Ihre Aufgaben
- Administration von Drittmittelprojekten z.B. während der Antragsphase, Finanzabwicklung von bewilligten Projekten, Beschaffungen im Bereich der Sach- und Investitionsmittel
- Dokumentation und Berichtswesen: Erhebung, Auswertung und Aufbereitung projektbezogener Daten für Controlling und Dokumentation
- Fremdsprachentätigkeit: Schreiben in einer fremden Sprache (Englisch), Erledigung der anfallenden Korrespondenz, Anfertigung einfacher Übersetzungen aus dieser oder in diese Sprache. Redigieren von Gutachten, Berichten etc.; Betreuung von ausländischen Studierenden, Gästen, Mitarbeitern, Delegationen; Unterstützung bei Einreise- und Aufenthaltsformalitäten, Versicherungen, Unterkunft etc.
- administrative Mitarbeit bei der Lehrorganisation des Fachgebietes (Lehrveranstaltungen, Abschlussarbeiten)
- Sekretariatsaufgaben: Terminplanung, Gästebetreuung, Postbearbeitung; Materialverwaltung; Pflege und Gestaltung der Website; Organisation von Veranstaltungen, Workshops, Kolloquien etc. inkl. finanzieller Kalkulation und Abrechnung
- eigenständiger Schriftwechsel für das FG betreffende Angelegenheiten, Beantwortung von Anfragen
- Bearbeitung der Personalangelegenheiten des Fachgebiets
Ihr Profil
- Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Fremdsprachensekretär*in, Verwaltungsfachangestellte*r oder Kauffrau*mann für Bürokommunikation bzw. sonstige Beschäftigte mit gleichwertigen Fähigkeiten und Erfahrungen in den Bereichen Verwaltung, Finanzen und Personal
- Bereits gesammelte Erfahrung im Bereich der Universitätsverwaltung
- Kenntnisse im Bereich der Drittmittelbewirtschaftung
- sichere Kenntnisse der PC-Anwendungssoftware SAP – gern Erfahrungen bei TU-basierten in SAP eingebettete Plattformen und Anwendungen: Berichtswesen, Prüfungsverwaltung, Moses, ISIS
- Kenntnisse weiterer Programme wie Excel, Word, PowerPoint etc.
- Bereitschaft und Können sich schnell in neue Software einzuarbeiten
- fundierte Englisch- und Deutschkenntnisse, sicher in Schriftverkehr und Kommunikation
- Fähigkeit zu strukturiertem Arbeiten, Organisations- und Koordinationsgeschick, Kenntnisse über Gremienstrukturen der TUB und der Projektpartner von Vorteil
- fundierte Kenntnisse der vergaberechtlichen Bestimmungen sowie des Haushaltsrechts, des Personalrechts, des Personalvertretungsrechts, des Schwerbehindertengesetzes, des Reisekostenrechts von Vorteil
- Kenntnisse des Internets und der einschlägigen Suchmaschinen von Vorteil
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Fachgebietssekretariat (d/m/w) - 75 % Arbeitszeit in Berlin Arbeitgeber: TU Berlin
Die Technische Universität Berlin ist ein hervorragender Arbeitgeber, der Ihnen die Möglichkeit bietet, in einer Schlüsselposition zur strategischen Entwicklung einer der führenden technischen Universitäten Deutschlands beizutragen. Mit einem attraktiven Arbeitsplatz im Herzen Berlins, flexiblen Arbeitsmodellen und umfangreichen Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten fördert die TU Berlin nicht nur Ihre berufliche Entwicklung, sondern auch eine familienfreundliche Arbeitsumgebung. Hier haben Sie die Chance, aktiv an der Gewinnung internationaler Spitzenkräfte mitzuwirken und die Zukunft der Wissenschaft nachhaltig zu gestalten.
