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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Überwache die Instandhaltung und Funktionalität unserer Einrichtungen für ein sicheres Arbeitsumfeld.
- Arbeitgeber: Innovatives Unternehmen in Genf mit einem Fokus auf Sicherheit und Effizienz.
- Mitarbeitervorteile: Vollzeitstelle mit Entwicklungsmöglichkeiten und einem dynamischen Team.
- Andere Informationen: Vielfältiges Team, das Gleichberechtigung und Chancengleichheit fördert.
- Warum dieser Job: Gestalte eine produktive Arbeitsumgebung und arbeite an spannenden Projekten.
- Gewünschte Qualifikationen: Mindestens 2 Jahre Erfahrung im Facility Management und gute Microsoft Office-Kenntnisse.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 40000 - 55000 € pro Jahr.
Hauptzweck
Als Facilities Coordinator sind Sie verantwortlich für die Überwachung der Wartung und Funktionalität unserer Einrichtungen, um sicherzustellen, dass unsere Gebäude, Ausrüstungen und Grundstücke gut instand gehalten, sicher und konform mit allen Vorschriften sind. Sie werden ein wichtiger Ansprechpartner für facilities-bezogene Angelegenheiten sein und eine wichtige Rolle bei der Aufrechterhaltung einer produktiven und sicheren Arbeitsumgebung für unsere Mitarbeiter spielen.
Hauptverantwortlichkeiten
- Büro Wartung und Renovierungen
- Verwaltung des täglichen Betriebs der Facility-Abteilung, einschließlich Planung, Priorisierung von Aufgaben und effektiver Ressourcenzuteilung
- Koordination mit externen Anbietern und Auftragnehmern für spezialisierte Reparaturen, Installationen und Wartungsdienste, Bearbeitung ad-hoc Probleme, wenn sie auftreten
- Führung genauer Aufzeichnungen über Wartungsaktivitäten, Geräteinventar und Dienstleistungsverträge
- Erster Ansprechpartner für technische Probleme bei Video-Konferenzen, um minimale Störungen im Arbeitsalltag zu gewährleisten
- Sicherheit
- Zusammenarbeit mit dem Gebäudemanagement, um sicherzustellen, dass Sicherheitsverfahren konsequent befolgt und eingehalten werden
- Überwachung der Bürosicherheitssysteme, einschließlich CCTV und Zugangskartenverwaltung, enge Zusammenarbeit mit Sicherheitsdienstleistern
- Gewährleistung, dass alle Sicherheitssysteme und -prozesse mit der globalen Sicherheitsrichtlinie übereinstimmen
- Aufrechterhaltung der Sicherheitssysteme des Gebäudes, Brandschutzmaßnahmen und Notfallprotokolle auf höchstem Niveau
- Umzüge und Änderungen
- Planung und Verwaltung von Büro Umzügen und Umkonfigurationen, Koordination mit IT und externen Partnern, um nahtlose Übergänge zu gewährleisten
- Bereitstellung eines proaktiven und einladenden Services für Besucher und Mitarbeiter, einschließlich Hot Desk Einrichtung und IT Unterstützung
- Gesundheit und Sicherheit
- Durchführung regelmäßiger Inspektionen der Einrichtungen, Ausrüstungen und Grundstücke zur Identifizierung von Wartungsbedürfnissen und potenziellen Sicherheitsrisiken
- Unterstützung bei der Umsetzung von Gesundheits- und Sicherheitsrichtlinien gemäß der aktuellen Gesetzgebung
- Sicherstellung, dass alle Brandschutzbeauftragten und Ersthelfer geschult und über neue gesetzliche Bestimmungen informiert sind
- Notfallplanung
- Bewertung aller Teams im Büro, um ihre Anforderungen im Notfall zu ermitteln
- Verwaltung des Plans und Durchführung von Tests nach Bedarf
- Verantwortung für die Pflege des Plans
- Allgemeine Verwaltungsdienste
- Koordination und Pflege aktueller Informationen zu Einrichtungen im lokalen Intranet
- Unterstützung bei einer Vielzahl von administrativen Aufgaben, wenn sie auftreten
Erforderliche Qualifikationen
- Mindestens 2 Jahre nachweisliche Erfahrung im Facility Management oder einem verwandten Bereich
- Abschluss auf Hochschulniveau
- Versiert in Microsoft Office, einschließlich Word und Excel, mit der Fähigkeit, diese Tools effektiv im täglichen Betrieb zu nutzen
Attribute für den Erfolg
- Hochgradig organisiert mit einer starken Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig in einem schnelllebigen Umfeld zu priorisieren und zu verwalten
- Klarer und selbstbewusster Kommunikator, in der Lage, effektive Arbeitsbeziehungen aufzubauen und professionell mit Kollegen auf allen Ebenen der Organisation zu interagieren
- Analytisch und detailorientiert, mit der Fähigkeit, Situationen schnell zu bewerten, Probleme zu identifizieren und praktische Lösungen vorzuschlagen
- Proaktiv und gewissenhaft von Natur aus — übernimmt Verantwortung, antizipiert Probleme, bevor sie auftreten, und hält Verpflichtungen ein
- Ruhig und gelassen unter Druck, geht Herausforderungen mit einer lösungsorientierten Denkweise an
- Ein starkes Gefühl für Verantwortlichkeit und Professionalität, mit der Integrität, sensible Themen bezüglich Gebäude, Sicherheit und Gesundheit verantwortungsbewusst zu managen
Wichtige Beziehungen
- Alle Mitarbeiter
- IT-Abteilung
- HR-Abteilung
- Global Cost Management
Abteilungsübersicht
Die Abteilung Office Management ist verantwortlich für die Schaffung und Aufrechterhaltung einer sicheren, funktionalen und produktiven Arbeitsumgebung im Trafigura Geneva Office. Das Team überwacht alle Aspekte des Facility-Betriebs — von der täglichen Wartung und Gebäudesicherheit bis hin zur Einhaltung von Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften und Notfallplanung. Als wesentliche Unterstützungsfunktion sorgt das Office Management dafür, dass die physische Infrastruktur des Unternehmens reibungslos und effizient funktioniert, damit Kollegen in allen Abteilungen ungestört arbeiten können.
