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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Leite die Büroabläufe und unterstütze mehrere Standorte in der Schweiz und Europa.
- Arbeitgeber: Tricon, ein globaler Marktführer im Handel mit Chemikalien.
- Mitarbeitervorteile: Hybrid-Arbeitsmodell, starke Entwicklungsmöglichkeiten und ein dynamisches internationales Umfeld.
- Andere Informationen: Werde Teil eines großartigen Teams in einem Unternehmen, das für seine Kultur ausgezeichnet wurde.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft des internationalen Handels und bringe deine Ideen ein.
- Gewünschte Qualifikationen: Erfahrung im Büromanagement und starke organisatorische Fähigkeiten.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 45000 - 65000 € pro Jahr.
Über uns
Es ist eine aufregende Zeit, um Ihre Karriere bei Tricon aufzubauen! Tricon wurde auf einer Grundlage von Durchhaltevermögen, Zusammenarbeit und unternehmerischem Denken aufgebaut, unterstützt von einigen der besten Talente der Branche. Unsere Kultur schätzt Unabhängigkeit und Verantwortung, wo wir unsere Mitarbeiter ermächtigen, einen Einfluss zu nehmen.
Mit 30 Jahren Erfahrung in der Branche ist Tricon zu einem globalen Marktführer im Handel und der Distribution von Petrochemikalien, Polymeren und Rohstoffen geworden. Heute sind wir eines der größten privat geführten Unternehmen in Houston und der zweitgrößte Chemiedistributor der Welt laut ICIS. Wir führen Geschäfte in über 120 Ländern, unterstützt von einer wirklich multinationalen Belegschaft von 1.000 Mitarbeitern in 40 Ländern.
Unser Team liefert Wert an Kunden und Partner durch tiefes Marktwissen und integrierte Fähigkeiten, einschließlich Logistik, Risikomanagement, Finanzierung und Marktintelligenz. Getrieben von unserem Ziel, die Welt effizient und nachhaltig mit wesentlichen Gütern zu verbinden, spielt Tricon eine entscheidende Rolle bei der Ermöglichung des globalen Handels, während wir Lieferanten und Kunden helfen, sich auf das zu konzentrieren, was sie am besten können.
Wir suchen einen proaktiven und praktischen Office Manager, der die Abläufe in unseren Schweizer und europäischen Büros vorantreibt. Diese Rolle kann in Genf oder Zürich angesiedelt sein. Sie unterstützen mehrere Standorte und arbeiten eng mit einem regionalen Kollegen zusammen - teilen Verantwortlichkeiten, bieten Unterstützung und gewährleisten konsistente, qualitativ hochwertige Unterstützung in der Region.
Dies ist eine hybride, unbefristete Rolle in einem dynamischen, internationalen Umfeld, das starke Möglichkeiten zur Entwicklung, Übernahme von Verantwortung und Wachstum bietet.
Hauptverantwortlichkeiten
- Verwaltung der täglichen Büroabläufe, um einen gut organisierten und effizienten Arbeitsplatz sicherzustellen
- Als zentrale Kontaktstelle für Mitarbeiter, Anbieter und externe Partner fungieren
- Unterstützung regionaler Büros bei administrativer Koordination und Logistik
- Rechnungen bearbeiten und genaue sowie zeitgerechte Zahlungen sicherstellen
- Reisebuchungen, Logistik und Mitarbeiteranfragen koordinieren
- Unterstützung der Ausgabenprozesse und Verwaltung externer Dienstleister
- Besprechungen und interne Büroaktivitäten organisieren
- Teilnahme an Konferenzen koordinieren
- Externe Veranstaltungen planen und unterstützen, einschließlich Initiativen zur Kundenwertschätzung
- Unterstützung der Verwaltung des Mitarbeiterlebenszyklus (z.B. Koordination der Einarbeitung, Dokumentation)
- Hilfe bei Visaanträgen und Dokumentation für Geschäftsreisen
- Interne Tools und Dokumentationen (z.B. SharePoint) pflegen und aktualisieren
- Erste IT-Unterstützung bieten und mit internen Teams kommunizieren
- Eng mit der regionalen HR-Abteilung und dem globalen Verwaltungsteam zusammenarbeiten und als Vertretung für Ihren Kollegen agieren
Qualifikationen/Fähigkeiten:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (KV) oder ähnliche Qualifikation
- Erfahrung im Büromanagement, in der administrativen Koordination oder in einer ähnlichen Rolle
- Starke organisatorische Fähigkeiten und die Fähigkeit, mehrere Prioritäten zu managen
- Proaktive, praktische und serviceorientierte Denkweise
- Strukturiert und detailorientiert, mit zuverlässiger Arbeitsweise
- Fähigkeit, effektiv über Teams und Stakeholder hinweg zu koordinieren
- Sicher im Umgang mit digitalen Tools (z.B. MS Office, SharePoint, Reise- oder Ausgabensysteme)
- Fähigkeit, sensible Informationen mit Diskretion und Professionalität zu behandeln
- Erfahrung in einem internationalen oder multi-lokalen Umfeld ist von Vorteil
- Bereitschaft, gelegentlich innerhalb Europas zu reisen
- Fließend in Englisch und entweder Deutsch oder Französisch (schriftlich und mündlich)
Wenn diese Gelegenheit Sie anspricht, würden wir uns freuen, von Ihnen zu hören.
