Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze das Team bei der Dokumentenverwaltung und Informationsmanagement.
- Unternehmen: 86 Communications Squadron, Teil der Air Force-Familie.
- Vorteile: Attraktives Gehalt, Urlaubs- und Weihnachtsgeld sowie betriebliche Altersvorsorge.
- Weitere Informationen: Interne Weiterbildungsmöglichkeiten und Karrierechancen warten auf dich.
- Warum dieser Job: Erlebe den amerikanischen 'Way of Life' in einem internationalen Umfeld.
- Qualifikationen: Realschulabschluss oder Ausbildung plus 3 Jahre Erfahrung, gute Deutsch- und Englischkenntnisse.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 3290 - 4442 € pro Monat.
Vollzeit (38,5 Std.) / Ramstein / Eingruppierung: C-5a* Dienststelle: 86 Communications Squadron
In dieser vielseitigen administrativen Rolle unterstützen Sie das Kompetenzzentrum für Informationsverwaltung des 86th Airlift Wing in allen Prozessen rund um Records Management, Publikations- und Formularwesen, Anfragen nach dem Freedom of Information Act (FOIA) sowie Informations- und Datenmanagement. Sie stellen sicher, dass Informationen korrekt, sicher und effizient verwaltet werden. Zusätzlich unterstützen Sie den FOIA‑ und Datenschutzbeauftragten bei der Bearbeitung und Verwaltung aller entsprechenden Vorgänge für die gesamte Installation und alle Einheiten des 86th Airlift Wing.
Zu Ihren Tätigkeiten gehören:
- Unterstützung des Teams im Tagesgeschäft, Erstellung von Dokumenten und Bearbeitung von Anfragen
- Mitarbeit in Archiv- und Aktenverwaltungsprogrammen, inklusive Pflege, Ablage, Abruf und fristgerechter Vernichtung von Unterlagen
- Identifizierung, Speicherung und Verwaltung von Informationen gemäß geltenden Vorschriften
- Mitwirkung bei der Umsetzung von Plänen, Strategien und Verbesserungsmaßnahmen im administrativen Bereich
- Verantwortung für die Verwaltung aller lokalen Veröffentlichungen und Formulare, inklusive Prüfung, Freigabeprozessen und Pflege in SharePoint
Voraussetzungen:
- Realschulabschluss oder abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen oder administrativen Bereich plus 3 Jahre nachgewiesene, einschlägige Erfahrung
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Verwaltungssystemen
- Strukturierte, sorgfältige und verantwortungsbewusste Arbeitsweise, insbesondere im Umgang mit sensiblen Informationen
- Führerschein Klasse B sowie Bereitschaft zu Dienstreisen
- Teamfähigkeit und Kommunikationsstärke in einem internationalen Umfeld
- Bereitschaft zum Heben von Gegenständen bis ca. 18 kg
Bitte senden Sie uns eine Bewerbung in englischer Sprache, optimalerweise mit einem englischen Lebenslauf und Zeugnissen.
Sie werden bei uns nach Ihren Qualifikationen und Erfahrungen im Rahmen des TV AL II vergütet, dadurch kommen Sie zusätzlich in den Genuß von Urlaubs- und Weihnachtsgeld sowie einer betrieblichen Altersvorsorge und vermögenswirksamen Leistungen.
Profitieren Sie von unseren internen Weiterbildungs- und Aufstiegsmöglichkeiten, wodurch Sie die Möglichkeit haben sich beruflich weiterzuentwickeln.
Erleben Sie den amerikanischen "Way of Life" in einem internationalen und inklusiven Arbeitsumfeld. Als Teil unserer Air Force-Familie wird aus der amerikanischen Tradition Thanksgiving auch für Sie ein Feiertag. Sie erhalten durch Arbeitszeitumverteilung zusätzlich neun freie Tage.
*Die Stelle ist als C-5a (Anfangsgehalt 3.290,76 € / Endgehalt 4.442,31 €) eingestuft.
