Office Manager (m/w/d)

Die Trisor GmbH wurde 2019 mit dem Ziel gegründet, ihren Kunden 24/7 Zugang zu einem sicheren Aufbewahrungsort für physische Gegenstände zu bieten. Aus unserer Sicht sollten Werte wie Erbstücke, Schmuck, Crypto Wallets, sowie Erinnerungen und wichtige Dokumente, ganz gleich, ob von materiellem oder ideellem Wert, zu jeder Zeit geschützt sein. Um diesem Anspruch gerecht zu werden, betreiben wir bundesweit ein innovatives Konzept von Hochsicherheitstresoren mit automatisierten Schließfachanlagen, welche mit Hilfe verbauter Robotik gesteuert und mit eigens entwickelter Software verwaltet werden, sodass unsere Privat- und Geschäftskunden jederzeit Zugang zu ihren Schließfächern haben.

Dabei sollen unsere Kunden sich in unseren hochwertig ausgestatteten Standorten in Berlin, München, Hamburg, Nürnberg, Köln, Düsseldorf und Stuttgart durch unseren persönlichen Kundenservice sowie das 24/7 Sicherheitspersonal jederzeit sicher und wohlfühlen. Darüber hinaus entwickeln wir unser Geschäftsmodell und unsere Produkte, wie z.B. auch den Edelmetallverkauf, stetig weiter, um unseren Kunden das bestmögliche Erlebnis vor Ort zu bieten, wobei sich jeder Mitarbeiter eigeninitiativ mit Ideen und Projekten einbringen kann. Werde auch Du Teil des Teams und verwirkliche mit uns Deine persönliche Erfolgsgeschichte!

Aufgaben:

• Du hältst im Office-Alltag die Fäden zusammen, bist gerne Ansprechpartner für Kollegen, Gäste und externe Partner und sorgst mit viel Präsenz in unserem Berliner Headquarter dafür, dass organisatorische und administrative Abläufe zuverlässig funktionieren.
• Du koordinierst externe Dienstleister, Bestellungen sowie die allgemeine Büroorganisation und behältst dabei Verträge, Dokumente, Büroausstattung und die Arbeitsumgebung im Blick.
• Du organisierst interne sowie externe Termine und Geschäftsreisen von der Planung bis zur Reisekostenabrechnung.
• Du kümmerst Dich um den Postein- und -ausgang sowie um die strukturierte Ablage und Organisation wichtiger Dokumente und Unterlagen.
• Du prüfst und bearbeitest Eingangsrechnungen, koordinierst Rückfragen mit Lieferanten.
• Du arbeitest sorgfältig mit abrechnungsrelevanten Daten und behältst Zahlungsfristen sowie Freigabeprozesse im Blick.
• Du unterstützt beim Kalendermanagement der Geschäftsführung zuverlässig und vorausschauend.
• Perspektivisch wäre eine Unterstützung bei weiteren administrativen Finance-Prozessen wünschenswert.
• Bei uns springen alle Kolleginnen und Kollegen bei Bedarf im Kundenservice ein und unterstützen bei der Bearbeitung von Kundenanfragen (Beratungsgespräche vor Ort, per E-Mail oder Telefon), um nah am Kerngeschäft zu sein.

Profil:

• Du arbeitest zuverlässig, verantwortungsbewusst und bringst Dich gerne proaktiv ein.
• Du bist kommunikationsstark und arbeitest gerne mit verschiedenen Bereichen zusammen.
• Du packst gerne selbst mit an und hast ein gutes Auge für Details.
• Du hast idealerweise Erfahrung im Office-Management, in der Assistenz oder in einer vergleichbaren Rolle.
• Du hast keine Berührungsängste mit Zahlen und idealerweise schon Erfahrung mit Datev, Candis, Pleo oder vergleichbaren Tools und hättest Lust, diese einzusetzen.
• Sehr gute Deutschkenntnisse und konversationssichere Englischkenntnisse.

Wir bieten:

• Ein herzliches, engagiertes Team, das eng zusammenarbeitet und sich gegenseitig unterstützt, um gemeinsame Erfolge zu erzielen.
• Viel Gestaltungsspielraum, eigene Ideen einzubringen und Verantwortung zu übernehmen.
• Ein abwechslungsreicher Arbeitsalltag zwischen Organisation, Dokumentation und Servicegedanken.
• Flache Hierarchien, kurze Wege und ein Miteinander, das wirklich gelebt wird.
• Natürlich auch eine Sommer- und Weihnachtsfeier, regelmäßige Teamevents.