Office Manager (m/w/d) in Linz

Office Manager (m/w/d) Büroorganisation, Dienstleisterkoordination & Administration

Für ein international tätiges Unternehmen suchen wir ab März 2027 für den Standort in Linz einen Office Manager (m/w/d). In dieser Position sorgen Sie für einen reibungslosen Büroalltag, koordinieren externe Dienstleister und übernehmen vielfältige administrative und organisatorische Aufgaben, von der Reiseplanung bis zur Besucherbetreuung und Veranstaltungsorganisation.

Ihre Aufgaben

Verwaltung der Büroausstattung, des Inventars und der Verbrauchsmaterialien sowie Koordination von Beschaffung, Wartung und Reparaturen

Betreuung und Koordination externer Dienstleister, insbesondere aus den Bereichen HR, Lohnverrechnung, IT, Reinigung und Facility Management

Organisation von Geschäftsreisen einschließlich Flügen, Hotels und Transport sowie Betreuung von Besuchern und Kunden

Vorbereitung und Koordination des administrativen Onboardings neuer Mitarbeiter (m/w/d) inklusive Arbeitsplatz, Ausstattung und Zugängen

Planung und Organisation von zwei bis drei internen oder geschäftlichen Veranstaltungen pro Jahr

Verwaltung von Verträgen, Rechnungen, Lieferantenunterlagen und weiteren administrativen Dokumenten

Unterstützung bei internen Besprechungen, Berichten und allgemeinen organisatorischen Aufgaben sowie Abstimmung mit der Unternehmenszentrale

Ihre Qualifikationen

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Hochschulabschluss oder vergleichbare Berufserfahrung

Zwei bis vier Jahre Berufserfahrung in der Administration, im Office Management oder in einer vergleichbaren Position

Deutschkenntnisse auf muttersprachlichem Niveau

Fließende Englischkenntnisse in Wort und Schrift für die internationale Geschäftskommunikation

Erfahrung in der Koordination externer Dienstleister und Lieferanten von Vorteil

Gute Microsoft-Office-Kenntnisse und sicherer Umgang mit gängigen Büro-IT-Systemen

Organisationsstärke, Serviceorientierung, Diskretion und eine selbstständige, zuverlässige Arbeitsweise

Ihre Vorteile

Langfristige Tätigkeit in einem international ausgerichteten Unternehmen

Vielseitiges Aufgabengebiet mit abwechslungsreichen administrativen und organisatorischen Tätigkeiten

Kollegiales Arbeitsumfeld in einem kleinen Team

Kurze Entscheidungswege und hohe Eigenverantwortung

Gründliche Einarbeitung durch erfahrene Kollegen (m/w/d)

Flexible Arbeitszeiten

Internationale Zusammenarbeit mit verschiedenen Fachbereichen

Wir bieten ein Jahresbruttogehalt zwischen EUR 46.200,00 - 50.400,00 (inkl. 13. und 14. Monatsgehalt) sowie die Bereitschaft zur Überzahlung, abhängig von Qualifikation und Berufserfahrung.

Trenkwalder steht für Chancengleichheit und Diversität! Wir lehnen Diskriminierung jeglicher Art ab und freuen uns auf Bewerbungen und die Zusammenarbeit mit Menschen - unabhängig von Geschlecht, sexueller Orientierung, ethnischer und sozialer Herkunft, Alter, Behinderung, Religion oder Weltanschauung.

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