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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Leite die Büroabläufe und unterstütze mehrere Standorte in der Schweiz und Europa.
- Arbeitgeber: Tricon, ein globaler Marktführer im Handel mit Petrochemikalien.
- Mitarbeitervorteile: Hybrid-Arbeitsmodell, starke Entwicklungsmöglichkeiten und ein dynamisches internationales Umfeld.
- Andere Informationen: Werde Teil eines großartigen Arbeitsplatzes mit einer Kultur der Zusammenarbeit.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft des internationalen Handels in einem unterstützenden Team.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und Erfahrung im Büromanagement.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 45000 - 65000 € pro Jahr.
Es ist eine aufregende Zeit, um Ihre Karriere bei Tricon aufzubauen! Tricon wurde auf der Grundlage von Durchhaltevermögen, Zusammenarbeit und unternehmerischem Denken gegründet und wird von einigen der besten Talente der Branche unterstützt. Unsere Kultur schätzt Unabhängigkeit und Verantwortung, wobei wir unsere Mitarbeiter ermächtigen, einen Einfluss zu nehmen.
Wir suchen einen proaktiven und praktischen Office Manager, der die Abläufe in unseren Schweizer und europäischen Büros vorantreibt. Diese Rolle kann in Genf oder Zürich angesiedelt sein. Sie unterstützen mehrere Standorte und arbeiten eng mit einem regionalen Kollegen zusammen – teilen sich Verantwortlichkeiten, bieten Unterstützung und gewährleisten eine konsistente, qualitativ hochwertige Unterstützung in der Region. Dies ist eine hybride, unbefristete Rolle in einem dynamischen, internationalen Umfeld, das starke Möglichkeiten zur Entwicklung, Übernahme von Verantwortung und Wachstum bietet.
Hauptverantwortlichkeiten- Verwaltung der täglichen Büroabläufe und Gewährleistung eines gut organisierten und effizienten Arbeitsplatzes
- Als zentrale Kontaktstelle für Mitarbeiter, Anbieter und externe Partner fungieren
- Unterstützung der regionalen Büros bei administrativer Koordination und Logistik
- Rechnungen bearbeiten und genaue sowie zeitgerechte Zahlungen sicherstellen
- Reisebuchungen, Logistik und Anfragen von Mitarbeitern koordinieren
- Unterstützung der Ausgabenprozesse und Verwaltung externer Dienstleister
- Organisation von Meetings und internen Büroaktivitäten
- Koordination der Teilnahme an Konferenzen
- Planung und Unterstützung externer Veranstaltungen, einschließlich Initiativen zur Kundenwertschätzung
- Unterstützung der Verwaltung des Mitarbeiterlebenszyklus (z.B. Koordination der Einarbeitung, Dokumentation)
- Hilfe bei Visumanträgen und Dokumentation für Geschäftsreisen
- Pflege und Aktualisierung interner Tools und Dokumentationen (z.B. SharePoint)
- Erste IT-Unterstützung bieten und mit internen Teams kommunizieren
- Eng mit der regionalen HR-Abteilung und dem globalen Verwaltungsteam zusammenarbeiten und als Vertretung für Ihren Kollegen fungieren
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (KV) oder ähnliche Qualifikation
- Erfahrung im Büromanagement, in der administrativen Koordination oder in einer ähnlichen Rolle
- Starke organisatorische Fähigkeiten und die Fähigkeit, mehrere Prioritäten zu managen
- Proaktive, praktische und serviceorientierte Denkweise
- Strukturiert und detailorientiert, mit zuverlässiger Arbeitsweise
- Fähigkeit zur effektiven Koordination über Teams und Stakeholder hinweg
- Sicherer Umgang mit digitalen Tools (z.B. MS Office, SharePoint, Reise- oder Ausgabensysteme)
- Fähigkeit, sensible Informationen mit Diskretion und Professionalität zu behandeln
- Erfahrung in einem internationalen oder multi-lokalen Umfeld ist von Vorteil
- Bereitschaft, gelegentlich innerhalb Europas zu reisen
- Fließend in Englisch und entweder Deutsch oder Französisch (schriftlich und mündlich)
Wenn diese Gelegenheit Sie anspricht, würden wir uns freuen, von Ihnen zu hören.
