Finde einen Job 
Finde eine Ausbildung 
Top Arbeitgeber 
Top Universitäten 
Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze das Institut in der Büroorganisation und Verwaltung von Forschungsprojekten.
- Arbeitgeber: Innovatives Institut für Chemieingenieurwesen mit einem engagierten Team.
- Mitarbeitervorteile: Flexibles Arbeitsumfeld, Jobticket und Vergütung nach TV-L.
- Andere Informationen: Sichere Anstellung mit Entwicklungsmöglichkeiten in einem dynamischen Umfeld.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft der Chemietechnologie und arbeite mit internationalen Studierenden.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung im Bürobereich und gute PC-Kenntnisse.
Umfang: Teilzeit 50%
Befristung: befristet bis
Vergütung: TV-L EG 6
Beginn: zum nächstmöglichen Zeitpunkt
Für das Institut für Chemieingenieurwesen suchen wir eine*n Institutssekretär/in (m/w/d). Schwerbehinderte und diesen gleichgestellte Menschen werden bei entsprechender Eignung vorrangig eingestellt. Für uns zählen Ihre Kenntnisse, Fähigkeiten und Stärken. Deshalb ist jede Person unabhängig von Merkmalen wie z. B. Geschlecht, Alter und Herkunft oder einer evtl. Behinderung an der Universität willkommen.
Das Institut für Chemieingenieurwesen befasst sich mit der Entwicklung von Technologien für den Energie- und Rohstoffwandel. Dafür werden verschiedene Forschungsprojekte bearbeitet sowie nationale und internationale Studierende ausgebildet. Für unser engagiertes und aufgeschlossenes Team suchen wir eine/n Institutssekretär/in, der/die uns sowohl in der Forschung, als auch in der Ausbildung von Studierenden unterstützt. Wir bieten Ihnen ein attraktives Arbeitsumfeld, nach Absprache flexible Arbeitszeiten und Unterstützung bei der persönlichen Weiterentwicklung.
Ihr Profil:
- abgeschlossene Ausbildung zum/zur Fachangestellten für Bürokommunikation, Bürokauffrau/Bürokaufmann oder eine vergleichbare Qualifikation
- Erfahrung in Sekretariats- und Verwaltungsarbeiten wünschenswert
- routinierter Umgang mit dem PC, den gängigen Anwendungsprogrammen und Internet-Anwendungen
- sorgfältige, gewissenhafte und selbstständige Arbeitsweise und Organisationsgeschick
- Engagement, Teamfähigkeit, Zuverlässigkeit, sicheres und freundliches Auftreten
- sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Ihre Aufgaben:
- allgemeines Institutssekretariat
- verwaltungsmäßige Führung der laufenden Institutsgeschäfte (Büroorganisation, Terminkoordination, Pflege der Webseite und Social Media, Literaturverwaltung, Betreuung des Besucherverkehrs, Unterstützung von wissenschaftlichen Mitarbeitern, etc.)
- Verwaltungsaufgaben im Personalwesen (Unterstützung bei Ausschreibungen, Einstellungen, Weiterbeschäftigungen, Organisation von Dienstreisen, Führen der Urlaubskartei, etc.)
- Verwaltungsaufgaben im Finanzwesen (Kontenverwaltung, Bestellungen, Rechnungsstellungen, Rechnungsprüfungen, Finanzberichte, Projektverwaltung, etc.)
- Verwaltungsaufgaben im Bereich Lehre (Verwaltung und Koordination von Prüfungsterminen, Klausuren, Vorlesungs- und Seminarterminen, Erstellung von Bescheinigungen, Lehrdeputatsverwaltung, etc.)
- Mitarbeit bei der Organisation von Veranstaltungen
- Deutsch- und englischsprachige Korrespondenz, auch mit internationalen Studierenden und Mitarbeiter/innen
Wir bieten:
- attraktives Arbeitsumfeld
- flexible Arbeitszeiten
- sicherer Arbeitsplatz
- Jobticket für den öffentlichen Nahverkehr
- Vergütung nach TV-L mit Jahressonderzahlung laut Tarifvertrag
Nutzen Sie die Chance und gestalten Sie mit uns die Universität!
