Visits & Events Officer

Wer sind wir? Die UK Mission bei der UN & WTO in Genf vertritt die Interessen und Politiken des Vereinigten Königreichs bei vielen internationalen Organisationen in Genf und sucht einen hochmotivierten Visits & Events Officer.

Die UK Mission in Genf priorisiert Würde und Respekt am Arbeitsplatz. Wir schätzen Respekt, Inklusivität, Empowerment, Teamarbeit und Freundlichkeit.

Dies ist eine engagierte Rolle im Herzen der Arbeit der Mission, die im Kommunikationsteam angesiedelt ist. Sie sind verantwortlich für die Koordination des Programms von Besuchen in Genf durch hochrangige britische Besucher, einschließlich Minister, Mitglieder des Parlaments, hochrangige Beamte und andere VIPs, zur Unterstützung der multilateralen Ziele des Vereinigten Königreichs.

Sie unterstützen auch die Planung und Durchführung eines umfangreichen Programms offizieller Veranstaltungen für den Botschafter und das Senior Leadership Team, einschließlich Empfängen, Podiumsdiskussionen und politikfokussierten Engagements. Die Rolle erfordert eine Zusammenarbeit über die Mission hinweg, um starke Beziehungen zu politischen Teams, der Führungsebene, dem Wohnsitz und den Unternehmensdiensten aufzubauen, um sicherzustellen, dass Besuche und Veranstaltungen professionell durchgeführt werden und mit den Prioritäten des Vereinigten Königreichs übereinstimmen.

Besuche und Veranstaltungen sind ein wichtiges Instrument des Einflusses innerhalb des multilateralen Systems, und die Rolle spielt eine zentrale Rolle dabei, sicherzustellen, dass sie wirkungsvoll und gut koordiniert sind. Sie werden auch starke, effektive Beziehungen zu einer Vielzahl externer Interessengruppen aufbauen und pflegen, einschließlich internationaler Organisationen, anderer ständiger Missionen, Protokollpartner und Partner in Genf und London.

Die erfolgreiche Durchführung von Besuchen und Veranstaltungen hängt von der Verwaltung eines breiten Netzwerks von Partnern ab, was starke Fähigkeiten im Beziehungsmanagement, gesundes Urteilsvermögen und Diskretion erfordert.

Was beinhaltet diese Stelle?

• Hochkarätige Besuche: Koordinieren Sie Besuche in Genf durch Minister, hochrangige Beamte und andere VIPs. Führen Sie ausgewählte Besuche von Anfang bis Ende durch, indem Sie Unterkunft, Transport, Akkreditierung und Sicherheit organisieren. Arbeiten Sie eng mit den politischen Teams zusammen, um sinnvolle Programme zu erstellen, Meetings zu planen und Veranstaltungsorte zu sichern. Arbeiten Sie mit dem Transport- und Logistikteam zusammen, um Ankünfte und Abreisen zu verwalten und Besucher während ihres Zeitplans zu begleiten, um sicherzustellen, dass alles reibungslos verläuft.
• Offizielle Veranstaltungen: Planen und führen Sie eine Vielzahl offizieller Veranstaltungen mit dem Botschafter und seinem Privatbüro durch (von Empfängen und Podiumsdiskussionen bis hin zu politikfokussierten Zusammenkünften). Organisieren Sie die Gastfreundschaft im britischen Wohnsitz, der Mission und externen Veranstaltungsorten. Bereiten Sie Gästelisten vor, versenden Sie Einladungen und koordinieren Sie alle wohnsitzbezogenen Veranstaltungen mit dem Team des Wohnsitzes. Halten Sie den Veranstaltungskalender aktuell und nehmen Sie an wöchentlichen Planungssitzungen teil. Bieten Sie praktische Unterstützung während der Veranstaltungen, begrüßen Sie Gäste, verwalten Sie kurzfristige Änderungen und kommunizieren Sie direkt mit den Kontakten des Botschafters. Leiten Sie die Durchführung der jährlichen Hauptveranstaltung der Mission, der King's Birthday Party (KBP). Arbeiten Sie mit dem Team des Wohnsitzes zusammen, um die Veranstaltungsprozesse zu stärken und eine durchgehend hohe Qualität und ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis sicherzustellen.
• Programmkoordination: Behalten Sie alle bevorstehenden Besuche und Veranstaltungen im Auge, um der Mission zu helfen, effektiv zu priorisieren und Terminüberschneidungen zu vermeiden. Beraten Sie Kollegen bei der Gestaltung von Besuchs- und Veranstaltungsanträgen, die die Ziele des Vereinigten Königreichs im multilateralen System unterstützen.

