Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze unser Führungsteam in einem dynamischen Umfeld und manage wichtige Projekte.
- Unternehmen: Innovatives AI-Infrastruktur-Startup mit flachen Hierarchien.
- Vorteile: Wettbewerbsfähige Vergütung, flexible Arbeitszeiten und Zugang zu Rabatten.
- Weitere Informationen: Dynamisches Team mit internationalen Kollegen und modernen Büros in Heidelberg.
- Warum dieser Job: Baue etwas Großes auf und arbeite an spannenden AI-Projekten.
- Qualifikationen: Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften und starke organisatorische Fähigkeiten.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 45000 - 65000 € pro Jahr.
Um unser wachsendes Team zu unterstützen, suchen wir einen erfahrenen Executive Assistant, der eng mit unserem in Heidelberg ansässigen Gründer zusammenarbeitet. In dieser Rolle werden Sie einen praktischen und verantwortungsbewussten Ansatz zur Unterstützung der Führungsebene in einem sich schnell bewegenden Umfeld verfolgen. Dies umfasst die Entwicklung von Strukturen, Prozessen und einer Kultur, die hohe Leistung für ein modernes KI-Infrastrukturunternehmen ermöglichen.
Aufgaben:
- Bedürfnisse antizipieren, Risiken aufdecken und Probleme lösen
- Verwaltung von Kalender, Reisen und Logistik in Deutschland und weltweit
- Mit starkem Urteilsvermögen agieren, wissen, wann man unabhängig handeln und wann man eskalieren sollte
- Reibungen im Tagesgeschäft erkennen und proaktiv verbessern
- Als Koordinationszentrum zwischen Teams (z.B. Engineering, Operations) fungieren, um Prioritäten abzustimmen und die Ausführung zu blockieren
- Interne Dokumente, Präsentationen und Kommunikationen für die Führungsebene und externe Stakeholder vorbereiten und strukturieren
- Ad-hoc-Projekte mit hoher Priorität mit hohem Verantwortungsbewusstsein und minimaler Anleitung verwalten
- Leichte Strukturen und Systeme in einem sich schnell entwickelnden Startup-Umfeld aufbauen
Anforderungen:
- Starke organisatorische und Ausführungsfähigkeiten mit einer klaren „Dinge erledigen“-Einstellung
- Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften und/oder Gründern in einem schnelllebigen, hochtechnischen Startup-Umfeld (Beratungs- oder VC-Erfahrung ebenfalls relevant)
- Hohe Eigenverantwortung, Zuverlässigkeit und Aufmerksamkeit für Details
- Fähigkeit, mehrere Prioritäten über Teams, Stakeholder und Zeitzonen hinweg zu verwalten
- Starke Kommunikationsfähigkeiten in Englisch und Deutsch (schriftlich und mündlich)
- Komfortabel im Umgang mit Unklarheiten und beim Aufbau von Strukturen, wo keine existieren
- Hohe Diskretion und Vertrauen im Umgang mit sensiblen Informationen
- Vertrautheit mit Tools wie Microsoft Office, Confluence, Jira oder ähnlichen SaaS-Plattformen
- Ansässig in oder in der Nähe von Heidelberg, mit der Fähigkeit, regelmäßig vor Ort im Rahmen eines hybriden Arbeitsmodells teilzunehmen
Wünschenswert:
- Erfahrung in der Zusammenarbeit mit internationalen, verteilten Teams (EU/US)
- Starkes Interesse an KI-Infrastruktur, verteilten Systemen oder technischen Produktumgebungen
Vorteile:
- Etwas Großes aufbauen: Helfen Sie beim Aufbau und der Skalierung eines schnell wachsenden KI-Infrastruktur-Startups
- Vergütung & Vorteile: Wettbewerbsfähige Vergütung mit leistungsabhängiger Prämie, subventioniertem Deutschlandticket und Zugang zu einem Rabattportal
- Arbeiten Sie auf Ihre Weise: Flexible Arbeitszeiten mit hybriden und remote-freundlichen Optionen
- Schnelle Wege, kein Bürokratie: Flache Hierarchien und schnelle Entscheidungsfindung bedeuten, dass Ideen schnell umgesetzt werden
- Globales Team: Arbeiten Sie mit einem vielfältigen, internationalen Team in Deutschland und den USA
- Moderne Zentrale: Gut ausgestattetes Büro in der Nähe des Heidelberger Hauptbahnhofs, verfügbar im hybriden Modus oder als Ort zum Austausch während unserer vierteljährlichen Team-Workshops
- Top-Ausstattung: Ihre Wahl an hochwertiger Hardware und Ausstattung
Executive Assistant Arbeitgeber: turbalance
Als Arbeitgeber in der aufstrebenden KI-Infrastrukturbranche bietet unser Unternehmen eine dynamische und unterstützende Arbeitsumgebung in Heidelberg. Wir fördern eine Kultur der Eigenverantwortung und schnellen Entscheidungsfindung, die es unseren Mitarbeitern ermöglicht, ihre Ideen schnell umzusetzen und an spannenden Projekten zu arbeiten. Mit flexiblen Arbeitszeiten, einem internationalen Team und attraktiven Vergünstigungen sind wir bestrebt, das Wachstum und die Entwicklung unserer Mitarbeiter zu unterstützen und ihnen die Möglichkeit zu geben, an etwas Großem mitzuwirken.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Executive Assistant erhalten könnten
✨Sei proaktiv!
