Personal Assistant

Wer sind wir? Die UK Mission bei den Vereinten Nationen (UN) und der Welthandelsorganisation (WTO) vertritt die Interessen und Politiken des Vereinigten Königreichs in internationalen Organisationen in Genf und sucht nun einen gemeinsamen Personal Assistant für die Wirtschafts- und Global Health Botschafter.

Dies ist eine einzigartige Gelegenheit, im Herzen des internationalen Engagements des Vereinigten Königreichs zu arbeiten, indem Sie zwei hochrangige Botschafter in einem dynamischen und hochkarätigen diplomatischen Umfeld unterstützen und mit globalen Partnern, einschließlich der Vereinten Nationen, multilateralen Organisationen und Regierungsvertretern, interagieren.

Die UK Mission in Genf priorisiert Würde und Respekt am Arbeitsplatz. Wir schätzen Respekt, Inklusivität, Empowerment, Teamarbeit und Freundlichkeit.

Hauptzweck der Stelle: Als Personal Assistant spielen Sie eine Schlüsselrolle bei der Unterstützung der Wirtschafts- und Global Health Botschafter bei der Durchführung ihrer repräsentativen und politischen Arbeit, einschließlich öffentlicher Kommunikation, und bieten bei Bedarf umfassende administrative Unterstützung für die Wirtschafts- und Gesundheitsteams.

Diese dynamische und abwechslungsreiche Rolle erfordert ausgezeichnetes Urteilsvermögen, Organisation und die Fähigkeit, konkurrierende Prioritäten in einem schnelllebigen Umfeld zu managen.

Aufgaben und Verantwortlichkeiten:

• Verwaltung der Zeitpläne beider Botschafter und Bereitstellung logistischer Unterstützung, einschließlich der Organisation von Meetings, Reisen und Veranstaltungen;
• Leitung der Auslandsbesuchsprogramme der Botschafter, Zusammenarbeit mit Abteilungen und Posten im gesamten FCDO-Netzwerk sowie mit relevanten multilateralen Organisationen (z.B. Global Fund, Gavi), um Programme und eine Kommunikationsstrategie im Einklang mit den Prioritäten des Vereinigten Königreichs zu etablieren;
• Vertretung der Büros der Botschafter und Bereitstellung eines effektiven Kommunikationskanals durch Interaktion mit hochrangigen Interessengruppen, Ministerbüros, UN- und multilateralen Agenturen sowie Regierungsbeamten, um klare Botschaften im Namen der Botschafter zu übermitteln;
• Beauftragung und Koordination von Briefings zur Vorbereitung auf Meetings mit internationalen Interessengruppen;
• Unterstützung bei der Verwaltung der Social-Media-Inhalte der Botschafter und gelegentliche Unterstützung des Kommunikationsteams, wenn erforderlich;
• Unterstützung bei Logistik und administrativer Unterstützung für die breiteren Wirtschafts- und Gesundheitsteams, wo nötig;
• Organisation von Veranstaltungen, einschließlich offizieller Mittagessen und Abendessen sowie eingehender Besuche, und Begrüßung von Besuchern in der Mission, in Abstimmung mit dem Team für Besuche und Veranstaltungen;
• Management und Aufsicht über die Budgets der Botschafter;
• Verwaltung von Informationen, einschließlich der Dokumentation, Aktenverwaltung, Pflege von Kontaktdatenbanken und Aktualisierung von Planungsdokumenten;
• Beitrag als Teil eines größeren Teams, einschließlich der Vertretung für hochrangige Mitglieder der UK Mission wie den ständigen Vertreter bei der UN und WTO.

