Backoffice & HR Koordinator:in – Hybrid (München)

Twinlake Advisory ist eine spezialisierte Beratung für IT-getriebene M&A- und Transformationsprojekte. Wir begleiten Konzerne, Mittelständler und Private-Equity-Investoren bei Carve-outs, Post-Merger-Integrationen und strategischen Neuausrichtungen. Gerade in diesen entscheidenden Phasen wird IT zum zentralen Erfolgsfaktor – und genau hier setzen wir an: Wir verbinden fundierte Analyse mit pragmatischer Umsetzung.

Dabei arbeiten wir bei Twinlake auf Augenhöhe in einem offenen, teamorientierten Umfeld mit starkem Zusammenhalt, ehrlichem Feedback und einer ausgeprägten Lernkultur – pragmatisch, unterstützend und mit Freude an gemeinsamen Erfolgen.

Deine Rolle:

Als Backoffice Manager:in stellst du sicher, dass Twinlake reibungslos aus organisatorischer, administrativer und kommunikativer Sicht funktioniert. Du bist der zentrale Ansprechpartner für interne Prozesse und unterstützt das Management, Projektteams und Kollegen in ihrer täglichen Arbeit – strukturiert, zuverlässig und fokussiert auf das Wesentliche.

Zu deinen Aufgaben gehören unter anderem:

• Koordination und kontinuierliche Verbesserung unserer Backoffice-, Büroverwaltungs- und Verwaltungsprozesse
• Unterstützung von HR- und personalbezogenen Aktivitäten wie Recruiting-Koordination, Onboarding, Personalverwaltung und interner Kommunikation
• Beitrag zu Marketing- und Arbeitgebermarkeninitiativen, einschließlich Website-Inhalten, LinkedIn-Beiträgen, Präsentationen, Veranstaltungen und Recruiting-Kommunikation
• Organisation von Teamevents, internen Formaten, Meetings, Reisevorbereitungen und administrativen Büroabläufen

Ein wesentlicher Bestandteil deiner Rolle ist die professionelle Koordination von Stakeholdern und Schnittstellen. Du konsolidierst Informationen, gewährleistest zuverlässige Arbeitsabläufe und bringst Struktur in Themen, die für eine wachsende Beratung unerlässlich sind, einschließlich:

• Vorbereitung und Nachverfolgung interner Meetings, Managementtermine, Workshops und Entscheidungsfindungssitzungen
• Pflege und Strukturierung von Dokumenten, Vorlagen, Daten, Verträgen, Ablagesystemen und internen Tools
• Koordination externer Dienstleister, Büroinfrastruktur, Bestellungen, Rechnungen und administrativer Genehmigungen
• Unterstützung interner Projekte, die darauf abzielen, HR-, Marketing-, Büro- und Betriebsprozesse zu professionalisieren

Du wirst eng mit dem Management und dem breiteren Team zusammenarbeiten, Verantwortung für deine eigenen Aufgaben übernehmen und dazu beitragen, dass Twinlake intern ebenso professionell, pragmatisch und zuverlässig ist, wie in der Arbeit mit Kunden.

Was dich erwartet:

• Eine zentrale Rolle innerhalb des organisatorischen Rückgrats eines wachsenden Beratungsunternehmens
• Bedeutende kreative Freiheit beim Aufbau professioneller Backoffice-, HR- und Marketingprozesse
• Enge Zusammenarbeit mit dem Management, dem Beratungsteam und externen Partnern
• Ein breites Spektrum an Verantwortlichkeiten in den Bereichen Organisation, Kommunikation, HR, Marketing und interne Prozessgestaltung
• Einen sichtbaren Beitrag zur Schaffung eines Arbeitsplatzes, an dem das Team effektiv arbeiten und gut organisiert bleiben kann
• Flexible Arbeitsbedingungen mit Homeoffice-Optionen kombiniert mit regelmäßiger Präsenz in unserem Münchener Büro
• Regelmäßige Team-Events, darunter monatliche Come-Togethers mit Teambuilding und Workshops

Wen wir suchen:

Wir suchen Kolleg:innen an unserem Standort in München, die strukturiert arbeiten, gerne Verantwortung übernehmen und Freude daran haben, Menschen, Prozesse und Kommunikation zusammenzubringen. Typischerweise bringst du mit:

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, ein Studium der Betriebswirtschaftslehre, HR, Kommunikation, Marketing oder eine vergleichbare Qualifikation
• Mehrere Jahre praktische Erfahrung im Backoffice, Büromanagement, Teamassistenz, HR/Personal, Recruiting-Unterstützung, People Operations oder Marketing
• Erfahrung mit HR-relevanten Themen wie Recruiting-Koordination, Bewerberkommunikation, Onboarding oder Personalverwaltung ist von Vorteil
• Erfahrung im Marketing oder Employer Branding, z.B. LinkedIn, Website-Inhalte, Präsentationen, Veranstaltungen oder einfache Formate zur Inhaltserstellung, ist ein Plus
• Ein sehr strukturierter, sorgfältiger und unabhängiger Arbeitsstil, kombiniert mit einem starken Engagement für Zuverlässigkeit, Qualität und Serviceorientierung
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse sowie ein sicheres, freundliches und verbindliches Auftreten
• Sicherer Umgang mit Microsoft Office 365, insbesondere Outlook, Teams, PowerPoint und Excel; Erfahrung mit Tools wie Odoo, LinkedIn, Canva, CMS-Systemen oder Projektmanagement-Tools ist ein Plus – aber kein Muss

Du erfüllst nicht alle Kriterien? Kein Problem - wenn du Organisationstalent, Serviceorientierung und relevante Fähigkeiten mitbringst, freuen wir uns darauf, dich kennenzulernen.

Warum Twinlake?

Bei uns arbeitest du nicht in anonymen Großprojekten, sondern in kleinen Teams an Themen, die für unsere Kunden geschäftskritisch sind – nah am Entscheidungsprozess und mit direktem Einfluss auf den Projekterfolg. Das bedeutet für dich:

• Ein breites Verantwortungsgebiet mit direktem Kontakt zur Geschäftsführung und dem gesamten Team
• Die Möglichkeit, Backoffice-, HR-, Marketing- und Betriebsprozesse aktiv zu gestalten und weiter zu professionalisieren
• Pragmatische Zusammenarbeit, die sich auf klare Arbeitsabläufe, starke Kommunikation und umsetzbare Ergebnisse konzentriert
• Hohe Eigenverantwortung und die Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen und die weitere Entwicklung von Twinlake aktiv zu gestalten
• Enge Zusammenarbeit in einem erfahrenen und motivierten Team

Wenn Sie nach einer Backoffice-Position suchen, die Organisation, HR und Marketing kombiniert — und in der Ihre Arbeit sichtbare Auswirkungen auf den Erfolg von Twinlake haben wird — würden wir uns freuen, Ihre Bewerbung zu erhalten.