Wesentliche Qualifikationen, Fähigkeiten und Erfahrungen:

• Ausgezeichnete Beherrschung der gesprochenen und geschriebenen englischen Sprache (mindestens C1-Niveau gemäß CEFR).
• Solide Erfahrung im Eventmanagement oder in einer verwandten Rolle (mindestens 3 Jahre Erfahrung).
• Qualifikation in Kommunikation, Eventmanagement, Betriebswirtschaft, Gastgewerbe oder einem verwandten Bereich.
• Nachgewiesene Fähigkeit, Softwaretools effektiv zu nutzen, einschließlich Microsoft 365 Suite (Excel, Planner) für die Veranstaltungsplanung und -verfolgung sowie Eventmanagement-Plattformen (z.B. Zkipster).
• Starke Detailgenauigkeit mit der Fähigkeit, genaue und qualitativ hochwertige Arbeit zu liefern.
• Effektive Zeitmanagementfähigkeiten mit der Fähigkeit, Verantwortlichkeiten zu planen und zu priorisieren.
• Vertrauen im Umgang mit Kollegen und externen Kontakten auf allen Ebenen, einschließlich hochrangiger Stakeholder.
• Flexibilität und Anpassungsfähigkeit als Reaktion auf sich ändernde Prioritäten.
• Nachgewiesene Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu verwalten und Ergebnisse zügig zu liefern.

Wünschenswerte Qualifikationen, Fähigkeiten und Erfahrungen:

• Schriftliche und gesprochene Französischkenntnisse (mindestens B1-Niveau gemäß CEFR).
• Ein Interesse an multilateraler Diplomatie.
• Kenntnisse der britischen Kultur oder Soft Power.
• Erfahrung in einer anderen Mission oder internationalen Organisation.

Erforderliche Verhaltensweisen: Veränderung und Verbesserung, zügige Lieferung, Qualitätsmanagement, Zusammenarbeit.

Bewerbungsschluss: 10. Juni 2026 (23:55 Genfer Zeit)

Wichtiger Hinweis: Wir akzeptieren Bewerbungen nur über unsere Software. Wir akzeptieren keine Lebensläufe. Um sich zu bewerben, gehen Sie bitte zu Grade Administrative Officer (AO).

Art der Position: Vollzeit, unbefristet. Arbeitsstunden pro Woche: 40. Land: Schweiz. Standort (Stadt): UK Mission zum Büro der Vereinten Nationen, Genf. Art der Post: UK Delegation. Anzahl der Stellen: 1. Startdatum: 1. August 2026.

Weitere Vorteile und Beschäftigungsbedingungen: Alle Bewerber sollten die Erlaubnis haben, in der Schweiz zu leben und zu arbeiten. Bewerber, die das Recht haben, in Genf zu leben und zu arbeiten und kein Visum benötigen, sind: Staatsangehörige des Vereinigten Königreichs, der Europäischen Union und EFTA sowie Staatsangehörige von: Brunei Darussalam, Japan, Malaysia, Neuseeland, Fürstentum Andorra, Fürstentum Monaco, San Marino, Singapur und Vatikan - diese Bewerber sind berechtigt, in der Schweiz zu leben und zu arbeiten, solange sie einen gültigen Reisepass besitzen, der mindestens 12 Monate gültig ist. Alle anderen Bewerber müssen die Erlaubnis haben, in der Schweiz zu leben und zu arbeiten. Wenn der erfolgreiche Bewerber keinen gültigen Schweizer Arbeitsgenehmigung oder Schweizer Staatsangehörigkeit hat, muss er ausschließlich für die UK Mission in Genf arbeiten.

Lernen & Entwicklung: Die UK Mission hat eine starke Lern- und Entwicklungskultur und legt großen Wert auf die Weiterbildung ihrer Mitarbeiter, mit sowohl formellen als auch informellen Schulungs- und Entwicklungsmöglichkeiten für alle Mitarbeiter und Praktikanten, entsprechend einem personalisierten Entwicklungsplan. Dieses Lern- und Entwicklungsangebot wird vom L&D-Ausschuss der Mission erleichtert und vom L&D-Champion unterstützt. Wir werden mit Ihnen zusammenarbeiten, um relevante Möglichkeiten zu identifizieren - einschließlich Kursen und Job-Shadowing - je nach Ihren Bedürfnissen und Interessen.

Zusätzliche Informationen: Bitte beachten Sie, dass die Frist für Bewerbungen um 23:55 Uhr am oben genannten Datum endet. Wir empfehlen Ihnen, genügend Zeit einzuplanen, um Ihre vollständige Bewerbung abzuschließen und einzureichen, da nur Bewerbungen, die vor der Frist vollständig abgeschlossen und eingereicht wurden, berücksichtigt werden. Bitte beachten Sie, dass die Frist für die Einreichung von Bewerbungen als die Zeitzone des Landes betrachtet wird, in dem die Stelle ausgeschrieben wurde. Bitte beachten Sie, dass die UK Mission keine Kosten während des Rekrutierungs- und Auswahlprozesses, Sicherheitsüberprüfungen oder die mit einer möglichen Stellenangebote verbundenen Umzugskosten unterstützen kann.