Koordinator:in Terminmanagement & Patientenkommunikation (m/w/d)

Du telefonierst gern und bleibst dran, bis eine Sache erledigt ist? Dann ist das hier vielleicht Deine Rolle. Im Backoffice unserer Praxen sorgst Du dafür, dass Termine zustande kommen, eingehalten werden und nicht ungenutzt verfallen — für Erwachsene bei MEINDENTIST und für Kinder und Jugendliche bei KINDERDENTIST. Wenn ein Termin ausfällt, bleibt ein Behandlungsplatz leer, den andere Patient:innen dringend gebraucht hätten. Genau hier setzt Deine Arbeit an: Du sorgst dafür, dass Termine zustande kommen, eingehalten werden und nicht ungenutzt verfallen. Du erinnerst aktiv an Termine, fasst Heil- und Kostenpläne nach und besetzt freigewordene Zeiten neu. Du arbeitest im Backoffice, nicht am Empfang — konzentriert, telefonisch und schriftlich im direkten Kontakt mit Patient:innen und Eltern. Zuständig bist Du für beide Praxen am Standort: für Erwachsene bei MEINDENTIST und für Kinder und Jugendliche bei KINDERDENTIST. Telefonzentrale und Backoffice sind gemeinsam organisiert. Du erkennst, wo etwas hakt, und gehst von Dir aus hinterher, statt auf Anweisungen zu warten.

Deine Aufgaben:

• Aktive telefonische Terminerinnerungen, besonders bei längeren und aufwendigeren Behandlungen
• Nachfassen bei ausgefallenen Terminen: Ursache klären, Ersatztermin vereinbaren, Vorgang dokumentieren
• Nachfassen von Heil- und Kostenplänen — Du bleibst dran, bis eine Entscheidung getroffen ist
• Kurzfristig frei gewordene Termine neu besetzen, etwa über Warteliste oder Hochbestellen
• Bearbeitung von Nachrichten und Anfragen (E-Mail, Online-Buchungen) sowie Tickets aus unserem KI-gestützten Telefonsystem Praxipal, inklusive der daraus entstehenden Rückrufe
• Pflege der Patientendaten im Praxisverwaltungssystem, einschließlich der No-Show-Einträge
• Verwaltung des Terminplans: Planung, Bestätigung und Nachverfolgung von Terminausfällen

Dein Profil:

• Erfahrung im telefonischen Kunden- oder Patientenkontakt — aus einer Praxis, dem Kundenservice, dem Vertriebsinnendienst oder einem vergleichbaren Umfeld
• Du telefonierst gern und findest auch dann einen guten Ton, wenn Du unangenehme Themen ansprechen musst
• Du bleibst dran: Ein offener Heil- und Kostenplan oder ein unbesetzter Termin ist für Dich eine Aufgabe, kein Wartezustand
• Du erkennst selbst, was zu tun ist, und stimmst Dich ab, statt auf Zuruf zu arbeiten
• Sorgfalt bei der Dokumentation — was Du tust, ist im System nachvollziehbar
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Eine Ausbildung als ZFA oder MFA ist willkommen, aber keine Voraussetzung. Wir schulen Dich in allem, was Du fachlich brauchst.

Deine Perspektive:

• Faires Festgehalt plus Bonus: Ein Teil Deiner Vergütung hängt an Kennzahlen, die Du selbst beeinflusst — etwa daran, wie viele Termine wahrgenommen und wie viele Heil- und Kostenpläne umgesetzt werden.
• Die Ziele beruhen auf unseren tatsächlichen Werten aus dem Praxisalltag, nicht auf Wunschzahlen: Wir wissen, was erreichbar ist und was ambitioniert ist, und legen die Schwellen entsprechend fest.
• Eine Rolle, die es so bisher nicht gab: Du baust sie mit auf und bringst eigene Ideen ein.
• Wir investieren in Deine Zukunft: Kostenübernahme bei Fort- und Weiterbildungen, interne Trainings und kostenfreie Lernplattform.
• Work-Life-Balance statt Dauerstress: minutengenaue digitale Zeiterfassung, strukturierte Arbeitsabläufe und keine Dienste am Wochenende.
• 28 Urlaubstage, Heiligabend und Silvester arbeitsfrei.
• Digitale Praxis: Tablet-Anamnese, Online-Terminbuchung und KI-gestützte Telefonie gehören bei uns zum Standard.
• Weitere Benefits: Mitarbeiter-Rabattportal, Geburtstagsgutscheine, Teamevents, Intranet als App.

Digitale Zeiterfassung, klar strukturierte Praxisabläufe und keine Dienste am Wochenende, Spätschichtzulage für ZFA/ZMP. Moderne Ausstattung. Moderne Praxen mit Intraoralscanner, Lachgas, digitalem Röntgen, DVT und Tablet-Anamnese. Wertvolle Zuschüsse: BVG-Firmenticket, Mitarbeiter-Rabattportal, Geburtstagsgutscheine. Weiterbildung: Kostenübernahme bei Fort- und Weiterbildungen, interne Trainings und kostenfreie Lernplattform. Spaß im Team: Intranet, Sommerfeste, Weihnachtsfeier, Gewinnspiele, Firmenlauf u.v.m. Mitgestaltung: Intranet, Möglichkeiten zur aktiven Mitgestaltung wie Social Media, QM oder Material-Gremien.