Personal Assistant

Wer sind wir? Die UK Mission bei den Vereinten Nationen (UN) und der Welthandelsorganisation (WTO) vertritt die Interessen und Politiken des Vereinigten Königreichs in internationalen Organisationen in Genf und sucht nun einen gemeinsamen persönlichen Assistenten für die Wirtschafts- und Global Health Botschafter.

Rollen und Verantwortlichkeiten:

• Verwaltung der Zeitpläne beider Botschafter und Bereitstellung logistischer Unterstützung, einschließlich der Organisation von Meetings, Reisen und Veranstaltungen;
• Leitung der Auslandsbesuchsprogramme der Botschafter, Zusammenarbeit mit Abteilungen und Posten im FCDO-Netzwerk sowie mit relevanten multilateralen Organisationen (z. B. Global Fund, Gavi), um Programme und eine Kommunikationsstrategie zu etablieren, die mit den Prioritäten des Vereinigten Königreichs übereinstimmen;
• Vertretung der Büros der Botschafter und Bereitstellung eines effektiven Kommunikationskanals durch Engagement mit hochrangigen Interessengruppen, Ministerbüros, UN- und multilateralen Agenturen sowie Regierungsbeamten, um klare Botschaften im Namen der Botschafter zu übermitteln;
• Beauftragung und Koordination von Briefings zur Vorbereitung auf Meetings mit internationalen Interessengruppen;
• Unterstützung bei der Verwaltung der Social-Media-Inhalte der Botschafter und gelegentliche Unterstützung des Kommunikationsteams, wenn erforderlich;
• Unterstützung bei Logistik und administrativer Unterstützung für die breiteren Wirtschafts- und Gesundheitsteams, wo nötig;
• Organisation von Veranstaltungen, einschließlich offizieller Mittagessen und Abendessen sowie eingehender Besuche, Begrüßung von Besuchern der Mission in Zusammenarbeit mit dem Team für Besuche und Veranstaltungen;
• Management und Aufsicht über die Budgets der Botschafter;
• Verwaltung von Informationen, einschließlich der Dokumentation, Aktenverwaltung, Pflege von Kontaktdatenbanken und Aktualisierung von Planungsdokumenten;
• Beitrag als Teil eines größeren Teams, einschließlich der Vertretung für leitende Mitglieder der UK Mission, wie den ständigen Vertreter bei der UN und WTO.

Unser idealer Kandidat zeigt:

• Beherrschung der englischen Sprache, sowohl schriftlich als auch mündlich, mindestens C1-Niveau gemäß dem CEFR-Rahmen oder gleichwertig;
• Mindestens 2 Jahre relevante Berufserfahrung in der Verwaltung komplexer Zeitpläne mit konkurrierenden Prioritäten, idealerweise in der Unterstützung hochrangiger Interessengruppen;
• Starke schriftliche Kommunikationsfähigkeiten, einschließlich der Erstellung klarer und prägnanter Korrespondenz oder Briefingmaterialien;
• Exzellente organisatorische Fähigkeiten und Zeitmanagementfähigkeiten mit starkem Augenmerk auf Details;
• Starke zwischenmenschliche und Kommunikationsfähigkeiten mit der Fähigkeit, effektive Arbeitsbeziehungen auf allen Ebenen aufzubauen;
• Flexibilität, Belastbarkeit unter Druck, mit nachweislicher Erfolgsbilanz bei der Erbringung von Ergebnissen auf hohem Niveau innerhalb strenger Fristen;
• Vertrautheit mit der Arbeit auf Social-Media-Plattformen und Erfahrung in der Erstellung kreativer Inhalte;
• Exzellente IT-Kenntnisse (Microsoft Office Word, Outlook).

Schön zu haben:

• Erfahrung in der Unterstützung der Unternehmensführung (z. B. in einem privaten Büro oder ähnlichem Umfeld);
• Praktische Kenntnisse der französischen Sprache;
• Erfahrung in der Arbeit mit/bei Regierungs- oder internationalen Organisationen;
• Erfahrung in einem multilateralen Umfeld.

Sonstige Vorteile und Beschäftigungsbedingungen: Alle Bewerber sollten die Erlaubnis haben, in der Schweiz zu leben und zu arbeiten. Bewerber, die das Recht haben, in Genf zu leben und zu arbeiten und kein Visum benötigen, sind: Staatsangehörige des Vereinigten Königreichs, der Europäischen Union und EFTA sowie Staatsangehörige von: Brunei Darussalam, Japan, Malaysia, Neuseeland, Fürstentum Andorra, Fürstentum Monaco, San Marino, Singapur und Vatikan – diese Bewerber sind berechtigt, in der Schweiz zu leben und zu arbeiten, solange sie einen gültigen Reisepass besitzen, der mindestens 12 Monate gültig ist. Alle anderen Bewerber müssen die Erlaubnis haben, in der Schweiz zu leben und zu arbeiten.

Lernen & Entwicklung: Die UK Mission Genf legt großen Wert auf Lernen und Entwicklung und bietet jedem einzelnen Beamten maßgeschneiderte Schulungen an, die auf ihre Rolle und Bedürfnisse zugeschnitten sind. In dieser Rolle können Sie besonders von Lern- und Entwicklungsmöglichkeiten profitieren, die Sie dabei unterstützen, Ihre Fähigkeiten in Bereichen wie digitalem Inhalt und Kommunikation zu entwickeln. Die UK Mission bietet auch eine großzügige jährliche Zulage für L&D für alle Mitarbeiter. Die Qualität der Kollegen und die Breite der Mission bieten Raum für persönliches Wachstum. Sie haben auch die Möglichkeit, das Unternehmensleben einer geschäftigen diplomatischen Mission zu verstehen und dazu beizutragen.