Berichtsstruktur
Direkte Berichterstattung an den Regional Facilities Manager Europa.
Chancengleichheit
Wir sind ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet und stolz auf eine vielfältige Belegschaft ist! Wir diskriminieren nicht bei der Rekrutierung, Einstellung, Schulung, Beförderung oder anderen Beschäftigungspraktiken aus Gründen von Rasse, Hautfarbe, Religion, Geschlecht, sexueller Orientierung, nationaler Herkunft, Alter, Familienstand oder Veteranenstatus, medizinischen Bedingungen oder Behinderungen oder aus anderen rechtlich geschützten Gründen.
Facilities Coordinator Arbeitgeber: Trafigura Group
Kontaktperson:
Trafigura Group HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Facilities Coordinator
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle als Facilities Coordinator bewirbst, schau dir die Firma genau an. Informiere dich über ihre aktuellen Projekte und Herausforderungen im Bereich Facility Management. So kannst du in deinem Gespräch gezielt aufzeigen, wie du helfen kannst.
✨Tipp Nummer 2
Netzwerken ist alles! Nutze Plattformen wie LinkedIn, um mit aktuellen Mitarbeitern oder ehemaligen Kollegen der Firma in Kontakt zu treten. Frag sie nach ihren Erfahrungen und Tipps – das kann dir wertvolle Einblicke geben und deine Chancen erhöhen.
✨Tipp Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die zeigen, wie du Probleme gelöst hast oder wie du in stressigen Situationen ruhig geblieben bist. Das zeigt, dass du die richtige Person für den Job bist.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! Das zeigt dein Interesse und Engagement. Außerdem hast du so die Möglichkeit, deine Bewerbung direkt an die richtigen Leute weiterzuleiten und eventuell schneller eine Rückmeldung zu bekommen.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Facilities Coordinator
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!: Wenn du deine Bewerbung schreibst, sei authentisch und zeige deine Persönlichkeit. Wir suchen nach Menschen, die nicht nur die Qualifikationen mitbringen, sondern auch gut ins Team passen.
Betone deine Erfahrungen: Stelle sicher, dass du relevante Erfahrungen im Bereich Facility Management hervorhebst. Zeige uns, wie du in der Vergangenheit Probleme gelöst hast und welche Erfolge du erzielt hast.
Achte auf Details: Eine saubere und gut strukturierte Bewerbung ist das A und O. Achte darauf, dass keine Rechtschreibfehler drin sind und dass alles klar und verständlich formuliert ist. Das zeigt uns, dass du sorgfältig arbeitest.
Bewirb dich über unsere Website: Wir empfehlen dir, dich direkt über unsere Website zu bewerben. So kannst du sicherstellen, dass deine Bewerbung schnell und unkompliziert bei uns ankommt. Wir freuen uns auf deine Unterlagen!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Trafigura Group vorbereitest
✨Verstehe die Rolle
Mach dich mit den spezifischen Anforderungen des Facilities Coordinators vertraut. Überlege dir, wie deine bisherigen Erfahrungen in der Gebäudeverwaltung oder im Facility Management dir helfen können, diese Aufgaben zu erfüllen.
✨Bereite Beispiele vor
Denke an konkrete Situationen aus deiner Vergangenheit, in denen du erfolgreich Probleme gelöst hast, sei es bei der Koordination von Wartungsarbeiten oder der Umsetzung von Sicherheitsrichtlinien. Diese Beispiele helfen dir, deine Fähigkeiten während des Interviews zu demonstrieren.
✨Fragen stellen
Bereite einige Fragen vor, die du dem Interviewer stellen kannst. Das zeigt dein Interesse an der Position und hilft dir, mehr über die Unternehmenskultur und die Erwartungen an die Rolle zu erfahren.
✨Sei proaktiv und positiv
Zeige während des Interviews eine proaktive Haltung. Betone, wie wichtig dir ein sicheres und funktionales Arbeitsumfeld ist und wie du dazu beitragen kannst, dieses Ziel zu erreichen. Eine positive Einstellung kann einen großen Unterschied machen!