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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Organize and coordinate appointments for clinic management to ensure smooth operations.
- Arbeitgeber: Join the Universitätsmedizin Greifswald, where innovation meets tradition in healthcare.
- Mitarbeitervorteile: Enjoy attractive pay, flexible hours, and wellness programs like EGYM Wellpass.
- Warum dieser Job: Be part of a dynamic team dedicated to excellent patient care and professional growth.
- Gewünschte Qualifikationen: Completed training as an office clerk or similar, with experience in a clinical setting.
- Andere Informationen: Apply by 31.01.2025 through our online application portal.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Vollzeit | Ab sofort | Unbefristete Anstellung | Gehalt: TV-L Eingruppierung E6
Zentrum für Zahn-, Mund- & Kieferheilkunde: Zahnärztliche Prothetik, Alterszahnheilkunde & medizinische Werkstoffkunde
Ihre Aufgaben
- Organisation und Koordination von Terminen der Klinikleitung sowie der Funktionsbereiche, um einen reibungslosen Ablauf sicherzustellen
- Selbstständige Bearbeitung und Koordination administrativer Aufgaben einschließlich der Erfassung und Bearbeitung von schriftlicher und digitaler Korrespondenz
- Vor- und Nachbereitung von Sitzungen einschließlich der Protokollführung und Sicherstellung, dass alle relevanten Informationen erfasst werden
- Verwaltung organisatorischer Angelegenheiten der Mitarbeitenden der Poliklinik einschließlich der Unterstützung bei Personal- und Terminmanagement
- Administrative Unterstützung der Klinikleitung in allen Bereichen des täglichen Betriebs, insbesondere bei der Koordination von Terminen und organisatorischen Abläufen
- Verwaltung und Beschaffung von Materialien, um sicherzustellen, dass alle erforderlichen Ressourcen für die Poliklinik zur Verfügung stehen
Unsere Anforderungen
- Abgeschlossene Ausbildung als Bürokaufmann*frau oder eine vergleichbare Ausbildung
- Berufserfahrung im Kliniksektor, idealerweise im Bereich eines Chefarzt- oder Klinikleitungssekretariats
- Fundierte Kenntnisse in der Führung und Organisation eines leitenden Sekretariats mit hoher Eigenverantwortung
- Sicherer Umgang mit MS-Office-Anwendungen, Grundkenntnisse in SAP sind wünschenswert
- Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit, ein sicheres Auftreten und Freude an selbstständiger, effizienter Arbeitsweise
- Exzellente Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
Unser Angebot
Attraktive Vergütung und Zusatzleistungen: Neben der tariflichen Vergütung nach TV-L (Eingruppierung E6 abhängig von der persönlichen Qualifikation) bietet die Universitätsmedizin Greifswald attraktive Zusatzleistungen wie betriebliche Altersvorsorge und Mitarbeitendenvergünstigungen.
Fortbildungsmöglichkeiten: Es werden regelmäßig Weiterbildungs- und Schulungsprogramme angeboten, um die persönliche und berufliche Entwicklung der Mitarbeitenden zu fördern und ihnen zu helfen, auf dem neuesten Stand der Forschung und Technologie zu bleiben.
Work-Life-Balance: Die Universitätsmedizin Greifswald setzt sich für eine ausgewogene Work-Life-Balance ihrer Mitarbeitenden ein und bietet flexible Arbeitszeitmodelle sowie Programme zur Förderung von Gesundheit und Wohlbefinden wie z.B. den EGYM Wellpass, an.
Hanseatischer Standort: Greifswald ist eine charmante Universitätsstadt in Ostseenähe mit einer hohen Lebensqualität, vielfältigen kulturellen Angeboten und einer geschichtsträchtigen Umgebung für Arbeit und Freizeit.
Willkommen…
…bei der Universitätsmedizin Greifswald – dem Ort, an dem Innovation auf Tradition trifft und gemeinsam die Zukunft der Gesundheitsversorgung gestaltet wird. Wir sind stolz auf unser vielfältiges Team von Fachkräften, das sich leidenschaftlich für exzellente Patientenversorgung, Forschung und Lehre engagiert. Wenn Sie Teil eines dynamischen und inspirierenden Umfelds werden möchten, in dem Ihre Ideen und Ihr Engagement geschätzt werden, dann sind Sie bei uns genau richtig. Um den Bewerbungsprozess für Sie zu vereinfachen, bewerben Sie sich bitte bis zum 31.01.2025 ausschließlich über den „Jetzt-Bewerben“-Button in unserer Stellenanzeige.
