Senior Event Manager – Flagship Events (m/f/d)

TUM Venture Labs ist eine gemeinsame Initiative von UnternehmerTUM und der Technischen Universität München (TUM). Durch unser Netzwerk von branchenspezifischen Inkubatoren unterstützen wir Deep-Tech- und Life-Science-Start-ups von der ersten Idee bis zur Investorenbereitschaft und bieten Zugang zu modernster Forschung, Branchenexperten und hochmodernen Infrastrukturen.

Ihre Mission

Als Event Manager – Flagship Events werden Sie ein wichtiger Beitrag zu unseren wirkungsvollsten Veranstaltungsformaten leisten, die Gründer, Investoren, Forscher und Branchenführer an der Schnittstelle von Wissenschaft, Technologie und Unternehmertum zusammenbringen. Sie werden gestalten, wie sich TUM Venture Labs im Ökosystem präsentiert – durch Veranstaltungen, die nicht nur reibungslos ablaufen, sondern tatsächlich einen Unterschied für die Menschen im Raum machen.

Ihr erstes und unmittelbarstes Projekt wird unsere offizielle Side-Event beim Münchner Sicherheitskonferenz (MSC) 2027 sein – ein hochkarätiges Treffen an der Schnittstelle von Deep Tech, Politik und globaler Sicherheit. Sie werden eine Schlüsselrolle in der operativen Planung und Durchführung der Veranstaltung spielen, mit strategischer und inhaltlicher Unterstützung durch unser Führungsteam und unser Netzwerk von Fachexperten.

• Operatives Eventmanagement (45%)
  • Führen Sie die operative Durchführung von Flagship-Events – von Logistik und Lieferantenmanagement bis hin zur Koordination vor Ort (beginnend mit der Mitgestaltung unseres offiziellen MSC-Side-Events).
  • Verwalten Sie die Standortsuche, technische Infrastruktur, Catering, Barrierefreiheitsanforderungen und Nachhaltigkeitsstandards und übernehmen Sie das Event-bedingte Budgettracking und die Finanzberichterstattung.
  • Verwalten Sie digitale Event-Plattformen, einschließlich Registrierung, Agenda-Management und Einladungsmanagement.
  • Koordinieren Sie mit unseren internen Teams, Freiwilligen und externen Dienstleistern vor Ort.
  • Erstellen Sie strukturierte Nachberichtsberichte, einschließlich KPI-Analyse, Teilnehmermetriken, Teilnehmerfeedback und umsetzbare Verbesserungsmaßnahmen.
• Strategische Eventplanung (30%)
  • Unterstützen Sie die strategische Planung von großangelegten Flagship-Events mit mehreren hundert Teilnehmern (beginnend mit unserem offiziellen MSC-Side-Event in Zusammenarbeit mit UnternehmerTUM).
  • Identifizieren und entwickeln Sie Sponsoring-Möglichkeiten und strategische Partnerschaften, die unsere Veranstaltungen stärken und zur langfristigen finanziellen Nachhaltigkeit beitragen.
  • Entwickeln und verfeinern Sie kontinuierlich skalierbare Veranstaltungskonzepte, die die Position von TUM Venture Labs als führende Plattform im europäischen Deep-Tech- und Innovationsökosystem stärken.
  • Bewerten und wählen Sie Veranstaltungsorte, Formate und Technologien aus, die auf unterschiedliche Zielgruppen und Veranstaltungsziele zugeschnitten sind.
• Kommunikation & Sichtbarkeit (15%)
  • Entwickeln Sie Veranstaltungsagenden, Referentenbriefings, Teilnehmerkommunikationen und Veranstaltungsdokumentationen.
  • Arbeiten Sie eng mit unserem Marketingteam zusammen, um eine effektive, zielgruppengerechte Promotion der Veranstaltungen und die Stärkung unserer Marken sicherzustellen.
  • Halten Sie eine konsistente externe Präsentation gemäß den Branding-Richtlinien von TUM Venture Labs aufrecht.
• Stakeholder- & Partner-Management (10%)
  • Verhandeln und verwalten Sie Verträge mit Veranstaltungsorten, Agenturen, technischen Anbietern, Sponsoren und anderen Dienstleistungspartnern.
  • Arbeiten Sie funktionsübergreifend mit internen Teams in Venture Labs, Kommunikation, Betrieb und UnternehmerTUM zusammen.
  • Steuern Sie externe Agenturen und Dienstleister anhand klarer Qualitäts- und Budgetziele.

Ihr Profil

• 4+ Jahre Berufserfahrung in der Planung und Durchführung komplexer, großangelegter Veranstaltungen in leitender Rolle.
• Eine nachweisliche Erfolgsbilanz bei der Durchführung von Flagship-Events im Startup-, Innovations-, Technologie- oder Investmentbereich.
• Universitätsabschluss (Bachelor oder Master) in Event Management, Kommunikation, Betriebswirtschaft oder einem vergleichbaren Bereich.
• Außergewöhnliche organisatorische Fähigkeiten, unternehmerisches Denken, praktische Einstellung und die Fähigkeit, mehrere Arbeitsströme gleichzeitig zu koordinieren – auch unter Zeitdruck.
• Nachgewiesene Fähigkeit, in anspruchsvollen, stressigen Umgebungen zu gedeihen – Sie bleiben gelassen und effektiv, wenn die Komplexität der Stakeholder hoch und die Einsätze real sind.
• Erfahrung in der Verhandlung mit Veranstaltungsorten, Agenturen und externen Dienstleistern, einschließlich Vertragsmanagement.
• Sichere Beherrschung digitaler Event-Tools und -Plattformen (z.B. für Registrierung, Einladungsmanagement, Matching, Agenda-Management).
• Fließende Englisch- und Deutschkenntnisse (C1/C2).
• Analytisches Denken mit Erfahrung in KPI-basiertem Event-Reporting.

Was wir bieten

• Großzügiges jährliches Schulungsbudget und Katalog für interne Schulungen, externe Seminare, Konferenzen und Keynotes.
• Viel Raum für Kreativität, Initiative und Verantwortung.
• Unbegrenzter Zugang zu unserer High-Tech-Werkstatt, dem "MakerSpace".
• Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit, von zu Hause aus zu arbeiten, ermöglichen eine gute Work-Life-Balance.
• Flexibles monatliches Mobilitätsbudget über die Moovster-App (MVG, Lime, Uber, Jobrad usw.).
• Umfassendes Sportprogramm (Yoga, Pilates, Achtsamkeit, CrossFit, Wellpass-Mitgliedschaft sowie Zugang zu TUM-Sportangeboten).

Diversity ist uns wichtig

Diversity bereichert unser Team. Wir ermutigen ausdrücklich alle qualifizierten Personen zur Bewerbung, unabhängig von Geschlecht, sozialer und ethnischer Herkunft, sexueller Orientierung, Religion, Alter oder Behinderung.

Nadine Heuberger, People & Culture Managerin UnternehmerTUM GmbH Lichtenbergstraße 6, 85748 Garching/München