Office Manager Arbeitgeber: Tricon Switzerland AG
Kontaktperson:
Tricon Switzerland AG HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Office Manager
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle als Office Manager bewirbst, zögere nicht, direkt mit dem Team in Kontakt zu treten. Zeige dein Interesse und stelle Fragen, um mehr über die Unternehmenskultur und die Erwartungen zu erfahren.
✨Tipp Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit ehemaligen Kollegen oder Freunden, die in der Branche arbeiten. Sie können dir wertvolle Einblicke geben oder sogar eine Empfehlung aussprechen, die dir den Einstieg erleichtert.
✨Tipp Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über Tricon und deren Werte. Überlege dir, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten zur Rolle des Office Managers passen und sei bereit, konkrete Beispiele zu nennen.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! Das zeigt, dass du wirklich interessiert bist und gibt dir die Möglichkeit, deine Bewerbung direkt an die richtigen Leute zu senden. Lass uns gemeinsam deinen Traumjob finden!
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Office Manager
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!: Wenn du deine Bewerbung schreibst, sei authentisch und zeig uns, wer du wirklich bist. Wir suchen nach Menschen, die zu unserer Kultur passen und ihre Persönlichkeit einbringen.
Betone deine Erfahrungen: Erzähle uns von deinen bisherigen Erfahrungen im Office Management oder ähnlichen Rollen. Zeig uns, wie du mit verschiedenen Aufgaben umgehst und welche Erfolge du erzielt hast.
Achte auf Details: Eine gut strukturierte und fehlerfreie Bewerbung ist wichtig. Achte darauf, dass alles klar und übersichtlich ist. Das zeigt uns, dass du organisiert und detailorientiert bist – genau das, was wir suchen!
Bewirb dich über unsere Website: Wir empfehlen dir, dich direkt über unsere Website zu bewerben. So kannst du sicherstellen, dass deine Bewerbung an die richtige Stelle gelangt und du alle Informationen zur Verfügung hast.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Tricon Switzerland AG vorbereitest
✨Verstehe die Unternehmenskultur
Informiere dich über die Werte und die Kultur von Tricon. Da das Unternehmen auf Unabhängigkeit und Verantwortungsbewusstsein setzt, solltest du Beispiele aus deiner eigenen Erfahrung parat haben, die zeigen, wie du diese Eigenschaften in der Vergangenheit demonstriert hast.
✨Bereite dich auf praktische Fragen vor
Da die Rolle des Office Managers viele organisatorische Aufgaben umfasst, sei bereit, Fragen zu beantworten, die deine Fähigkeiten im Zeitmanagement und in der Priorisierung testen. Überlege dir konkrete Situationen, in denen du mehrere Aufgaben erfolgreich koordiniert hast.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
In dieser Position wirst du viel mit verschiedenen Stakeholdern kommunizieren. Bereite dich darauf vor, deine Kommunikationsstrategien zu erläutern und wie du sicherstellst, dass alle Beteiligten gut informiert sind. Ein Beispiel für eine erfolgreiche Zusammenarbeit kann hier sehr hilfreich sein.
✨Technologische Kompetenz betonen
Da die Nutzung digitaler Tools wie MS Office und SharePoint wichtig ist, solltest du deine Erfahrungen mit diesen Programmen hervorheben. Bereite dich darauf vor, spezifische Beispiele zu nennen, wie du diese Tools in der Vergangenheit effektiv eingesetzt hast, um Büroabläufe zu optimieren.