Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze die Institutsleitung in der Verwaltung und Organisation von Lehrveranstaltungen.
- Unternehmen: Technische Universität Braunschweig - eine der führenden technischen Universitäten in Deutschland.
- Vorteile: Tarifgerechte Bezahlung, flexible Arbeitszeiten und ein tolles Team.
- Weitere Informationen: Vielfältige Weiterbildungsmöglichkeiten und ein lebendiges Campusleben.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft der Forschung und Lehre in einem dynamischen Umfeld.
- Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungsbereich oder vergleichbare Qualifikation.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 36000 - 44000 € pro Jahr.
Die Technische Universität Braunschweig zählt zu den führenden Technischen Universitäten in Deutschland und bietet Ihnen als Arbeitgeberin eine große Auswahl an modernen, anspruchsvollen und vielseitigen Arbeitsplätzen. Nicht nur im Bereich der Forschung und Lehre, auch in Verwaltung, Technik und Handwerk sorgen ca. 3.800 Beschäftigte dafür, dass unsere Universität ihren Bildungsauftrag für die über 15.000 Studierenden und ca. 100 Auszubildenden in einem breiten Lehr- und Forschungsspektrum mit hervorragender Ausstattung und gleichzeitig persönlicher Atmosphäre erfolgreich erfüllt.
Wir suchen für das Institut für Theoretische Physik eine*n Institutssekretärin / Institutssekretär (m/w/d) Kennziffer: /26 (EG 8 TV-L - unbefristet, Vollzeit). Die Besetzung ist zum geplanten.
Das Institut für Theoretische Physik (Fakultät 5 für Elektrotechnik, Informationstechnik, Physik) lehrt und forscht auf dem Gebiet der Theoretischen Physik, mit Fokus auf Astro- und Weltraumphysik sowie Festkörperphysik. Das Institut bildet Studierende im Bereich der Physik (Bachelor, Master und Promotion) und treibt nationale und internationale Forschungsprojekte mit internationalen Kollaborationspartnern.
Für die Unterstützung der Institutsleitung im administrativen Bereich suchen wir eine*n lnstitutssekretär*in.
Ihre Aufgaben
- Finanz- und Drittmittelmanagement: Eigenständige Bewirtschaftung, Beantragung, Überwachung und Abrechnung von Haushalts- sowie Drittmitteln über SAP, inklusive Rechnungsstellung, Mahnwesen, Spendenverwaltung und Jahresabschlussvorbereitung.
- Beschaffung und Inventarisierung: Durchführung von Beschaffungsvorgängen von der Angebotseinholung und Vergabeverfahren über die Rechnungskontrolle bis hin zur Inventarisierung und Materialbestellung bei Rahmenvertragspartnern.
- Personaladministration: Vorbereitung von Stellenausschreibungen, Einstellungs- und Vertragsunterlagen für Tarifbeschäftigte, Hilfskräfte, Gastwissenschaftler sowie Praktikanten inklusive der Überwachung von Vertragslaufzeiten, Stundenzetteln und Fehlzeiten.
- Allgemeines Sekretariat und Assistenz: Organisation des täglichen Bürobetriebs (Post, Korrespondenz auf Deutsch/Englisch, Ablage, Website-Pflege), Terminkoordination für Professoren, Gästebetreuung sowie Verwaltung von Schlüsseln und Verträgen.
- Lehrorganisation und Eventmanagement: Planung und administrative Abwicklung von Vorlesungen, Prüfungen, Seminaren und Exkursionen inklusive Raumvergabe, Datenpflege in MHB und Stud.lP sowie Vorbereitung von Sitzungsunterlagen.
Ihre Qualifikation
- Sie haben den Verwaltungslehrgang I erfolgreich abgeschlossen oder haben eine gemäß der Vereinbarung -VerwLG- gleichwertige abgeschlossene berufliche Ausbildung z.B. zur*zum Verwaltungsfachangestellten (m/w/d), zur*zum Fachangestellten für Bürokommunikation (m/w/d) oder zur*zum Kauffrau*Kaufmann für Büromanagement (m/w/d) - absolviert bei einem öffentlich-rechtlichen Arbeitgeber.
