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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Leite die Büroabläufe und unterstütze mehrere Standorte in der Schweiz und Europa.
- Arbeitgeber: Dynamisches, internationales Unternehmen mit starken Entwicklungsmöglichkeiten.
- Mitarbeitervorteile: Hybrid-Arbeitsmodell, flexible Arbeitszeiten und Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung.
- Andere Informationen: Reisebereitschaft innerhalb Europas und fließende Englischkenntnisse erforderlich.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines internationalen Teams und gestalte einen effizienten Arbeitsplatz.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und Erfahrung im Büromanagement.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 40000 - 55000 € pro Jahr.
Wir suchen einen proaktiven und praktischen Office Manager, der die Abläufe in unseren Schweizer und europäischen Büros vorantreibt. Diese Rolle kann in Genf oder Zürich angesiedelt sein. Sie unterstützen mehrere Standorte und arbeiten eng mit einem regionalen Kollegen zusammen – teilen sich Verantwortlichkeiten, bieten Unterstützung und gewährleisten eine konsistente, qualitativ hochwertige Unterstützung in der Region. Dies ist eine hybride, unbefristete Rolle in einem dynamischen, internationalen Umfeld, das starke Möglichkeiten zur Entwicklung, Übernahme von Verantwortung und Wachstum bietet.
Hauptverantwortlichkeiten
- Verwaltung der täglichen Büroabläufe, um einen gut organisierten und effizienten Arbeitsplatz sicherzustellen
- Als zentrale Kontaktstelle für Mitarbeiter, Anbieter und externe Partner fungieren
- Unterstützung der regionalen Büros bei administrativer Koordination und Logistik
- Rechnungen bearbeiten und genaue sowie zeitgerechte Zahlungen sicherstellen
- Reisebuchungen, Logistik und Mitarbeiteranfragen koordinieren
- Unterstützung der Ausgabenprozesse und Verwaltung externer Dienstleister
- Organisation von Meetings und internen Büroaktivitäten
- Koordination der Teilnahme an Konferenzen
- Planung und Unterstützung externer Veranstaltungen, einschließlich Initiativen zur Wertschätzung von Kunden
- Unterstützung der Verwaltung des Mitarbeiterlebenszyklus (z.B. Koordination der Einarbeitung, Dokumentation)
- Hilfe bei Visaanträgen und Dokumentation für Geschäftsreisen
- Pflege und Aktualisierung interner Tools und Dokumentationen (z.B. SharePoint)
- Erste IT-Unterstützung bieten und mit internen Teams kommunizieren
- Eng mit der regionalen HR-Abteilung und dem globalen Verwaltungsteam zusammenarbeiten und als Vertretung für Ihren Kollegen agieren
Qualifikationen / Fähigkeiten
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (KV) oder ähnliche Qualifikation
- Erfahrung im Büromanagement, in der administrativen Koordination oder in einer ähnlichen Rolle
- Starke organisatorische Fähigkeiten und die Fähigkeit, mehrere Prioritäten zu managen
- Eine proaktive, praktische und serviceorientierte Denkweise
- Strukturiert und detailorientiert, mit einer zuverlässigen Arbeitsweise
- Fähigkeit zur effektiven Koordination über Teams und Interessengruppen hinweg
- Sicherer Umgang mit digitalen Tools (z.B. MS Office, SharePoint, Reise- oder Ausgabensysteme)
- Fähigkeit, sensible Informationen mit Diskretion und Professionalität zu behandeln
- Erfahrung in einem internationalen oder multi-lokalen Umfeld ist von Vorteil
- Bereitschaft, gelegentlich innerhalb Europas zu reisen
- Fließend in Englisch und entweder Deutsch oder Französisch (schriftlich und mündlich)
Wenn diese Gelegenheit Sie anspricht, würden wir uns freuen, von Ihnen zu hören.
Office Manager Arbeitgeber: Tricon Switzerland AG
Kontaktperson:
Tricon Switzerland AG HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Office Manager
✨Sei proaktiv!
Wenn du dich für die Stelle als Office Manager bewirbst, zeig uns, dass du die Initiative ergreifen kannst. Nutze Networking-Events oder LinkedIn, um Kontakte zu knüpfen und mehr über die Unternehmenskultur zu erfahren.
✨Bereite dich auf das Interview vor!
Mach dir Gedanken über die spezifischen Anforderungen der Rolle. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die zeigen, wie du die täglichen Büroabläufe effizient managen kannst. Wir lieben es, wenn du uns mit konkreten Geschichten beeindruckst!
✨Zeige deine Teamfähigkeit!
Da du eng mit regionalen Kollegen zusammenarbeiten wirst, ist es wichtig, dass du deine Teamarbeit unter Beweis stellst. Teile uns in deinem Gespräch mit, wie du in der Vergangenheit erfolgreich mit anderen zusammengearbeitet hast, um gemeinsame Ziele zu erreichen.
✨Nutze unsere Website!
Bewirb dich direkt über unsere Website, um sicherzustellen, dass deine Bewerbung die richtige Aufmerksamkeit erhält. Wir schätzen es, wenn du den direkten Weg wählst und uns zeigst, dass du wirklich an dieser Position interessiert bist!
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Office Manager
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!: Wenn du deine Bewerbung schreibst, sei authentisch und zeig uns, wer du wirklich bist. Wir suchen nach jemandem, der proaktiv und hands-on ist, also lass das in deiner Bewerbung durchscheinen!
Struktur ist alles!: Achte darauf, dass deine Bewerbung gut strukturiert ist. Verwende klare Absätze und Überschriften, um deine Erfahrungen und Fähigkeiten übersichtlich darzustellen. Das zeigt uns, dass du organisiert und detailorientiert bist.
Betone deine Teamfähigkeit!: Da du eng mit verschiedenen Teams und Partnern zusammenarbeiten wirst, ist es wichtig, dass du deine Teamfähigkeit hervorhebst. Erzähl uns von deinen Erfahrungen in der Zusammenarbeit mit anderen und wie du zur Effizienz beigetragen hast.
Bewirb dich über unsere Website!: Um sicherzustellen, dass wir deine Bewerbung schnell und effizient bearbeiten können, bewirb dich bitte direkt über unsere Website. So kannst du sicher sein, dass alles an die richtige Stelle gelangt!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Tricon Switzerland AG vorbereitest
✨Sei gut vorbereitet!
Informiere dich über das Unternehmen und die spezifischen Anforderungen der Office Manager-Position. Überlege dir, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten zu den Aufgaben passen, die in der Stellenbeschreibung aufgeführt sind.
✨Präsentiere deine organisatorischen Fähigkeiten
Bereite Beispiele vor, die deine starken organisatorischen Fähigkeiten zeigen. Zeige, wie du in der Vergangenheit mehrere Prioritäten erfolgreich gemanagt hast und welche Tools du dafür genutzt hast.
✨Kommunikation ist der Schlüssel
Da du als Ansprechpartner für Mitarbeiter und externe Partner fungieren wirst, betone deine Kommunikationsfähigkeiten. Übe, klar und präzise zu antworten, und sei bereit, Fragen zu deiner Erfahrung im Umgang mit verschiedenen Stakeholdern zu beantworten.
✨Zeige deine proaktive Einstellung
Unterstreiche deine proaktive und serviceorientierte Denkweise. Bereite dich darauf vor, konkrete Beispiele zu nennen, in denen du Initiative ergriffen hast, um Probleme zu lösen oder Prozesse zu verbessern.