Auf einen Blick
- Aufgaben: Verwalte tägliche Betriebsabläufe und sorge für ein großartiges Arbeitsplatz-Erlebnis.
- Unternehmen: UL Solutions, ein innovatives Unternehmen mit einem dynamischen Arbeitsumfeld.
- Vorteile: Jährlicher Bonus, flexible Arbeitszeiten, bezahlter Urlaub und Weiterbildungsmöglichkeiten.
- Weitere Informationen: Tolle Karrierechancen und die Möglichkeit, einen echten Unterschied zu machen.
- Warum dieser Job: Gestalte eine sichere und effiziente Arbeitsumgebung und arbeite an spannenden Projekten.
- Qualifikationen: 2-3 Jahre Erfahrung in Betriebsabläufen und hervorragende Kommunikationsfähigkeiten.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 45000 - 65000 € pro Jahr.
Als Workplace Operations & Experience Coordinator sind Sie vor Ort in Neu-Isenburg verantwortlich für die täglichen Betriebsabläufe und das Erlebnisprogramm des UL Solutions-Hubs in Neu-Isenburg und unterstützen andere Standorte in Deutschland. Integrieren Sie Einrichtungen, Sicherheit, IT und Hospitality-Anbieter, um eine sichere, effiziente und markengerechte Umgebung zu schaffen. Verwalten Sie die Leistung der Anbieter und SLAs und leiten Sie tägliche Aufgaben im Bereich Facility Management.
Verantwortlichkeiten
- Front-of-House & Empfangsaufsicht (20%)
- Überwachen Sie das Front-of-House-Erlebnis, um eine konsistente Begrüßung, Überprüfung und Registrierung von Besuchern über das Besuchermanagementsystem des Gebäudes sicherzustellen.
- Verwalten Sie die Selbstbedienungskonferenzräume und das interne Reservierungssystem; lösen Sie Konflikte und setzen Sie Standards für die Buchung durch.
- Empfangen und beantworten Sie alle eingehenden Telefonanrufe und leiten Sie Anrufe und Anfragen bei Bedarf weiter.
- Sicherstellen, dass das Konferenzzentrum ordnungsgemäß funktioniert.
- Organisieren Sie die Lieferung von Kurier- und Postdiensten.
- Überwachen Sie die Lagerbestände der Einrichtungen und tätigen Sie Bestellungen.
- Führen Sie tägliche Rundgänge durch, um sicherzustellen, dass der Raum bereit zur Nutzung ist, AV-Ausrüstung und Möbel an ihrem richtigen Platz und in gutem Zustand sind, Lichter funktionieren und der Bereich sauber ist.
- Organisieren Sie Taxi- und Chauffeurbuchungen auf Anfrage.
- Wahren Sie jederzeit die Vertraulichkeit.
- Lesen und befolgen Sie den Verhaltenskodex von UL Solutions und alle physischen und digitalen Sicherheitspraktiken.
- Facility Operations (80%)
- Verwalten Sie die Bestandsniveaus und verhandeln Sie Nachschubzyklen mit Lieferanten; verwalten Sie Bestellungen und prüfen Sie Rechnungen auf Richtigkeit.
- Verwalten Sie die Leistung der Anbieter: Führen Sie ein Register der Anbieter/Dienstleister, führen Sie vierteljährliche Geschäftsüberprüfungen durch und setzen Sie SLAs und Compliance-Anforderungen durch.
- Verwalten Sie die Brightly Asset Essentials CMMS-Warteschlange: Triage, Priorisierung und Dispatch von Arbeitsaufträgen, Analyse von KPIs und Veröffentlichung monatlicher Dashboards mit Korrekturmaßnahmen.
- Leiten Sie die Einarbeitung von Anbietern in die Lieferantenplattform und stellen Sie die Vollständigkeit der Daten, die Anerkennung der Richtlinien und die Integration in die PO/Rechnungsworkflows sicher.
- Verwalten und überprüfen Sie die Rechnungen der Einrichtungen.
- Pflegen Sie die Übersicht über Verbrauchsmaterialien und Verträge.
- Arbeiten Sie mit Sicherheit/EHS zusammen, um die Zugangskontrollen zur Lobby, die Anmeldung von Auftragnehmern und Notfallverfahren zu überprüfen; führen Sie Übungen durch und schließen Sie Ergebnisse ab.
- Führen Sie monatliche Bewertungen durch und dokumentieren Sie diese.
- Dokumentieren Sie alle Verbrauchsmaterialien vor Ort.
- Handeln Sie als Ersthelfer und Brandschutzbeauftragter.
Qualifikationen
- Mindestens 2–3 Jahre Erfahrung im Facility Management, in der Unternehmenshospitality oder in Büroservices mit nachgewiesener Verantwortung für das Management von Anbietern und Service Level Agreements (SLAs).
- Nachgewiesene Programmverantwortung, funktionsübergreifende Koordination und kontinuierliche Verbesserung.
- Exzellente Kommunikation und Diplomatie im Umgang mit Führungskräften, Anbietern und externen Partnern.
- Nachgewiesene Diskretion im Umgang mit sensiblen Daten und internen Prozessen.