Die Einstellung erfolgt durch die Zentrale Universitätsverwaltung. Ansprechpartner für weitere Informationen: Prof. Dr.-Ing. Robert Güttel.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung über unser Online-Bewerbungsportal.
Institutssekretär/in (m/w/d) - Institut für Chemieingenieurwesen - Referenz-Nr. 26053 Arbeitgeber: Ulm University
Kontaktperson:
Ulm University HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Institutssekretär/in (m/w/d) - Institut für Chemieingenieurwesen - Referenz-Nr. 26053
✨Tipp Nummer 1
Nutze unser Online-Bewerbungsportal! Es ist der schnellste Weg, um deine Bewerbung einzureichen und sicherzustellen, dass sie direkt bei uns landet. So kannst du sicher sein, dass wir deine Unterlagen schnellstmöglich prüfen.
✨Tipp Nummer 2
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über das Institut für Chemieingenieurwesen und die aktuellen Projekte. Zeige uns, dass du nicht nur die Anforderungen erfüllst, sondern auch echtes Interesse an unserer Arbeit hast.
✨Tipp Nummer 3
Sei authentisch! Wir suchen nach jemandem, der gut ins Team passt. Zeige uns deine Persönlichkeit und wie du mit deinem Engagement und deiner Teamfähigkeit zum Erfolg des Instituts beitragen kannst.
✨Tipp Nummer 4
Netzwerke! Nutze Plattformen wie LinkedIn, um Kontakte zu knüpfen und mehr über die Branche zu erfahren. Vielleicht gibt es sogar ehemalige Mitarbeiter oder Studierende, die dir wertvolle Tipps geben können.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Institutssekretär/in (m/w/d) - Institut für Chemieingenieurwesen - Referenz-Nr. 26053
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Mach es persönlich!: Zeig uns, wer du bist! Verwende in deinem Anschreiben eine persönliche Ansprache und erzähle uns, warum du genau zu unserem Institut für Chemieingenieurwesen passen würdest. Das macht deine Bewerbung einzigartig!
Betone deine Erfahrungen: Hebe deine relevanten Erfahrungen hervor, besonders im Bereich Sekretariats- und Verwaltungsarbeiten. Wir suchen jemanden, der mit den gängigen Anwendungsprogrammen vertraut ist, also zeig uns, was du drauf hast!
Sei strukturiert: Achte darauf, dass deine Bewerbung gut strukturiert ist. Ein klarer Aufbau hilft uns, deine Qualifikationen schnell zu erfassen. Verwende Absätze und Aufzählungen, um wichtige Punkte hervorzuheben.
Bewirb dich online!: Nutze unser Online-Bewerbungsportal, um deine Unterlagen einzureichen. So stellst du sicher, dass wir alles schnell und unkompliziert erhalten. Wir freuen uns auf deine Bewerbung!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Ulm University vorbereitest
✨Informiere dich über das Institut
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir einen Überblick über das Institut für Chemieingenieurwesen verschaffen. Schau dir die aktuellen Forschungsprojekte an und informiere dich über die Schwerpunkte der Arbeit. So kannst du gezielte Fragen stellen und zeigst dein Interesse.
✨Bereite Beispiele vor
Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten in der Büroorganisation und im Umgang mit verschiedenen Anwendungsprogrammen zeigen. Das hilft dir, deine Eignung für die Stelle als Institutssekretär/in zu untermauern.
✨Präsentiere deine Teamfähigkeit
Da Teamarbeit eine wichtige Rolle in dieser Position spielt, sei bereit, über deine Erfahrungen in der Zusammenarbeit mit anderen zu sprechen. Zeige, wie du in der Vergangenheit erfolgreich im Team gearbeitet hast und welche Rolle du dabei eingenommen hast.
✨Stelle Fragen zur Stelle
Nutze die Gelegenheit, um Fragen zu den spezifischen Aufgaben und Herausforderungen der Position zu stellen. Das zeigt nicht nur dein Interesse, sondern gibt dir auch wertvolle Informationen, um zu entscheiden, ob die Stelle zu dir passt.