Project & Billing Operations Manager (100% remote)

Über UBQ.io

UBQ.io ist ein globaler Technologie-Dienstleister, der sich der Schaffung einer nachhaltigeren, unabhängigen und gerechteren Zukunft widmet. Wir arbeiten mit globalen Unternehmen aus verschiedenen Branchen zusammen, darunter KI, Blockchain, Software, Biotechnologie und Bildung, um mutige Ideen in echte, bedeutungsvolle Lösungen zu verwandeln. Unsere Expertise umfasst Technologieberatung, Entwicklung von KI und maschinellem Lernen, Blockchain-Integration und globale Teamzusammenarbeit. Mit einem weltweiten Netzwerk von Spezialisten helfen wir Organisationen, in einer sich schnell entwickelnden digitalen Landschaft einen Schritt voraus zu sein.

Bei UBQ.io beraten wir nicht nur, wir arbeiten zusammen. Unser Engagement für Innovation, Nachhaltigkeit und soziale Verantwortung leitet alles, was wir tun, während wir unseren Kunden helfen, Technologien zu entwickeln, die Menschen, Gemeinschaften und Branchen stärken.

Über die Rolle

Wir suchen einen organisierten, kommerziell denkenden und detailorientierten Project & Billing Operations Manager, der den gesamten Lebenszyklus unserer Kundenengagements überwacht. In dieser Rolle werden Sie die Kommunikation mit den Kunden, die Projektdurchführung und die finanziellen Abläufe verbinden. Sie sind verantwortlich für die Festlegung und Schätzung von Projektbudgets, die Interaktion mit den Vertretern der Kunden bezüglich der Servicequalität und der entsprechenden Abrechnung, die Überwachung der internen Zeiterfassung und die Sicherstellung einer genauen und zeitgerechten Abrechnung.

Der ideale Kandidat gedeiht in einem schnelllebigen Dienstleistungsumfeld, verfügt über starke zwischenmenschliche Fähigkeiten für Kundeninteraktionen und bringt strenge betriebliche Disziplin mit, um abrechenbare Stunden zu verfolgen, Scope Creep zu verhindern und die Rentabilität des Projekts zu sichern.

Hauptverantwortlichkeiten

• Kundenbeziehung & Budgetschätzung
  • Als primärer Ansprechpartner für Kunden von den ersten Diskussionen über den Umfang bis zum Abschluss des Projekts fungieren.
  • Projektanforderungen sammeln, Ressourcenbedarf analysieren und umfassende Projektkostenschätzungen sowie formelle Vorschläge (Leistungsbeschreibung) erstellen.
  • Klare Zeitpläne, Liefergegenstände und Budgetobergrenzen mit den Kunden vor dem Projektstart festlegen.
  • Regelmäßige Statusupdates mit den Kunden durchführen, um sicherzustellen, dass Erwartungen, Zeitpläne und Zufriedenheit mit den Projektzielen übereinstimmen.
• Teamüberwachung & Zeiterfassungsmanagement
  • Die tägliche Teamzuweisung und den Arbeitsfortschritt überwachen, um sicherzustellen, dass die Liefergegenstände im Zeitplan bleiben.
  • Zeiterfassungsprotokolle in den internen Teams durchsetzen und sicherstellen, dass die Stunden täglich/wöchentlich korrekt gegen die richtigen Projektcodes erfasst werden.
  • Die Stundenzettel des Teams überprüfen und genehmigen, um zu verifizieren, dass die erfassten Stunden die tatsächlich geleistete Arbeit widerspiegeln.
  • Ressourcenengpässe frühzeitig identifizieren und die Projektzeitpläne oder Ressourcenzuweisungen entsprechend anpassen.
• Finanzaufsicht, Scope-Kontrolle & Abrechnung
  • Die tatsächlichen Projektkosten in Echtzeit im Vergleich zu den genehmigten Budgets verfolgen, um Überziehungen zu vermeiden.
  • Scope Creep umgehend identifizieren, Änderungsaufträge entwerfen, zusätzliches Budget mit den Kunden verhandeln und Genehmigungen einholen, bevor zusätzliche Arbeiten beginnen.
  • Erfasste abrechenbare Stunden, Ausgabenbelege und Meilensteinabschlüsse abgleichen, um monatliche/projektbasierte Abrechnungsberichte vorzubereiten.
  • Eng mit dem Buchhaltungs-/Finanzteam zusammenarbeiten, um präzise Rechnungen zu erstellen und eventuelle Abrechnungsdifferenzen mit den Kunden zu klären.
• Qualitätssicherung & kontinuierliche Verbesserung
  • Nach Projektabschluss Nachbesprechungen durchführen, um die endgültige Rentabilität mit den ursprünglichen Schätzungen zu messen.
  • Historische Zeit- und Kostendaten analysieren, um zukünftige Budgetschätzmodelle kontinuierlich zu verfeinern.
  • Hohe Kundenbindungsraten aufrechterhalten, indem proaktiv Probleme identifiziert und exzellente Servicequalität geliefert wird.

Erforderliche Qualifikationen

• Erfahrung: 3–5+ Jahre in Projektmanagement, Betriebsmanagement oder Kundenkontomanagement in einem professionellen Dienstleistungs-, Agentur-, Beratungs- oder technischen Dienstleistungsumfeld.
• Finanzielle Kenntnisse: Nachweisliche Erfahrung in der Erstellung von Projektbudgets, der Verfolgung abrechenbarer Stunden und der Verwaltung von Burn Rates/Rentabilitätsmargen.
• Softwarekenntnisse: Praktische Erfahrung mit Zeiterfassungs- und Projektmanagement-Tools sowie Rechnungssoftware.
• Kommunikation: Außergewöhnliche mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten mit nachweislicher Erfahrung in der Betreuung von hochkarätigen Kundenbeziehungen.
• Führung: Starke Teamkoordination mit der Fähigkeit, Teammitglieder zur Einhaltung von Prozessen zu bringen, ohne die Moral zu beeinträchtigen.
• Problemlösung: Starke analytische Fähigkeiten, um finanzielle Abweichungen zu erkennen, Kundenanliegen zu lösen und betriebliche Abläufe zu optimieren.