Unser idealer Kandidat zeigt:

• Beherrschung der englischen Sprache, sowohl schriftlich als auch mündlich, mindestens C1-Niveau gemäß dem CEFR-Rahmen oder gleichwertig;
• Mindestens 2 Jahre relevante Berufserfahrung in der Verwaltung komplexer Zeitpläne mit konkurrierenden Prioritäten, idealerweise zur Unterstützung hochrangiger Interessengruppen;
• Starke schriftliche Kommunikationsfähigkeiten, einschließlich der Erstellung klarer und prägnanter Korrespondenz oder Briefingmaterialien;
• Exzellente organisatorische Fähigkeiten und Zeitmanagementfähigkeiten mit starkem Augenmerk auf Details;
• Starke zwischenmenschliche und Kommunikationsfähigkeiten mit der Fähigkeit, effektive Arbeitsbeziehungen auf allen Ebenen aufzubauen;
• Flexibilität, Belastbarkeit unter Druck und eine nachgewiesene Erfolgsbilanz bei der Erbringung von Ergebnissen auf hohem Niveau innerhalb strenger Fristen;
• Vertrautheit mit der Arbeit auf Social-Media-Plattformen und Erfahrung in der Erstellung kreativer Inhalte;
• Exzellente IT-Kenntnisse (Microsoft Office Word, Outlook).

Schön zu haben:

• Erfahrung in der Unterstützung der Unternehmensführung (z.B. in einem Privatbüro oder ähnlichem Umfeld);
• Grundkenntnisse in Französisch;
• Erfahrung in der Arbeit mit/bei Regierungs- oder internationalen Organisationen;
• Erfahrung in einem multilateralen Umfeld.

Weitere Vorteile und Beschäftigungsbedingungen:

Alle Bewerber sollten die Erlaubnis haben, in der Schweiz zu leben und zu arbeiten. Bewerber, die das Recht haben, in Genf zu leben und zu arbeiten und kein Visum benötigen, sind: Staatsangehörige des Vereinigten Königreichs, der Europäischen Union und EFTA sowie Staatsangehörige von: Brunei Darussalam, Japan, Malaysia, Neuseeland, Fürstentum Andorra, Fürstentum Monaco, San Marino, Singapur und Vatikan - diese Bewerber sind berechtigt, in der Schweiz zu leben und zu arbeiten, solange sie einen gültigen Reisepass besitzen, der mindestens 12 Monate gültig ist. Alle anderen Bewerber müssen die Erlaubnis haben, in der Schweiz zu leben und zu arbeiten.

Lernen & Entwicklung: Die UK Mission Genf legt großen Wert auf Lernen und Entwicklung und bietet jedem einzelnen Mitarbeiter maßgeschneiderte Schulungen an, die auf ihre Rolle und Bedürfnisse zugeschnitten sind. In dieser Rolle können Sie besonders von Lern- und Entwicklungsmöglichkeiten profitieren, die Sie dabei unterstützen, Ihre Fähigkeiten in Bereichen wie digitalem Inhalt und Kommunikation zu entwickeln. Die UK Mission bietet auch eine großzügige jährliche Zulage für L&D für alle Mitarbeiter an. Die Qualität der Kollegen und die Breite der Mission bieten Raum für persönliches Wachstum. Sie werden auch die Möglichkeit haben, das Unternehmensleben einer geschäftigen diplomatischen Mission zu verstehen und dazu beizutragen.

Zusätzliche Informationen: Das Startdatum ist ein indikatives Zielstartdatum. Bitte beachten Sie, dass die Frist für Bewerbungen um 23:55 Uhr am 05. Juni 2026 endet. Wir empfehlen Ihnen, genügend Zeit einzuplanen, um Ihre vollständige Bewerbung abzuschließen und einzureichen, da nur Bewerbungen, die vor der Frist vollständig abgeschlossen und eingereicht wurden, berücksichtigt werden. Bitte beachten Sie, dass die Frist für die Einreichung von Bewerbungen als die Zeitzone des Landes betrachtet wird, in dem die Stelle ausgeschrieben wurde. Interviews werden remote (über Microsoft Teams) durchgeführt. Bitte beachten Sie, dass die UK Mission keine Kosten während des Rekrutierungs- und Auswahlprozesses, Sicherheitsüberprüfungen oder die mit einer möglichen Stellenangebot verbundenen Umzugskosten übernehmen kann.