- Hohe Kompetenz in der Microsoft Office Suite, einschließlich Excel und Outlook.
- Praktische Erfahrung mit CMMS und Besuchersystemen – von Vorteil.
Gesamtvergütung
Das Gehaltsniveau variiert je nach Standort und lokalen Marktbedingungen. Es basiert auf mehreren Faktoren, einschließlich berufsbezogener Kenntnisse/Fähigkeiten, Erfahrung, geografischer Lage und anderen Faktoren. Diese Position ist berechtigt, einen jährlichen Bonus mit einer Zielauszahlung von 5% des Grundgehalts zu erhalten. Sie genießen auch jährlichen bezahlten Urlaub, Zugang zu unserer ULS University zur Unterstützung von kontinuierlichem Lernen und Karriereentwicklung, zwei Freiwilligentage pro Jahr zur Teilnahme an Gemeinschaftsaktivitäten und flexible Arbeitszeiten, die Ihnen helfen, Arbeit und Leben in Einklang zu bringen.
Workplace Operations & Experience Coordinator (m/f/d) Arbeitgeber: UL Solutions
UL Solutions ist ein hervorragender Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitern in Neu-Isenburg eine dynamische und unterstützende Arbeitsumgebung bietet. Mit einem starken Fokus auf berufliche Weiterentwicklung, flexiblen Arbeitszeiten und einer positiven Unternehmenskultur fördert das Unternehmen nicht nur die persönliche Entfaltung, sondern auch die Zusammenarbeit im Team. Zudem profitieren die Mitarbeiter von attraktiven Zusatzleistungen wie jährlichen Boni und der Möglichkeit, sich durch die ULS University kontinuierlich weiterzubilden.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Workplace Operations & Experience Coordinator (m/f/d) erhalten könnten
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du die Möglichkeit hast, besuche Veranstaltungen oder Messen, die mit deinem gewünschten Job zu tun haben. So kannst du direkt mit potenziellen Arbeitgebern ins Gespräch kommen und einen bleibenden Eindruck hinterlassen.
✨Tipp Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden, ehemaligen Kollegen oder Kommilitonen über offene Stellen. Oft erfährt man durch persönliche Kontakte von Möglichkeiten, die nicht öffentlich ausgeschrieben sind.
✨Tipp Nummer 3
Bereite dich auf Vorstellungsgespräche vor, indem du häufige Fragen übst und deine Antworten klar und präzise formulierst. Zeige, dass du die Anforderungen der Stelle verstehst und wie du zur Verbesserung der Arbeitsabläufe beitragen kannst.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! Das zeigt dein Interesse an der Position und gibt dir die Möglichkeit, dich von anderen Bewerbern abzuheben. Außerdem kannst du sicherstellen, dass deine Bewerbung direkt bei den richtigen Leuten landet.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Workplace Operations & Experience Coordinator (m/f/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Wenn du deine Bewerbung schreibst, sei authentisch und zeig uns, wer du wirklich bist. Wir suchen nach Menschen, die zu unserer Unternehmenskultur passen, also lass deine Persönlichkeit durchscheinen!
Pass auf die Details auf!:Achte darauf, dass deine Bewerbung fehlerfrei ist. Rechtschreibfehler oder unklare Formulierungen können einen schlechten Eindruck hinterlassen. Nimm dir die Zeit, alles gründlich zu überprüfen, bevor du es abschickst.
Verknüpfe deine Erfahrungen mit der Stelle!:Erzähle uns, wie deine bisherigen Erfahrungen und Fähigkeiten direkt auf die Anforderungen der Stelle als Workplace Operations & Experience Coordinator zutreffen. Zeig uns, dass du die richtige Person für den Job bist!
Bewirb dich über unsere Website!:Wir empfehlen dir, deine Bewerbung direkt über unsere Website einzureichen. So stellst du sicher, dass sie schnell und sicher bei uns ankommt. Wir freuen uns darauf, von dir zu hören!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei UL Solutions vorbereitet
✨Verstehe die Rolle
Mach dich mit den spezifischen Anforderungen der Stelle als Workplace Operations & Experience Coordinator vertraut. Überlege dir, wie deine bisherigen Erfahrungen in der Verwaltung von Einrichtungen und im Umgang mit Anbietern dir helfen können, die Erwartungen zu erfüllen.
✨Bereite Beispiele vor
Denke an konkrete Situationen aus deiner Vergangenheit, in denen du erfolgreich mit Anbietern gearbeitet oder Probleme im Facility Management gelöst hast. Diese Beispiele kannst du während des Interviews nutzen, um deine Fähigkeiten zu demonstrieren.
✨Fragen stellen
Bereite einige Fragen vor, die du dem Interviewer stellen kannst. Das zeigt dein Interesse an der Position und hilft dir, mehr über die Unternehmenskultur und die Erwartungen an die Rolle zu erfahren.
✨Technische Kenntnisse auffrischen
Stelle sicher, dass du mit den relevanten Tools und Systemen, wie dem Brightly CMMS, vertraut bist. Wenn du praktische Erfahrungen hast, sei bereit, darüber zu sprechen und zu zeigen, wie du diese Systeme effektiv genutzt hast.