- Wir freuen uns auch über Bewerbungen von Personen mit einem abgeschlossenen (Fach-)Hochschulstudium mit überwiegend verwaltungswissenschaftlichen, sozialwissenschaftlichen, politikwissenschaftlichen oder wirtschaftswissenschaftlichen Inhalten.
- Sie haben gute Kenntnisse im Bereich der Hochschuladministration und können sicher mit den gängigen MS-Office-Produkten (Word/Excel/Outlook) umgehen.
- Sie verfügen über eine gute Kommunikation - schriftlich und mündlich in der deutschen und englischen Sprache.
- Sie sind flexibel, belastbar und können gut in einem Team arbeiten.
- Kein Muss, aber sehr hilfreich sind Erfahrungen im Web-Design, KI-Anwendungen sowie im Umgang mit SAP.
Wir bieten
- eine tarifgerechte Bezahlung nach Entgeltgruppe 8 TV-L je nach Aufgabenübertragung und Erfüllung der persönlichen Voraussetzungen.
- eine Sonderzahlung zum Jahresende sowie eine betriebliche Altersversorgung (VBL).
- Vorteilsportal für Mitarbeitende der TU Braunschweig mit attraktiven Angeboten von starken Marken.
- eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit in einer angenehmen Arbeitsatmosphäre mit einem netten und motivierten Team.
- flexible Arbeits- und Teilzeitmodelle und eine familienfreundliche Hochschulkultur, seit 2007 ausgezeichnet mit dem Audit „Familiengerechte Hochschule“.
- ein vielfältiges Weiterbildungs- und Sportangebot sowie ein lebendiges Campusleben in internationaler Atmosphäre.
Weitere Hinweise
Wir freuen uns auf Bewerber*innen aller Nationalitäten. Gleichzeitig begrüßen wir das Interesse schwerbehinderter Menschen und bevorzugen deren Bewerbungen bei gleicher Eignung. Bitte weisen Sie bereits bei der Bewerbung darauf hin und fügen Sie einen Nachweis bei. Ferner arbeiten wir basierend auf dem Niedersächsischen Gleichberechtigungsgesetz (NGG) an der Erfüllung des Gleichstellungsauftrages. Daher freuen wir uns besonders über Bewerbungen von Männern. Bewerbungskosten können leider nicht erstattet werden.
BEWERBUNGSFRIST
ANSPRECHPERSONEN
Sie haben noch Fragen? Diese beantwortet Ihnen gerne Prof. Dr. Yasuhito Narita.
Institutssekretärin / Institutssekretär (m/w/d) Arbeitgeber: TU Braunschweig
Die Universitätsbibliothek der TU Braunschweig ist ein hervorragender Arbeitgeber, der eine verantwortungsvolle Position mit großem Gestaltungsspielraum in einer innovativen und serviceorientierten Umgebung bietet. Mit einem hochmotivierten Team und einer familienfreundlichen Hochschulkultur fördert die Bibliothek individuelle berufliche Weiterentwicklung und flexible Arbeitszeitgestaltung, während sie aktiv an der Digitalisierung und Open Science mitwirkt. Die Möglichkeit zur Zusammenarbeit mit nationalen und internationalen Partnern sowie ein lebendiges Campusleben in internationaler Atmosphäre machen diese Stelle besonders attraktiv.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Institutssekretärin / Institutssekretär (m/w/d) erhalten könntest
✨Nutze die richtigen Plattformen
Für Jobs im öffentlichen Dienst sollten wir spezielle Jobportale wie Bund.de oder die Websites der Kommunen nutzen. Hier findest du oft die aktuellsten Stellenangebote, die nicht überall ausgeschrieben werden.
