Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze die Geschäftsstelle und sorge für reibungslose Abläufe.
- Unternehmen: Dynamische soziokulturelle Institution in Bern, die Jugendlichen Chancen bietet.
- Vorteile: Vielfältige Aufgaben, wertschätzendes Arbeitsumfeld und Entwicklungsmöglichkeiten.
- Weitere Informationen: Flexible Arbeitszeiten und ein motiviertes Team warten auf dich.
- Warum dieser Job: Trage zur Chancengleichheit von Jugendlichen in Bern bei und gestalte mit.
- Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung und Erfahrung im Büro, gute Selbstorganisation.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 3000 - 4000 € pro Monat.
Der Trägerverein für die offene Jugendarbeit der Stadt Bern (toj) bietet in 5 Stadtteilen Jugendtreffs und weitere Angebote für Jugendliche zwischen 12 und 22 Jahren. Der toj beschäftigt rund 35 Mitarbeitende in verschiedenen Funktionen und Lohnklassen. Wir sind Leistungsvertragspartner der Stadt Bern mit wenigen zusätzlichen Mandaten anderer Geldgeber*innen. Mehr über unsere Organisation erfährst du unter.
Für unsere Geschäftsstelle suchen wir per 1. September 2026 (oder nach Vereinbarung) eine*n Administrative*r Mitarbeiter*in (40%-50%). Möchtest du eine spannende, verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Aufgabe in einer dynamischen soziokulturellen Institution übernehmen und mit deiner Arbeit zur Chancengleichheit Jugendlicher in Bern beitragen? Dann bist du bei uns genau richtig!
Deine Aufgaben
- Du hilfst mit, die reibungslosen Abläufe auf der Geschäftsstelle zu gewährleisten und bist Dienstleister*in für die Geschäftsleiterin und die Stadtteilteams.
- Zu deinen Hauptaufgaben gehören administrative Arbeiten, insbesondere bearbeitest du den Postein- und -ausgang und verfasst Korrespondenzen, Protokolle (u.a. Vorstand) und Aktennotizen.
- Du erteilst Auskünfte im Rahmen deines Aufgabengebietes und leitest Anfragen an die zuständigen Personen weiter.
- Du verwaltest die internen Internet- und Mobiltelefonabonnemente sowie den Bestand von IT-Geräten.
- Im Bereich Öffentlichkeitsarbeit bist du zuständig für die Bewirtschaftung unserer Homepage, unterstützt die Teams in der Pflege unserer Social-Media-Kanäle und koordinierst die Erstellung des Jahresberichts.
- Je nach Interesse und Pensum unterstützt du dein Team auf der Geschäftsstelle, indem du selbständig Rechnungen kontrollierst, bezahlst und kontierst.
- Zudem führst du das Bewerbungsmanagement und publizierst Stelleninserate.
- Die Organisation von Betriebsanlässen und Workshops runden dein interessantes und vielfältiges Aufgabengebiet ab.
Dein Profil
- Du verfügst über eine kaufmännische Ausbildung und hast bereits Erfahrung in einem Büro, im Sekretariat oder auf einer Geschäftsstelle oder einer vergleichbaren Arbeit gesammelt.
- Du bist sicher im Umgang mit Microsoft 365, insbesondere mit Outlook, Word, Excel und Teams und bist bereit, dir on the job neues Wissen anzueignen.
- Du bringst gute Sprachkenntnisse (Deutsch) mit und kennst die Grundlagen einer diskriminierungsfreien Kommunikation.
- Deine Arbeit erledigst du selbständig und äusserst sorgfältig, du setzt Prioritäten, bringst dich proaktiv im Team ein und schätzt den regelmässigen Kontakt mit internen und externen Anspruchsgruppen.
Es ist uns ein Anliegen, dass im Team unterschiedliche Positionierungen und Perspektiven sichtbar sind. Mit der Besetzung dieser Stelle wollen wir unter anderem auch zum Abbau gesellschaftlicher Benachteiligungen beitragen. Deshalb bevorzugen wir Bewerbende mit Diskriminierungserfahrung.
Leistungen des toj
- Vielfältige und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem wertschätzenden Arbeitsfeld.
- Möglichkeit, das Stellenprofil mitzugestalten und dich weiterzuentwickeln.
- Zusammenarbeit mit einem motivierten und erfahrenen Team.
- Anstellungsbedingungen nach Gesamtarbeitsvertrag.
Rahmenbedingungen
- Arbeitstage nach Vereinbarung.
- Die Vorstandssitzungen finden 4- bis 5-mal pro Jahr statt (zurzeit jeweils am Dienstag-Abend ca. 18 Uhr bis 21 Uhr).
- Zentraler Arbeitsplatz in der Stadt Bern.
- Elektronische Bewerbung bis 30. Juli 2026 an: toj(at).
- Stellenantritt: 1. September 2026 oder nach Vereinbarung.
- Bewerbungsgespräche: 6. und 10. August 2026 (zwischen 8:30 Uhr und 14:00 Uhr).
- Schnuppern: 17. August 2026 vormittags, ca. 1h.
- Kontaktpersonen: aufgrund von Ferienabwesenheiten erreichst du uns nicht vom 17. Juli bis 2. August 2026, Fachverantwortliche Personal und Finanzen, Geschäftsleiterin toj, Joerg Ratter.