Office Manager (Zurich) Arbeitgeber: Tricon Switzerland SA
Kontaktperson:
Tricon Switzerland SA HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Office Manager (Zurich)
✨Sei proaktiv!
Warte nicht darauf, dass die Stellenanzeigen dich finden. Nutze dein Netzwerk und sprich mit Leuten in der Branche. Oft sind es persönliche Kontakte, die dir den entscheidenden Vorteil verschaffen können.
✨Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor!
Informiere dich über Tricon und die spezifischen Anforderungen der Office Manager Rolle. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die zeigen, wie du die geforderten Fähigkeiten einbringst. Das zeigt, dass du wirklich interessiert bist!
✨Zeige deine Soft Skills!
In einem internationalen Umfeld sind Teamarbeit und Kommunikation entscheidend. Sei bereit, deine Fähigkeit zur Zusammenarbeit und deine Serviceorientierung zu betonen. Das wird dir helfen, dich von anderen Bewerbern abzuheben.
✨Bewirb dich direkt über unsere Website!
Das ist der beste Weg, um sicherzustellen, dass deine Bewerbung gesehen wird. Außerdem kannst du so sicherstellen, dass du alle Informationen und Anforderungen für die Rolle berücksichtigst. Lass uns gemeinsam an deiner Karriere arbeiten!
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Office Manager (Zurich)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!: Wenn du deine Bewerbung schreibst, lass deine Persönlichkeit durchscheinen. Wir suchen nach authentischen Menschen, die zu unserer Kultur passen. Zeig uns, wer du bist und was dich motiviert!
Pass auf die Details auf!: Achte darauf, dass deine Bewerbung gut strukturiert und fehlerfrei ist. Wir lieben es, wenn alles ordentlich und klar ist. Ein paar Rechtschreibfehler können einen schlechten Eindruck hinterlassen, also nimm dir die Zeit, alles zu überprüfen.
Beziehe dich auf die Stellenbeschreibung!: Nutze die Sprache aus der Stellenbeschreibung in deiner Bewerbung. Das zeigt uns, dass du die Anforderungen verstanden hast und wie du dazu passt. Verlinke deine Erfahrungen direkt mit den Aufgaben, die wir suchen.
Bewirb dich über unsere Website!: Wir empfehlen dir, deine Bewerbung direkt über unsere Website einzureichen. So stellst du sicher, dass sie an die richtige Stelle gelangt und du alle notwendigen Informationen bereitstellst. Wir freuen uns darauf, von dir zu hören!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Tricon Switzerland SA vorbereitest
✨Verstehe die Unternehmenskultur
Informiere dich über die Werte und die Kultur von Tricon. Da das Unternehmen auf Unabhängigkeit und Verantwortungsbewusstsein setzt, solltest du Beispiele aus deiner eigenen Erfahrung parat haben, die zeigen, wie du diese Eigenschaften in der Vergangenheit demonstriert hast.
✨Bereite dich auf praktische Fragen vor
Da die Rolle des Office Managers viele organisatorische und administrative Aufgaben umfasst, sei bereit, Fragen zu beantworten, die deine Fähigkeiten in diesen Bereichen testen. Überlege dir konkrete Situationen, in denen du erfolgreich mehrere Prioritäten gemanagt hast.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
Als Schnittstelle zwischen verschiedenen Teams und externen Partnern ist Kommunikation entscheidend. Bereite dich darauf vor, deine Kommunikationsstrategien zu erläutern und wie du in der Vergangenheit effektiv mit verschiedenen Stakeholdern zusammengearbeitet hast.
✨Sei bereit für technische Fragen
Da die Nutzung digitaler Tools wie MS Office und SharePoint wichtig ist, stelle sicher, dass du deine Erfahrungen mit diesen Programmen hervorheben kannst. Vielleicht kannst du auch ein Beispiel geben, wie du ein technisches Problem gelöst hast oder ein neues Tool eingeführt hast.