Auf einen Blick
- Aufgaben: Verwalte selbstständig die Abläufe im Fachgebiet und unterstütze bei Konferenzen.
- Unternehmen: Innovative Institution mit einem dynamischen Team und vielfältigen Projekten.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, Weiterbildungsmöglichkeiten und ein freundliches Arbeitsumfeld.
- Weitere Informationen: Entwickle deine Fähigkeiten in einem unterstützenden und kollegialen Umfeld.
- Warum dieser Job: Gestalte aktiv die Verwaltung und bringe deine Ideen in spannende Projekte ein.
- Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungsbereich oder vergleichbare Erfahrungen.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 49500 - 60500 € pro Jahr.
Ihre Aufgaben:
- Selbstständige Administration der Arbeitsabläufe am Fachgebiet, inkl. Antrags- und Abrechnungsbearbeitung von Dienstreisen
- Eigenständige Durchführung der Fachgebietskorrespondenz
- Bearbeitung von Personalangelegenheiten (u.a. Ausschreibungs-, Einstellungs- und Weiterbeschäftigungsanträge; Koordination des Onboardings)
- Bestellungen und Rechnungsbearbeitung
- Selbstständige Administration und Bewirtschaftung von Drittmittelprojekten
- Selbstständige Bewirtschaftung von Haushalts- und Investitionsmitteln des Fachgebiets
- Unterstützung bei der Organisation von Konferenzen
- Unterstützung bei der Administration im Bereich Lehre (u.a. Noteneingabe)
Ihr Profil:
- Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zur*zum Verwaltungsfachangestellten oder Kauffrau*Kaufmann für Büromanagement bzw. sonstige Beschäftigte mit gleichwertigen Fähigkeiten und Erfahrungen in den Bereichen (akademischer) Verwaltung, Finanzen und Personal
- Sichere Beherrschung von gängigen Office-Anwendungen sowie von Enterprise-Ressource-Planning-Systemen (z. B. SAP)
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Teamfähigkeit, Flexibilität und Zuverlässigkeit erwünscht
- Kommunikations- und Organisationsgeschick wünschenswert
- Selbständigkeit und eigenverantwortliches Handeln erwünscht
- Freundliches Auftreten und gute Umgangsformen erwünscht
- Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift von Vorteil
- Bereitschaft zur Einarbeitung in die TUB-internen Informationssysteme erwünscht
- Kenntnisse des Haushalts- und Reisekostenrechts oder Bereitschaft zur Einarbeitung in diese Materie von Vorteil
- Erfahrung im Management von Drittmittelprojekten wünschenswert
- Erfahrung mit digitalen Systemen zur Lehrorganisation (z. B. ISIS, MOSES, SAP oder QISPOS) von Vorteil
- Erfahrung im Umgang mit Content-Management-Systemen (z.b. Typo3) erwünscht
Fachgebietssekretariat (d/m/w) - 70 % Arbeitszeit Arbeitgeber: TU Berlin: Technische Universität Berlin
Die Universitätsbibliothek der Technischen Universität Berlin ist ein hervorragender Arbeitgeber, der Ihnen die Möglichkeit bietet, in einem engagierten Team innovative Auskunftsservices und Lernräume für die Fachgebiete Architektur und Kunstwissenschaft zu gestalten. Mit flexiblen Arbeitszeiten, umfangreichen Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten sowie einem offenen, kollegialen Arbeitsumfeld fördern wir Ihre persönliche und berufliche Entwicklung. Zudem profitieren Sie von attraktiven Zusatzleistungen wie einer betrieblichen Altersvorsorge und familienfreundlichen Angeboten.
Kontaktdaten:
TU Berlin: Technische Universität Berlin Recruiting-Team
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✨Zeige dein Engagement für den öffentlichen Dienst
Um im öffentlichen Dienst sichtbar zu werden, kannst du dich aktiv in lokalen politischen oder sozialen Organisationen engagieren. Das zeigt nicht nur dein Interesse, sondern auch deine Bereitschaft, etwas für die Gemeinschaft zu tun.
✨Netzwerke auf Fachveranstaltungen
Schau dir Veranstaltungen und Messen an, die speziell für den öffentlichen Dienst organisiert werden. Hier kannst du direkt mit Arbeitgebern und anderen Fachleuten ins Gespräch kommen – das kann dir einen entscheidenden Vorteil bei deiner Bewerbung verschaffen.