✨Sei bei Netzwerk-Events aktiv
Nimm an Karrieremessen und Informationsveranstaltungen teil, die speziell auf den öffentlichen Dienst ausgerichtet sind. Hier kannst du wertvolle Kontakte knüpfen und direkt mit Entscheidern ins Gespräch kommen.
✨Verstehe den Auswahlprozess
Mach dich mit dem Auswahlverfahren im öffentlichen Dienst vertraut! Oft gibt es mehrstufige Auswahlverfahren mit Assessment-Centern oder spezifischen Tests. Informiere dich im Voraus darüber, was dich erwartet.
✨Bewerbung direkt bei TU Braunschweig
Wenn du auf der Website von TU Braunschweig stöberst, findest du die besten Informationen zu aktuellen Ausschreibungen. Zögere nicht, dich direkt über unser Bewerbungsformular zu bewerben – das zeigt Initiative und Interesse!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Institutssekretärin / Institutssekretär (m/w/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Setz auf strukturierte Lebensläufe!:Im öffentlichen Dienst ist ein klar strukturierter Lebenslauf das A und O. Nutze die typischen Abschnitte wie Ausbildungsweg, Berufserfahrung und Weiterbildungen, um deinen Werdegang übersichtlich darzustellen. Das hilft den Entscheidern, sich schnell einen Überblick über deine Qualifikationen zu verschaffen.
Zeig deine Soft Skills!:Im öffentlichen Dienst sind Soft Skills essenziell. Denke daran, in deinem Anschreiben Beispiele zu bringen, wie du Teamarbeit, Kommunikative Fähigkeiten oder Problemlösungsansätze in der Vergangenheit eingesetzt hast. Das hebt dich von anderen Bewerbungen ab!
Erläutere dein Motivation!:In deinem Anschreiben solltest du klar machen, warum du im öffentlichen Dienst arbeiten möchtest. Gib einen Einblick in deine Beweggründe und was du dir von der Vollzeitstelle bei TU Braunschweig erhoffst. Das zeigt, dass du dir Gedanken gemacht hast und dich mit der Stelle identifizieren kannst.
Achte auf die Formalitäten!:Der öffentliche Dienst legt großen Wert auf formale Anforderungen. Achte darauf, dass deine Bewerbung vollständig ist und alle geforderten Nachweise, wie Prüfungsergebnisse oder Zertifikate, beiliegen. Das gibt einen soliden Eindruck und signalisiert deine Sorgfalt.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei TU Braunschweig vorbereitet
✨Versteh die Anforderungen des öffentlichen Dienstes
Mach dir bewusst, dass im öffentlichen Dienst oft spezifische Anforderungen an Fachwissen und gesetzliche Vorgaben gestellt werden. Informiere dich über aktuelle Gesetze oder Richtlinien, die für die Stelle relevant sind, damit du im Interview gezielt darauf eingehen kannst.
✨Bereite dich auf Fallstudien vor
In vielen Interviews im öffentlichen Dienst kommen gerne Fallstudien oder Situationsfragen zum Einsatz. Überleg dir Beispiele aus deiner Erfahrung, wo du Probleme gelöst hast, die mit den Herausforderungen im öffentlichen Sektor zu tun haben. Das zeigt deine praktische Denkweise!
✨Zeige deine Motivation für den öffentlichen Dienst
Im Vorstellungsgespräch ist es wichtig, deine Beweggründe für eine Tätigkeit im öffentlichen Dienst zu verdeutlichen. Sprich über deine Werte und wie diese mit den Zielen der öffentlichen Einrichtung übereinstimmen. Das wird dir helfen, eine emotionale Verbindung zu den Interviewern herzustellen.
✨Wende deine Soft Skills an
Im öffentlichen Dienst sind Soft Skills besonders gefragt! Sei bereit, über deine Teamfähigkeit, Kommunikationsstärke und Konfliktlösungsfähigkeiten zu sprechen. Beispiele aus früheren Erfahrungen, die diese Fähigkeiten belegen, können dir helfen, im Interview zu glänzen.