**Je Dienststelle kann diese Regelung variieren.
Assistent - Datei- & Dokumentenverwaltung (m/w/d) Arbeitgeber: U.S. Air Force
Als Arbeitgeber im internationalen Umfeld des 86th Airlift Wing in Ramstein bieten wir Ihnen eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Position in der Datei- und Dokumentenverwaltung. Unsere Mitarbeiter profitieren von attraktiven Zusatzleistungen wie Urlaubs- und Weihnachtsgeld, betrieblicher Altersvorsorge sowie umfangreichen Weiterbildungs- und Aufstiegsmöglichkeiten. Erleben Sie eine inklusive Arbeitskultur, die den amerikanischen 'Way of Life' verkörpert und genießen Sie zusätzliche freie Tage durch unsere flexible Arbeitszeitgestaltung.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Assistent - Datei- & Dokumentenverwaltung (m/w/d) erhalten könnten
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle als Assistent in der Datei- und Dokumentenverwaltung interessierst, zögere nicht, direkt mit dem Team in Kontakt zu treten. Frag nach, wie der Bewerbungsprozess aussieht und zeig dein Interesse an der Rolle.
✨Tipp Nummer 2
Nutze Networking! Verbinde dich mit aktuellen oder ehemaligen Mitarbeitern des 86th Airlift Wing über LinkedIn oder andere Plattformen. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und vielleicht sogar eine Empfehlung aussprechen.
✨Tipp Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über die spezifischen Anforderungen der Stelle und überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die zeigen, dass du die richtige Person für den Job bist.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! Das macht es uns einfacher, deine Bewerbung zu finden und zu bearbeiten. Außerdem kannst du sicherstellen, dass alle Informationen korrekt und vollständig sind.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Assistent - Datei- & Dokumentenverwaltung (m/w/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Mach deine Bewerbung persönlich:Zeig uns, wer du bist! Verwende eine freundliche und authentische Sprache in deinem Anschreiben. Erzähl uns, warum du dich für die Stelle interessierst und was dich motiviert, Teil unseres Teams zu werden.
Lebenslauf auf den Punkt bringen:Halte deinen Lebenslauf klar und strukturiert. Betone relevante Erfahrungen und Fähigkeiten, die zu der Rolle passen. Denk daran, dass wir nach jemandem suchen, der im Bereich Dokumentenverwaltung glänzen kann!
Beweise deine Sprachkenntnisse:Da die Stelle gute Englischkenntnisse erfordert, achte darauf, dass dein Anschreiben und Lebenslauf fehlerfrei sind. Zeig uns, dass du sowohl in Deutsch als auch in Englisch kommunizieren kannst – das ist ein großer Pluspunkt für uns!
Bewerbung über unsere Website:Vergiss nicht, deine Bewerbung über unsere Website einzureichen! So stellst du sicher, dass sie direkt bei uns landet und wir sie schnell bearbeiten können. Wir freuen uns darauf, von dir zu hören!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei U.S. Air Force vorbereitet
✨Informiere dich über die Organisation
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir einen Überblick über das 86 Communications Squadron und dessen Aufgaben verschaffen. Verstehe, wie die Rolle des Assistenten in die Gesamtstruktur passt und welche spezifischen Herausforderungen es gibt.
✨Bereite Beispiele vor
Denke an konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die zeigen, wie du mit Dokumentenmanagement und FOIA-Anfragen umgegangen bist. Diese Beispiele helfen dir, deine Fähigkeiten zu demonstrieren und machen deine Antworten greifbarer.
✨Zeige deine Teamfähigkeit
Da die Stelle viel Teamarbeit erfordert, sei bereit, über deine Erfahrungen in der Zusammenarbeit mit anderen zu sprechen. Betone, wie du in einem internationalen Umfeld kommunizierst und Konflikte löst.
✨Frage nach den nächsten Schritten
Am Ende des Interviews kannst du nach dem weiteren Verlauf des Auswahlprozesses fragen. Das zeigt dein Interesse an der Position und gibt dir auch eine Vorstellung davon, wann du mit einer Rückmeldung rechnen kannst.
