Facilities Coordinator

Als Facilities Coordinator sind Sie verantwortlich für die Überwachung der Wartung und Funktionalität unserer Einrichtungen, um sicherzustellen, dass unsere Gebäude, Ausrüstungen und Grundstücke gut instand gehalten, sicher und konform mit allen Vorschriften sind. Sie sind ein wichtiger Ansprechpartner für facilitiesbezogene Angelegenheiten und spielen eine wichtige Rolle bei der Aufrechterhaltung einer produktiven und sicheren Arbeitsumgebung für unsere Mitarbeiter.

Hauptverantwortlichkeiten

• Büro Wartung und Renovierungen: Verwalten Sie die täglichen Abläufe der Facility-Abteilung, einschließlich Planung, Priorisierung von Aufgaben und effektiver Ressourcenzuteilung.
• Koordinieren Sie mit externen Anbietern und Auftragnehmern für spezialisierte Reparaturen, Installationen und Wartungsdienste und bearbeiten Sie ad-hoc Probleme, wenn sie auftreten.
• Führen Sie genaue Aufzeichnungen über Wartungsaktivitäten, Geräteinventar und Dienstleistungsverträge.
• Seien Sie der erste Ansprechpartner für technische Probleme bei Video-Konferenzen, um minimale Störungen im Arbeitsalltag zu gewährleisten.

• Sicherheit: Arbeiten Sie mit dem Gebäudemanagement zusammen, um sicherzustellen, dass Sicherheitsverfahren konsequent befolgt und eingehalten werden.
• Überwachen Sie die Bürosicherheitssysteme, einschließlich CCTV und Zugangskartenverwaltung, und arbeiten Sie eng mit Sicherheitsdienstleistern zusammen.
• Stellen Sie sicher, dass alle Sicherheitssysteme und -prozesse mit der globalen Sicherheitsrichtlinie übereinstimmen.
• Halten Sie die Sicherheits- und Brandschutzmaßnahmen sowie Notfallprotokolle auf höchstem Niveau.

• Umzüge und Änderungen: Planen und verwalten Sie Büro Umzüge und Umgestaltungen, koordinieren Sie mit IT und externen Partnern, um nahtlose Übergänge zu gewährleisten.
• Bieten Sie einen proaktiven und einladenden Service für Besucher und Mitarbeiter, einschließlich Hot Desk Einrichtung und IT-Unterstützung.

• Gesundheit und Sicherheit: Führen Sie regelmäßige Inspektionen der Einrichtungen, Ausrüstungen und Grundstücke durch, um Wartungsbedürfnisse und potenzielle Sicherheitsrisiken zu identifizieren.
• Unterstützen Sie die Umsetzung von Gesundheits- und Sicherheitsrichtlinien gemäß der aktuellen Gesetzgebung.
• Stellen Sie sicher, dass alle Brandschutzbeauftragten und Ersthelfer geschult und über neue gesetzliche Bestimmungen informiert sind.

• Notfallplanung: Bewerten Sie alle Teams im Büro, um deren Anforderungen im Notfall zu ermitteln.
• Verwalten Sie den Plan und führen Sie Tests nach Bedarf durch.
• Seien Sie verantwortlich für die Pflege des Plans.

• Allgemeine Verwaltungsdienste: Koordinieren und pflegen Sie aktuelle Informationen zu den Einrichtungen im lokalen Intranet.
• Unterstützen Sie bei einer Reihe von administrativen Aufgaben, die anfallen.

Erforderliche Qualifikationen

• Mindestens 2 Jahre nachweisliche Erfahrung im Facility Management oder einem verwandten Bereich.
• Abgeschlossenes Studium.
• Versiert in Microsoft Office, einschließlich Word und Excel, mit der Fähigkeit, diese Tools effektiv im Tagesgeschäft zu nutzen.

Attribute für den Erfolg

• Hochgradig organisiert mit einer starken Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig in einem schnelllebigen Umfeld zu priorisieren und zu verwalten.
• Klarer und selbstbewusster Kommunikator, der in der Lage ist, effektive Arbeitsbeziehungen aufzubauen und professionell mit Kollegen auf allen Ebenen der Organisation zu interagieren.
• Analytisch und detailorientiert, mit der Fähigkeit, Situationen schnell zu bewerten, Probleme zu identifizieren und praktische Lösungen vorzuschlagen.
• Proaktiv und gewissenhaft — übernimmt Verantwortung, antizipiert Probleme, bevor sie auftreten, und hält Verpflichtungen ein.
• Ruhig und gelassen unter Druck, geht Herausforderungen mit einer lösungsorientierten Denkweise an.
• Ein starkes Verantwortungsbewusstsein und Professionalität, mit der Integrität, sensible Themen bezüglich Gebäude, Sicherheit und Gesundheit verantwortungsbewusst zu managen.

Wichtige Beziehungen

• Alle Mitarbeiter
• IT-Abteilung
• HR-Abteilung
• Global Cost Management

Abteilungsübersicht

Die Abteilung Office Management ist verantwortlich für die Schaffung und Aufrechterhaltung einer sicheren, funktionalen und produktiven Arbeitsumgebung im Trafigura Geneva Office. Das Team überwacht alle Aspekte des Facility-Betriebs — von der täglichen Wartung und Gebäudesicherheit bis hin zur Einhaltung von Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften und Notfallplanung. Als essentielle Unterstützungsfunktion sorgt das Office Management dafür, dass die physische Infrastruktur des Unternehmens reibungslos und effizient läuft, damit die Kollegen in allen Abteilungen ungestört arbeiten können.

Berichtsstruktur

Direkte Berichterstattung an den Regional Facilities Manager Europa.

Chancengleichheit

Wir sind ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet, und sind stolz auf eine vielfältige Belegschaft! Wir diskriminieren nicht bei der Rekrutierung, Einstellung, Schulung, Beförderung oder anderen Beschäftigungspraktiken aus Gründen von Rasse, Hautfarbe, Religion, Geschlecht, sexueller Orientierung, nationaler Herkunft, Alter, Familienstand oder Veteranenstatus, medizinischen Bedingungen oder Behinderungen oder aus anderen rechtlich geschützten Gründen.