Branchen
Gesundheit und Pflege
Informationen zur Bewerbung
Die Bewerbung ist über eine externe Plattform möglich.
Ansprechpartner für Rückfragen:
Herr Prof. Kordaß
03834867161
Bewerbung bis: 31.01.25
Arbeitsort
Universitätsmedizin Greifswald
Fleischmannstraße 8
17489 Greifswald
#J-18808-Ljbffr
Chefsekretär*in (m/w/d) Arbeitgeber: UdW GmbH
Kontaktperson:
UdW GmbH HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Chefsekretär*in (m/w/d)
✨Tip Nummer 1
Informiere dich über die spezifischen Abläufe und Strukturen in der Universitätsmedizin Greifswald. Ein gutes Verständnis der Klinikorganisation kann dir helfen, im Vorstellungsgespräch gezielte Fragen zu stellen und dein Interesse an der Position zu zeigen.
✨Tip Nummer 2
Nutze dein Netzwerk, um Informationen über die Klinik und deren Arbeitsweise zu sammeln. Vielleicht kennst du jemanden, der dort arbeitet oder gearbeitet hat. Solche Insider-Informationen können dir wertvolle Einblicke geben.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich darauf vor, deine Kommunikationsfähigkeiten zu demonstrieren. Da die Stelle eine ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit erfordert, solltest du Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung parat haben, die deine Stärken in diesem Bereich unter Beweis stellen.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Begeisterung für die Gesundheitsversorgung und die Arbeit im Kliniksektor. Deine Motivation und Leidenschaft für den Bereich können einen positiven Eindruck hinterlassen und dich von anderen Bewerbern abheben.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Chefsekretär*in (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Unterlagen vorbereiten: Stelle sicher, dass du alle relevanten Unterlagen bereit hast, einschließlich Lebenslauf, Anschreiben, Ausbildungsnachweise und gegebenenfalls Empfehlungsschreiben. Achte darauf, dass dein Lebenslauf klar strukturiert und auf die Anforderungen der Stelle zugeschnitten ist.
Anschreiben verfassen: Verfasse ein individuelles Anschreiben, in dem du deine Motivation für die Stelle als Chefsekretär*in darlegst. Betone deine Erfahrungen im Kliniksektor und deine Fähigkeiten in der Organisation und Koordination von administrativen Aufgaben.
Auf die Anforderungen eingehen: Gehe in deiner Bewerbung gezielt auf die Anforderungen der Stellenanzeige ein. Hebe deine fundierten Kenntnisse in MS-Office-Anwendungen und deine Kommunikationsfähigkeit hervor, um zu zeigen, dass du die ideale Besetzung für die Position bist.
Bewerbung einreichen: Reiche deine Bewerbung ausschließlich über den 'Jetzt-Bewerben'-Button in der Stellenanzeige ein. Achte darauf, dass alle Dokumente vollständig und korrekt sind, bevor du die Bewerbung absendest.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei UdW GmbH vorbereitest
✨Bereite dich auf die Aufgaben vor
Mach dir Gedanken über die spezifischen Aufgaben, die in der Stellenbeschreibung erwähnt werden. Überlege, wie du deine Erfahrungen und Fähigkeiten in der Organisation und Koordination von Terminen sowie in der Bearbeitung administrativer Aufgaben präsentieren kannst.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
Da die Rolle eine ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit erfordert, solltest du während des Interviews klar und präzise sprechen. Bereite Beispiele vor, die deine Fähigkeit zur effektiven Kommunikation und Zusammenarbeit mit verschiedenen Abteilungen zeigen.
✨Kenntnisse in MS-Office und SAP betonen
Stelle sicher, dass du deine Kenntnisse in MS-Office-Anwendungen hervorhebst und eventuell auch Grundkenntnisse in SAP erwähnst. Bereite dich darauf vor, konkrete Beispiele zu geben, wie du diese Tools in der Vergangenheit genutzt hast.
✨Fragen zur Unternehmenskultur stellen
Informiere dich über die Universitätsmedizin Greifswald und stelle Fragen zur Unternehmenskultur und den Fortbildungsmöglichkeiten. Dies zeigt dein Interesse an der Position und dass du langfristig Teil des Teams werden möchtest.
