung, Beförderung, Kündigung, Entlassung, Rückruf, Übertragung, Abwesenheiten, Vergütung und Schulung.