Administrative*r Mitarbeiter*in Arbeitgeber: Trägerverein für die offene Jugendarbeit der Stadt Bern TOJ
Der Trägerverein für die offene Jugendarbeit der Stadt Bern (toj) ist ein hervorragender Arbeitgeber, der eine vielfältige und wertschätzende Arbeitsumgebung bietet. Mit einem engagierten Team und der Möglichkeit, aktiv zur Chancengleichheit von Jugendlichen in Bern beizutragen, fördert der toj die persönliche und berufliche Weiterentwicklung seiner Mitarbeitenden. Zudem profitieren die Angestellten von flexiblen Arbeitszeiten und einer zentralen Lage in der Stadt Bern, was die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben erleichtert.
Kontaktdaten:
Trägerverein für die offene Jugendarbeit der Stadt Bern TOJ Recruiting-Team
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Administrative*r Mitarbeiter*in erhalten könnten
✨Zeige dein Engagement für den öffentlichen Dienst
Um im öffentlichen Dienst sichtbar zu werden, kannst du dich aktiv in lokalen politischen oder sozialen Organisationen engagieren. Das zeigt nicht nur dein Interesse, sondern auch deine Bereitschaft, etwas für die Gemeinschaft zu tun.
✨Netzwerke auf Fachveranstaltungen
Schau dir Veranstaltungen und Messen an, die speziell für den öffentlichen Dienst organisiert werden. Hier kannst du direkt mit Arbeitgebern und anderen Fachleuten ins Gespräch kommen – das kann dir einen entscheidenden Vorteil bei deiner Bewerbung verschaffen.
✨Nutze lokale Jobportale für Teilzeitstellen
Viele öffentliche Einrichtungen veröffentlichen Teilzeitstellen nicht nur auf großen Jobportalen, sondern auch auf regionalen Websites oder in lokalen Zeitungen. Halte also Ausschau nach spezifischen Plattformen in deiner Stadt oder deinem Bundesland.
✨Bewerbestrategie über unsere Website
Wenn du eine interessante Teilzeitstelle gefunden hast, empfehlen wir dir, dich direkt über unsere Website zu bewerben. Das erhöht deine Chancen und du erhältst möglicherweise schneller eine Rückmeldung von Trägerverein für die offene Jugendarbeit der Stadt Bern TOJ.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Administrative*r Mitarbeiter*in mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Zeige dein Engagement für den öffentlichen Dienst:In deinem Anschreiben solltest du unbedingt hervorheben, warum dir der öffentliche Dienst am Herzen liegt. Das zeigt nicht nur deine Motivation, sondern auch, dass du die Werte und Missionen von Trägerverein für die offene Jugendarbeit der Stadt Bern TOJ teilst. Denk darüber nach, welche relevanten Erfahrungen du bereits hast, und ziehe Parallelen zwischen deinen Fähigkeiten und den Zielen der Institution.
Hebe relevante Qualifikationen hervor:Stell sicher, dass du alle relevanten Zertifikate und Qualifikationen in deinem Lebenslauf aufführst. Im öffentlichen Dienst können spezifische Schulungen oder Fortbildungen entscheidend sein. Gehe durch deinen Werdegang und hake ab, was für die Position Administrative*r Mitarbeiter*in bei Trägerverein für die offene Jugendarbeit der Stadt Bern TOJ besonders wichtig sein könnte.
Flexibilität in der Teilzeit deutlich machen:Da es sich um eine Teilzeitstelle handelt, ist es wichtig, deine Verfügbarkeit klar zu kommunizieren. In deinem Lebenslauf oder Anschreiben kannst du angeben, an welchen Tagen und zu welchen Zeiten du verfügbar bist. Das kann den Auswahlprozess erleichtern und zeigt, dass du flexibel und anpassungsfähig bist.
Nutze unsere Website für eine unkomplizierte Bewerbung:Vergiss nicht, dass die Bewerbung über unsere Website am einfachsten ist! Dort kannst du sicherstellen, dass alle Dokumente richtig formatiert und die benötigten Informationen vollständig sind. So steht deinem Weg zu Administrative*r Mitarbeiter*in bei Trägerverein für die offene Jugendarbeit der Stadt Bern TOJ nichts im Weg!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Trägerverein für die offene Jugendarbeit der Stadt Bern TOJ vorbereitet
✨Vorbereitung auf strukturelle Fragen
Im öffentlichen Dienst sind Fragen zum Umgang mit gesetzlichen Vorgaben und öffentlichen Werten sehr wichtig. Bereite dich darauf vor, deine Ansichten zu Themen wie Transparenz und Integrität klar darzustellen und Beispiele aus deinem Werdegang, die diese Werte widerspiegeln, parat zu haben.
✨Vertraut mit der Organisation
Informiere dich über die spezifischen Aufgaben und Leistungen von Trägerverein für die offene Jugendarbeit der Stadt Bern TOJ. Warum bewirbst du dich speziell für diese Teilzeitstelle? Zeige dein Interesse an den spezifischen Projekten oder Initiativen, an denen das Unternehmen arbeitet und bring deine Ideen ein.
✨Flexibilität und Einsatzbereitschaft
Eine Teilzeitstelle im öffentlichen Dienst erfordert oft ein hohes Maß an Flexibilität. Sei bereit, über deine Verfügbarkeit zu sprechen und wie du in unterschiedlichen Situationen effektive Ergebnisse liefern kannst. Zeige, dass du bereit bist, dich den Bedürfnissen der Organisation anzupassen.
✨Beteilige dich aktiv im Gespräch
Im öffentlichen Dienst ist Teamarbeit entscheidend. Stelle während des Interviews Fragen, die zeigen, dass du an einer Zusammenarbeit interessiert bist, wie zum Beispiel: "Welchen Teamgeist schätzen Sie bei Trägerverein für die offene Jugendarbeit der Stadt Bern TOJ?". So signalisierst du, dass du nicht nur Teil des Teams werden, sondern auch aktiv mitarbeiten möchtest.
