Fachreferent Entgeltabrechnung und Personalservice (m/w/d) – Pforzheim

Über die Position Trio Personalmanagement sucht für den Standort Pforzheim eine versierte Fachkraft für Entgeltabrechnung und Personalservice in Vollzeit (35–40 Std./Woche). In dieser verantwortungsvollen Rolle sind Sie zentrale Ansprechperson für alle administrativen Personalthemen und unterstützen das Team sowie den externen Abrechnungsdienstleister bei der frist- und regelkonformen Umsetzung der Entgeltabrechnung. Die Stelle richtet sich an Bewerbende mit praxisorientierter Erfahrung in der Personaladministration und fundierten Kenntnissen im Sozialversicherungs- und Lohnsteuerrecht. Die Anstellung erfolgt unter Beachtung der Vorgaben des Arbeitnehmer-Entsendegesetzes (AEntG).

Ihre Aufgaben

• Verantwortung für die ordnungsgemäße Erfassung und Pflege von Personalstammdaten sowie die vollständige Verwaltung von Personalakten (physisch und digital).
• Erstellung und Anpassung arbeitsvertraglicher Dokumente, Zusatzvereinbarungen und Bescheinigungen mit Blick auf Rechtssicherheit und Nachvollziehbarkeit.
• Organisation und Bearbeitung des gesamten Schriftverkehrs mit Beschäftigten: Urlaubsverwaltung, Krankmeldungen (auch elektronische Meldungen), Abwesenheitsdokumentation sowie Zeiterfassungsklärungen.
• Unterstützung des externen Lohnabrechnungspartners durch Bereitstellung belastbarer Daten, Durchführung von Plausibilitätsprüfungen und Mitwirkung bei der Vorbereitung monatlicher Abrechnungsläufe.
• Erste Anlaufstelle für abrechnungsrelevante Rückfragen (z. B. Steuer- und Sozialversicherungsfragen, Zulagen, Entgeltfortzahlung) und Abstimmung mit Krankenkassen, Finanzbehörden und Sozialversicherungsträgern.
• Erstellung aussagekräftiger Auswertungen und Reports für das Personalcontrolling und die Geschäftsführung sowie Pflege von Kennzahlen zur Abrechnungsqualität.
• Mitwirkung an der Optimierung und Digitalisierung administrativer Prozesse sowie an internen Prüfungen und Qualitätsmaßnahmen.

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit Schwerpunkt Personal, eine vergleichbare Weiterbildung oder ein einschlägiges Studium im Bereich Personalwesen/Betriebswirtschaft.
• Mehrjährige praktische Erfahrung in der Personalverwaltung und in der Entgeltabrechnung; sichere Anwendung abrechnungsrelevanter Rechtsgrundlagen.
• Fundierte Kenntnisse im Arbeits-, Sozialversicherungs- und Lohnsteuerrecht sowie Erfahrung mit Abrechnungssystemen wie DATEV oder gleichwertigen Softwarelösungen.
• Vertraulicher und verantwortungsbewusster Umgang mit personenbezogenen Daten; hohe Sorgfalt, Organisationsfähigkeit und Serviceorientierung.
• Gute Kommunikationsfähigkeit, Teamorientierung und die Fähigkeit, auch in stressigen Phasen termingerecht zu arbeiten.
• Sicherer Umgang mit MS Office; Erfahrung mit digitalen HR-Systemen und elektronischen Meldungen ist von Vorteil.

Wir bieten

• Eine planbare, sozial abgesicherte Vollzeitstelle mit attraktiver Vergütung und möglichen Sonderzahlungen sowie tariflicher Orientierung (GVP).
• Langfristige Beschäftigungsperspektive mit Übernahmemöglichkeit und einem regional verankerten Team.
• Vielfältige Entwicklungsmöglichkeiten durch Fortbildungen und interne Unterstützungsangebote.
• Faire Sozialleistungen, Zuschläge gemäß tariflicher Regelung für Sonn-, Feiertags- und Nachtarbeit sowie transparente Arbeitsbedingungen nach AEntG.
• Kollegiale, mehrsprachige Betreuung und ein offenes Arbeitsumfeld mit kurzen Kommunikationswegen.

Bewerbung & Datenschutz

Ihre Bewerbungsunterlagen werden vertraulich behandelt und ausschließlich zur Besetzung der ausgeschriebenen Position verwendet. Bitte senden Sie Ihren Lebenslauf, relevante Zeugnisse sowie Angaben zu Gehaltsvorstellung und Verfügbarkeit per E‑Mail an Jetzt bewerben oder besuchen Sie uns im Trio-Office Pforzheim.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung und darauf, Sie kennenzulernen.