Office & Workplace Manager

Unsere Mission für Sie: Bei trawa glauben wir, dass der Übergang zu grüner Energie mit den Menschen beginnt, die ihn möglich machen, und das beginnt mit dem Ort und der Art, wie sie arbeiten. Wir sind von einem kleinen Team auf mehr als 100 Personen gewachsen und wachsen weiterhin. Während dieses Wachstums haben wir etwas geschützt, das uns sehr am Herzen liegt: ein schönes Büro, in das die Menschen gerne kommen. Es erfordert jemanden, der wirklich Verantwortung übernimmt, um dies auch weiterhin zu gewährleisten - und genau dafür stellen wir ein.

Als unser Office & Workplace Manager sind Sie das operative Rückgrat und das einladende Gesicht unseres Büros in Berlin. Sie sorgen dafür, dass alles reibungslos läuft und gestalten einen Raum, in den die Menschen jeden Morgen gerne hineingehen. Es ist eine praktische Rolle mit echtem Einfluss und viel Raum zum Gestalten.

Was Sie übernehmen werden:

• Halten Sie das Büro reibungslos am Laufen. Sie sind verantwortlich für den täglichen Betrieb: Vorräte, Snacks und Getränke, Team-Mittagessen, Lieferungen und Post sowie die Pflege, die unser Büro sowohl optisch als auch gefühlsmäßig großartig hält.
• Gestalten Sie die Struktur dahinter. Sie setzen echte Systeme in Gang, während wir wachsen: Bestellpläne, Lieferantenmanagement, ein Büro-Hub in Notion und klare, dokumentierte Prozesse, auf die sich die Menschen verlassen können.
• Gestalten Sie das Büro zu einem Erlebnis. Sie sind die Person, die erkennt, was den Tag eines anderen verbessern könnte, und setzen es um - von kleinen alltäglichen Berührungen bis hin zu Momenten, die eine echte Gemeinschaft aufbauen.
• Steigern Sie die Qualität im Laufe der Zeit. Sie halten nicht nur alles am Laufen, sondern verbessern es auch. Sie erkennen immer, was reibungsloser, schärfer oder effizienter sein könnte, und freuen sich darauf, diese Verbesserungen umzusetzen.
• Verwalten Sie Einrichtungen und Partner. Sie sind der Hauptansprechpartner für das Gebäudemanagement, unser Reinigungsteam, Lieferanten und andere externe Partner, immer mit einem Auge auf Qualität, Zuverlässigkeit und kostensensible Entscheidungen.

Wer wir suchen:

• Sie haben mehr als 3 Jahre Erfahrung im Büro- oder Arbeitsplatzmanagement, in der Gastronomie oder im operativen Bereich - idealerweise in einem Startup oder einem schnell wachsenden Umfeld.
• Sie sind von Natur aus proaktiv. Sie erkennen, was zu tun ist, bevor jemand fragt, bringen Lösungen mit, anstatt nur Fragen zu stellen, und übernehmen die volle Verantwortung für Ihren Bereich.
• Sie sind strukturiert und heben die Messlatte. Sie bauen Systeme auf, halten Dinge organisiert und dokumentiert und suchen immer nach Möglichkeiten, diese besser und effizienter zu gestalten.
• Sie sind wirklich ein Menschenfreund. Sie sind warmherzig, ansprechbar und schöpfen echte Energie daraus, eine großartige Erfahrung für die Menschen um Sie herum zu schaffen.
• Sie kommunizieren klar und selbstbewusst, sowohl mit dem Team als auch mit externen Partnern, in fließendem Deutsch und Englisch.
• Sie sind mit digitalen Tools wie Google Workspace, Notion und Slack vertraut.

90-Tage-Ziele:

• Nach 4 Wochen (Einarbeitung): Sie führen unabhängig alle täglichen Bürooperationen durch, von Vorräten und Essen bis hin zu Lieferungen und allgemeiner Pflege.
• Sie haben die erste Version unseres Büroverwaltungs-Hubs in Notion eingerichtet, um Aufgaben zu verfolgen und zentrale Prozesse zu dokumentieren.
• Sie haben das Team kennengelernt und ein klares Gefühl dafür, was den Menschen am Büro am meisten gefällt und wo es noch besser werden kann.
• Monat 3 (Einarbeitung): Sie haben eine Büro-Roadmap erstellt, die Ihr ideales Setup umreißt, eine ehrliche Sicht darauf, wo wir heute stehen, und konkrete Prioritäten und Ideen, die wir in messbare Ziele umsetzen können.
• Sie haben einen Budgetüberblick erstellt, der Sichtbarkeit und Kontrolle über die Büroausgaben bietet.
• Ihre ersten Verbesserungen sind live, mit sichtbaren schnellen Erfolgen, die das tägliche Büroerlebnis merklich verbessern.

Warum trawa?

• Ihr Einfluss - Sie übernehmen echte Verantwortung in unserem dynamischen Team und gestalten aktiv ein Umfeld, das den Übergang zur Energieversorgung vorantreibt. Ihr Beitrag zählt - und das werden Sie spüren.
• Flexibles Arbeiten - Ein schönes Büro, eine lebendige Unternehmenskultur, flexible Arbeitszeiten und 30 Tage Jahresurlaub.
• Attraktive Vorteile - Wettbewerbsfähiges Gehalt, Essensgutscheine, steuerfreie Extras und eine Mitgliedschaft im Urban Sports Club.
• Persönliche Entwicklung - Lern- und Entwicklungstage, ein jährliches L&D-Budget und Coaching-Sitzungen über Sparrks.
• Diversität & Inklusion - Jeder ist hier willkommen. Wir setzen uns für einen inklusiven Arbeitsplatz ein, der Vielfalt schätzt, und ermutigen Menschen aller Geschlechter, Altersgruppen, sexuellen Orientierungen, Ethnien sowie physischer oder neurodivergenter Hintergründe, sich zu bewerben.

Bewerbungsprozess: Sie hören innerhalb von zwei Wochen von uns. Der Prozess umfasst Interviews, eine praktische Herausforderung und Treffen mit unserem Team.