Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere und optimiere administrative Prozesse, unterstütze bei Veranstaltungen und koordiniere Termine.
- Unternehmen: Medizinische Fakultät der Universität Münster – ein Top-Standort für innovative Lehre.
- Vorteile: Attraktive Vergütung, betriebliche Altersvorsorge und flexible Arbeitszeiten.
- Weitere Informationen: Flache Hierarchien und ein Team, das sich auf deine Unterstützung freut.
- Warum dieser Job: Werde das organisatorische Herzstück eines dynamischen Teams und gestalte die Zukunft der Ausbildung.
- Qualifikationen: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und Interesse an digitalen Tools.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 40000 - 55000 € pro Jahr.
Befristet auf 2 Jahre | In Teilzeit mit 19,25 Wochenstunden | Vergütung nach TV-L | Institut für Ausbildung und Studienangelegenheiten (IfAS) der Medizinischen Fakultät der Universität Münster.
Wir suchen das organisatorische Herzstück unseres Instituts und die strategische rechte Hand unserer Institutsleitung.
- Organisationstalent: Sie strukturieren und optimieren unsere administrativen Prozesse und behalten auch bei komplexen Projekten den Überblick.
- Kommunikationsprofi: Sie sind die zentrale Schnittstelle innerhalb des Teams und für externe Partner – souverän, freundlich und lösungsorientiert.
- Event-Lead: Sie unterstützen uns bei der Planung und Durchführung von Terminen, Veranstaltungen und Empfängen.
- Strategie-Support: Sie entlasten die Institutsleitung im Tagesgeschäft, koordinieren Termine und begleiten administrative Verfahren (z. B. in Zusammenarbeit mit der Auftragsverwaltung des UKM).
Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation. Eigenverantwortliches Arbeiten und das Vorantreiben von Aufgaben werden favorisiert. Interesse an papierlosem Arbeiten und modernen Prozessen – digitale Tools (MS 365) sind das tägliche Werkzeug. Sichere Kommunikation in Wort und Schrift. Idealerweise sind schon Erfahrung im universitären und/oder medizinischen Umfeld vorhanden.
Impact: Arbeit an einer der Top-Fakultäten Deutschlands.
Flexibilität: Offene Arbeitsatmosphäre mit Raum für Eigeninitiative.
Sicherheit & Benefits: Attraktive Vergütung nach TV-L, betriebliche Altersvorsorge sowie die Vorzüge eines der größten Arbeitgeber der Stadt (z. B. Jobticket, Fortbildungen).
Teamspirit: Kurze Wege, flache Hierarchien und ein Team, das sich auf neue Unterstützung freut.
Chancengleichheit ist Bestandteil unserer Personalpolitik. Das UKM unterstützt die Vereinbarkeit von Beruf und Familie und ist seit 2010 als familienbewusstes Unternehmen zertifiziert. Es besteht grundsätzlich die Möglichkeit der Teilzeitbeschäftigung. In Bereichen, in denen Frauen unterrepräsentiert sind, werden sie im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt berücksichtigt. Schwerbehinderte werden bei gleicher Eignung im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften ebenfalls bevorzugt. Aufgrund der gesetzlichen Vorgaben gemäß Masernschutzgesetz, ist eine Tätigkeit bei uns nur mit vollständigem Impfschutz gegen Masern möglich.
Office Manager / Assistenz der Institutsleitung (gn*) Arbeitgeber: UK Muenster
Das Institut für Ausbildung und Studienangelegenheiten (IfAS) der Medizinischen Fakultät der Universität Münster bietet eine herausragende Arbeitsumgebung, die durch eine offene und flexible Kultur geprägt ist. Als Teil eines der größten Arbeitgeber der Stadt profitieren Sie von attraktiven Vergütungen nach TV-L, einer betrieblichen Altersvorsorge sowie vielfältigen Fortbildungsmöglichkeiten. Hier haben Sie die Chance, in einem engagierten Team zu arbeiten, das Wert auf Eigeninitiative legt und die Vereinbarkeit von Beruf und Familie aktiv unterstützt.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Office Manager / Assistenz der Institutsleitung (gn*) erhalten könnten
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle als Office Manager interessierst, schau dir die Webseite des UKM genau an. Informiere dich über aktuelle Projekte und Initiativen, um im Gespräch zu zeigen, dass du wirklich interessiert bist.
✨Tip Nummer 2
Netzwerken ist alles! Nutze Plattformen wie LinkedIn, um mit aktuellen Mitarbeitern des Instituts in Kontakt zu treten. Frag nach ihren Erfahrungen und Tipps – das zeigt dein Engagement und kann dir wertvolle Einblicke geben.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die deine organisatorischen Fähigkeiten und Kommunikationsstärke unter Beweis stellen. So kannst du direkt zeigen, dass du das Herzstück des Instituts sein kannst.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine digitale Affinität! Da moderne Tools wie MS 365 wichtig sind, sei bereit, darüber zu sprechen, wie du diese in der Vergangenheit genutzt hast. Das wird dir helfen, dich von anderen Bewerbern abzuheben.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Office Manager / Assistenz der Institutsleitung (gn*) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Wir wollen dich kennenlernen, also zeig uns, wer du wirklich bist! Lass deine Persönlichkeit in deiner Bewerbung durchscheinen und sei authentisch. Das macht einen großen Unterschied!
Struktur ist alles!:Achte darauf, dass deine Bewerbung gut strukturiert ist. Verwende klare Absätze und Überschriften, damit wir schnell die wichtigsten Informationen finden können. Ein übersichtliches Layout hilft uns, den Überblick zu behalten.
Sprich unsere Sprache!:Nutze die Begriffe und Formulierungen aus der Stellenanzeige. So zeigen wir, dass du die Anforderungen verstanden hast und genau weißt, was wir suchen. Das macht einen positiven Eindruck!
Bewirb dich über unser Karriereportal!:Der einfachste Weg zu uns führt über unser Karriereportal. Dort kannst du deine Unterlagen direkt hochladen und sicherstellen, dass sie an die richtige Stelle gelangen. Wir freuen uns auf deine Bewerbung!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei UK Muenster vorbereitet
✨Mach dich mit der Institution vertraut
Informiere dich über das Institut für Ausbildung und Studienangelegenheiten (IfAS) und die Medizinische Fakultät der Universität Münster. Verstehe ihre Mission, Werte und aktuelle Projekte, um im Interview gezielt darauf eingehen zu können.
✨Bereite konkrete Beispiele vor
Denke an Situationen aus deiner bisherigen Berufserfahrung, in denen du deine organisatorischen Fähigkeiten oder Kommunikationsstärke unter Beweis gestellt hast. Diese Beispiele helfen dir, deine Eignung für die Rolle als Office Manager klar zu demonstrieren.
✨Zeige dein Interesse an digitalen Tools
Da moderne Prozesse und digitale Tools wie MS 365 wichtig sind, solltest du im Interview betonen, wie du diese Technologien in deiner Arbeit eingesetzt hast. Vielleicht hast du auch Ideen, wie man die Effizienz im Büro weiter steigern kann.
✨Frage nach den Erwartungen
Nutze die Gelegenheit, um Fragen zu stellen. Frage nach den spezifischen Erwartungen der Institutsleitung an die Assistenz und wie du am besten unterstützen kannst. Das zeigt dein Interesse und deine Bereitschaft, aktiv zum Erfolg des Teams beizutragen.