✨Nutze lokale Jobportale für Teilzeitstellen
Viele öffentliche Einrichtungen veröffentlichen Teilzeitstellen nicht nur auf großen Jobportalen, sondern auch auf regionalen Websites oder in lokalen Zeitungen. Halte also Ausschau nach spezifischen Plattformen in deiner Stadt oder deinem Bundesland.
✨Bewerbestrategie über unsere Website
Wenn du eine interessante Teilzeitstelle gefunden hast, empfehlen wir dir, dich direkt über unsere Website zu bewerben. Das erhöht deine Chancen und du erhältst möglicherweise schneller eine Rückmeldung von TU Berlin: Technische Universität Berlin.
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Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Zeige dein Engagement für den öffentlichen Dienst:In deinem Anschreiben solltest du unbedingt hervorheben, warum dir der öffentliche Dienst am Herzen liegt. Das zeigt nicht nur deine Motivation, sondern auch, dass du die Werte und Missionen von TU Berlin: Technische Universität Berlin teilst. Denk darüber nach, welche relevanten Erfahrungen du bereits hast, und ziehe Parallelen zwischen deinen Fähigkeiten und den Zielen der Institution.
Hebe relevante Qualifikationen hervor:Stell sicher, dass du alle relevanten Zertifikate und Qualifikationen in deinem Lebenslauf aufführst. Im öffentlichen Dienst können spezifische Schulungen oder Fortbildungen entscheidend sein. Gehe durch deinen Werdegang und hake ab, was für die Position Fachgebietssekretariat (d/m/w) - 70 % Arbeitszeit bei TU Berlin: Technische Universität Berlin besonders wichtig sein könnte.
Flexibilität in der Teilzeit deutlich machen:Da es sich um eine Teilzeitstelle handelt, ist es wichtig, deine Verfügbarkeit klar zu kommunizieren. In deinem Lebenslauf oder Anschreiben kannst du angeben, an welchen Tagen und zu welchen Zeiten du verfügbar bist. Das kann den Auswahlprozess erleichtern und zeigt, dass du flexibel und anpassungsfähig bist.
Nutze unsere Website für eine unkomplizierte Bewerbung:Vergiss nicht, dass die Bewerbung über unsere Website am einfachsten ist! Dort kannst du sicherstellen, dass alle Dokumente richtig formatiert und die benötigten Informationen vollständig sind. So steht deinem Weg zu Fachgebietssekretariat (d/m/w) - 70 % Arbeitszeit bei TU Berlin: Technische Universität Berlin nichts im Weg!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei TU Berlin: Technische Universität Berlin vorbereitet
✨Vorbereitung auf strukturelle Fragen
Im öffentlichen Dienst sind Fragen zum Umgang mit gesetzlichen Vorgaben und öffentlichen Werten sehr wichtig. Bereite dich darauf vor, deine Ansichten zu Themen wie Transparenz und Integrität klar darzustellen und Beispiele aus deinem Werdegang, die diese Werte widerspiegeln, parat zu haben.
✨Vertraut mit der Organisation
Informiere dich über die spezifischen Aufgaben und Leistungen von TU Berlin: Technische Universität Berlin. Warum bewirbst du dich speziell für diese Teilzeitstelle? Zeige dein Interesse an den spezifischen Projekten oder Initiativen, an denen das Unternehmen arbeitet und bring deine Ideen ein.
✨Flexibilität und Einsatzbereitschaft
Eine Teilzeitstelle im öffentlichen Dienst erfordert oft ein hohes Maß an Flexibilität. Sei bereit, über deine Verfügbarkeit zu sprechen und wie du in unterschiedlichen Situationen effektive Ergebnisse liefern kannst. Zeige, dass du bereit bist, dich den Bedürfnissen der Organisation anzupassen.
✨Beteilige dich aktiv im Gespräch
Im öffentlichen Dienst ist Teamarbeit entscheidend. Stelle während des Interviews Fragen, die zeigen, dass du an einer Zusammenarbeit interessiert bist, wie zum Beispiel: "Welchen Teamgeist schätzen Sie bei TU Berlin: Technische Universität Berlin?". So signalisierst du, dass du nicht nur Teil des Teams werden, sondern auch aktiv mitarbeiten möchtest.
