Werden Sie Teil unseres Organisations- und Managementteams Die Training Time GmbH sucht für unseren Standort in Gelsenkirchen einen zuverlässigen und erfahrenen Office Manager & Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d). In dieser verantwortungsvollen Position unterstützen Sie die Geschäftsführung im operativen und administrativen Tagesgeschäft und sorgen gemeinsam mit unserem Team für strukturierte und professionelle Abläufe am Standort. Sie fungieren als wichtige Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Mitarbeitern, Teilnehmern, Kunden und externen Ansprechpartnern und behalten auch bei unterschiedlichen Aufgaben und Terminen den Überblick.
Ihre Aufgaben
- Direkte organisatorische und administrative Unterstützung der Geschäftsführung
- Organisation und Koordination des täglichen Büro- und Geschäftsablaufs
- Terminplanung, Terminüberwachung und Koordination
- Vorbereitung und Nachbereitung von Besprechungen und Geschäftsterminen
- Bearbeitung der geschäftlichen Korrespondenz
- Professionelle Kommunikation per Telefon, E-Mail und über interne Systeme
- Erstellung und Bearbeitung von Schreiben, Dokumenten und administrativen Unterlagen
- Verwaltung und strukturierte Ablage von Dokumenten und Geschäftsvorgängen
- Pflege und Aktualisierung interner Daten und Informationen
- Koordination und Nachverfolgung interner Aufgaben
- Überwachung von Fristen, Terminen und offenen Vorgängen
- Weiterleitung von Aufgaben und Informationen an die zuständigen Mitarbeiter und Abteilungen
- Unterstützung bei der internen Kommunikation zwischen verschiedenen Unternehmensbereichen
- Kommunikation mit Kunden, Teilnehmern, Mitarbeitern und externen Geschäftspartnern
- Unterstützung bei der Vorbereitung und Verwaltung von Verträgen, Formularen und weiteren Geschäftsunterlagen
- Unterstützung bei internen Projekten und organisatorischen Sonderaufgaben
- Sicherstellung eines strukturierten und professionellen Büroablaufs am Standort Gelsenkirchen
Ihr Profil
- Mindestens zwei Jahren Berufserfahrung im Bereich Assistenz, Sekretariat, Verwaltung, Office Management oder einer vergleichbaren Tätigkeit
- Sehr guten organisatorischen Fähigkeiten
- Selbstständiger, sorgfältiger und strukturierter Arbeitsweise
- Hohem Verantwortungsbewusstsein und Zuverlässigkeit
- Professionellem und freundlichem Auftreten
- Diskretion und vertrauensvollem Umgang mit internen und vertraulichen Informationen
- Sicherem Umgang mit digitalen Arbeitsmitteln und modernen Büro- und Verwaltungssystemen
- Guten Kenntnissen in Microsoft Office
- Fähigkeit, unterschiedliche Aufgaben zu koordinieren und Prioritäten zu setzen
- Hoher Kommunikationsfähigkeit
- Teamfähigkeit und gleichzeitig selbstständiger Arbeitsweise
- Flexibilität und Lösungsorientierung
- Fähigkeit, auch in arbeitsintensiven Situationen den Überblick zu behalten
- Deutschkenntnissen auf mindestens Niveau B2, idealerweise C1
- Guten mündlichen und schriftlichen Arabischkenntnissen
- Englischkenntnissen
Von Vorteil Sind Zusätzlich
- Eine abgeschlossene kaufmännische oder administrative Berufsausbildung
- Ausbildung als Kaufmann/-frau für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation
- Ein abgeschlossenes Hochschulstudium in einem geeigneten Fachbereich
- Erfahrung in der Assistenz einer Geschäftsführung oder Unternehmensleitung
- Erfahrung in einem Bildungsunternehmen, einer Akademie oder vergleichbaren Organisation
Wir bieten
- Ein abwechslungsreiches und verantwortungsvolles Aufgabengebiet
- Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
- Selbstständiges und eigenverantwortliches Arbeiten
- Eine zentrale Position innerhalb unserer organisatorischen Abläufe
- Kollegiale Unterstützung und Zusammenarbeit im Team
- Moderne Arbeitsbedingungen und digitale Arbeitsprozesse
- Ein internationales Arbeitsumfeld
- Kurze Kommunikations- und Entscheidungswege
- Möglichkeiten zur fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung
- Die Möglichkeit, interne Prozesse aktiv mitzugestalten
- Mitarbeit in einem engagierten und wachsenden Bildungsunternehmen
- Langfristige Entwicklungsperspektiven
Beschäftigungsart
- Vollzeit
- Teilzeit
Einsatzort: Gelsenkirchen.
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Office Manager & Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) in Duisburg Arbeitgeber: Trainin Time GmbH
Die Training Time Kosmetikschule ist ein hervorragender Arbeitgeber, der Ihnen die Möglichkeit bietet, Ihre Leidenschaft für Nagel- und medizinische Fußpflege in einem dynamischen und unterstützenden Umfeld weiterzugeben. Mit modernen Schulungsräumen und flexiblen Einsatzzeiten fördern wir nicht nur Ihre berufliche Entwicklung, sondern auch eine langfristige Zusammenarbeit in einer wachsenden Bildungseinrichtung. Werden Sie Teil eines engagierten Teams, das Wert auf Wissensvermittlung und persönliche Entfaltung legt.
