Teamassistenz Office Management (m/w/d) in Bielefeld

Wer wir sind

Wir sind u+i interact. Ein Team aus kreativen Köpfen, das vorwärts plant und um Ecken denkt. Dabei machen wir uns wenig aus Hierarchien, aber umso mehr aus guten Ideen und kundenorientiertem Vorgehen.

Wir arbeiten an starken digitalen Lösungen sowie Vertriebs- und Geschäftsmodellen für Kunden aus der freien Wirtschaft wie Windmöller & Hölscher, Bette, Dr. Oetker oder New Flag. Aber auch Non-Profit-Organisationen wie Bethel und die Bertelsmann Stiftung zählen zu unserem Portfolio.

Wir suchen nach einer Teamassistenz Office Management (m/w/d) um unseren People + Administration Bereich zu unterstützen.

Deine Aufgaben

• Office Management: Du verantwortest unseren Empfang, die Hausverwaltung, Versicherungen und weitere organisatorische Themen.
• Kommunikation: Du kommunizierst eigenständig mit Geschäftspartner+innen, Lieferant+innen und Dienstleister+innen. Verhandlungen: Du stimmst Vertragsfragen, Leistungen und Beschwerden sicher und lösungsorientiert ab.
• Gästebetreuung: Du empfängst und bewirtest Gäste und Kund+innen freundlich und professionell. Du bereitest Termine und Workshops vor, koordinierst die Umsetzung und kümmerst dich um die Nachbereitung.
• Administrative Unterstützung: Du unterstützt das Team bei Rechnungen, Ausschreibungsunterlagen und weiteren organisatorischen Aufgaben.
• Prozessentwicklung: Du optimierst und entwickelst interne Abläufe und Tools im Office Management weiter.
• Events: Du planst und organisierst interne Events und Aktionen.
• Budget: Du verantwortest die Budgets für deine Themenbereiche und behältst Ausgaben und Planungen im Blick.

Dein Profil

• Erfahrung: Du hast eine kaufmännische Ausbildung und Erfahrung in der Teamassistenz, im Office Management, in der Assistenz der Geschäftsführung oder in einer vergleichbaren Rolle.
• Organisation: Du arbeitest strukturiert, selbstständig und zuverlässig – auch wenn mehrere Themen gleichzeitig laufen.
• Kommunikation: Du kommunizierst klar, freundlich und verbindlich mit Kolleg+innen, Kund+innen, Lieferant+innen und Dienstleister+innen.
• Souveränität: Du trittst sicher auf und bleibst auch in anspruchsvollen Situationen lösungsorientiert.
• Kaufmännisches Verständnis: Du arbeitest sorgfältig mit Rechnungen, Budgets und Fristen
• Digitale Sicherheit + KI-Affinität: Du gehst sicher mit gängigen Office- und digitalen Organisationstools um und nutzt dabei unsere KI-Anwendungen

Wir haben auch einiges zu bieten

@harmony: Body + mind support Alles für dein Wohlbefinden: von Fitness über JobRad bis zu digitalen Sessions für Mental Health & Co. Optional, aber immer verfügbar.

@exchange: Open mind, open spaces Offene Kultur, ehrlicher Austausch, flache Hierarchien. Wir bleiben neugierig und sprechen miteinander, nicht übereinander.

@flow: Flexible working time Arbeitszeit so, wie’s zu deinem Leben passt: Kernarbeitszeit, Vollzeit/Teilzeit, Vier- oder Fünf-Tage-Woche, dein Arbeitszeitmodell ist dabei nie im Stein gemeißelt. Bei kranken Kindern supporten wir mit Sonderurlaub.

@team: People to steal horses with Ein Team, das zusammenhält. Mit Events, Feiern und echten Freundschaften.

@numbers: Your extra money On top: Zuschüsse für KiTa, Altersvorsorge, Jobticket, VWL + Prämien für erfolgreiche Empfehlungen

HAST DU FRAGEN ZU DIESEM JOB ODER ZU UNS?

Für Fragen wende dich gerne an die hello@uandi.com. Unser HR-Team wird sich dann schnellstmöglich bei dir melden.