Warte nicht darauf, dass die Dinge zu dir kommen. Zeig Initiative und kontaktiere uns direkt über unsere Website, um dein Interesse an der Position als Executive Assistant zu bekunden. Das zeigt, dass du bereit bist, Verantwortung zu übernehmen!
✨Netzwerken ist alles!
Nutze Plattformen wie LinkedIn, um mit Leuten aus der Branche in Kontakt zu treten. Vielleicht gibt es jemanden in deinem Netzwerk, der uns kennt oder sogar bei uns arbeitet. Empfehlungen können oft den entscheidenden Unterschied machen!
✨Bereite dich auf das Interview vor!
Informiere dich über unser Unternehmen und die spezifischen Herausforderungen, die wir im Bereich AI-Infrastruktur haben. Bereite Fragen vor, die zeigen, dass du die Rolle und die Erwartungen verstehst. Das wird uns beeindrucken!
✨Zeige deine Organisationstalente!
In der Rolle als Executive Assistant ist es wichtig, dass du deine organisatorischen Fähigkeiten unter Beweis stellst. Teile uns Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung mit, wo du erfolgreich mehrere Prioritäten gemanagt hast. Das wird uns helfen, deine Eignung für die Position zu erkennen!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Executive Assistant mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Wir wollen dich kennenlernen, also zeig uns deine Persönlichkeit! Verwende einen authentischen und freundlichen Ton in deinem Anschreiben, um zu zeigen, dass du gut zu unserem Team passt.
Betone deine Erfahrungen:Erzähle uns von deinen bisherigen Erfahrungen als Executive Assistant oder in ähnlichen Rollen. Zeige auf, wie du in der Vergangenheit Probleme gelöst und Prozesse verbessert hast – das ist genau das, was wir suchen!
Struktur ist alles:Achte darauf, dass deine Bewerbung klar und strukturiert ist. Verwende Absätze und Aufzählungen, um wichtige Informationen hervorzuheben. So wird es für uns einfacher, deine Qualifikationen schnell zu erfassen.
Bewirb dich über unsere Website:Um sicherzustellen, dass deine Bewerbung direkt bei uns landet, bewirb dich bitte über unsere Website. So können wir deine Unterlagen schnell und unkompliziert bearbeiten!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei turbalance vorbereitet
✨Verstehe die Rolle
Mach dich mit den spezifischen Anforderungen der Position des Executive Assistant vertraut. Überlege dir, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten direkt auf die Aufgaben und Herausforderungen in dieser Rolle zutreffen.
✨Bereite Beispiele vor
Denke an konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Arbeit, die zeigen, wie du Probleme gelöst, Prioritäten gesetzt und Teams koordiniert hast. Diese Geschichten helfen dir, deine Fähigkeiten zu demonstrieren und machen dich einprägsamer.
✨Fragen stellen
Bereite einige durchdachte Fragen vor, die du dem Interviewer stellen kannst. Das zeigt dein Interesse an der Rolle und hilft dir, mehr über die Unternehmenskultur und die Erwartungen an die Position zu erfahren.
✨Sei du selbst
Authentizität ist wichtig! Zeige deine Persönlichkeit und wie du in das Team passen würdest. Die Gründer suchen jemanden, der nicht nur die Fähigkeiten hat, sondern auch gut ins Team integriert werden kann.
