Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere und koordiniere die Präsidiumssitzungen der Universität Ulm.
- Unternehmen: Universität Ulm - ein Ort für Innovation und Zusammenarbeit.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, freundliche Atmosphäre und Zuschuss zum Jobticket.
- Weitere Informationen: Vielseitige Aufgaben mit hervorragenden Entwicklungsmöglichkeiten.
- Warum dieser Job: Gestalte aktiv die Zukunft der Universität und entwickle deine Fähigkeiten weiter.
- Qualifikationen: Abgeschlossenes Hochschulstudium und Erfahrung in der Verwaltung.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Umfang: Vollzeit, Befristung: für die Dauer von zwei Jahren, Vergütung: TV-L EG 10, Beginn: zum nächstmöglichen Zeitpunkt.
Für das Präsidialbüro der Zentralen Universitätsverwaltung suchen wir eine/n Sachbearbeiter/in (m/w/d). Schwerbehinderte und diesen gleichgestellte Menschen werden bei entsprechender Eignung vorrangig eingestellt. Für uns zählen Ihre Kenntnisse, Fähigkeiten und Stärken. Deshalb ist jede Person unabhängig von Merkmalen wie z. B. Geschlecht, Alter und Herkunft oder einer evtl. Behinderung an der Universität willkommen. Vollzeitstellen sind grundsätzlich teilbar.
Ihr Profil
- Sie haben ein abgeschlossenes Hochschulstudium (Bachelor) in einem verwaltungs- oder rechtswissenschaftlichen Studiengang (z.B. Public Management, Verwaltungswissenschaften, Rechtswissenschaften).
- Sie verfügen idealerweise über berufliche Erfahrung in organisatorischen, koordinierenden und prozessbezogenen Tätigkeiten in der Hochschul- oder öffentlichen Verwaltung, vorzugsweise in der Gremienarbeit, und interessieren sich für eine Tätigkeit im wissenschaftlichen Umfeld.
- Sie arbeiten strukturiert, selbstständig und zuverlässig und behalten auch bei parallelen Aufgaben den Überblick.
- Sie sind kommunikativ und sicher im mündlichen wie schriftlichen Austausch mit verschiedenen Organisationseinheiten und Leitungsebenen.
- Sie können idealerweise Erfahrung in der Vor- und Nachbereitung von Sitzungen sowie in der Protokollführung vorweisen.
- Sie besitzen sehr gute Kenntnisse im MS-Office-Bereich und in den gängigen Anwendungsprogrammen für digitale Arbeits- und Sitzungsformate (z.B. Zoom, CloudStore).
- Sie zeichnen sich durch ein sehr hohes Maß an Diskretion, Verantwortungsbewusstsein und Serviceorientierung aus.
- Sie bleiben offen, kommunikativ und zugewandt, auch bei kurzzeitig hoher Arbeitsbelastung.
- Sie besitzen sehr gute deutsche Sprachkenntnisse in Wort und Schrift (C2).
- Sie sind bereit, Ihre Arbeitszeit für die Sitzungstermine flexibel einzuteilen.
Ihre Aufgaben
- Sie übernehmen die Organisation und Koordination der Präsidiumssitzungen der Universität Ulm und tragen die Prozessverantwortung für den Prozess "Präsidiumssitzung".
- Sie koordinieren, sammeln, prüfen und strukturieren die eingehenden Tagesordnungspunkte und erstellen die Tagesordnung.
- Sie führen die Korrespondenz mit den Dezernaten, zentralen Einrichtungen und weiteren Organisationseinheiten.
- Sie organisieren die Sitzungsunterlagen und sind verantwortlich für die Protokollführung, Protokollerstellung und Beschlussaufbereitung.
- Sie analysieren, gestalten und entwickeln den universitären Kernprozess "Präsidiumssitzung" weiter.
- Sie entwickeln effiziente, transparente und standardisierte Prozessstrukturen und begleiten die Digitalisierung des Sitzungsprozesses.
- Sie arbeiten am Jahresbericht des Präsidenten mit.
- Sie übernehmen die Protokollführung für die Senatskommission "Verantwortung in der Wissenschaft".
Wir bieten
- Interessante und abwechslungsreiche Tätigkeiten.
- Eine freundliche Arbeitsatmosphäre.
- Familienfreundliche und flexible Arbeitszeiten mit den Vorteilen des öffentlichen Dienstes.
- Einen Zuschuss zum Jobticket für den öffentlichen Nahverkehr.
Nutzen Sie die Chance und gestalten Sie mit uns die Universität!
Referenz-Nr.: 26016 Bewerbungsfrist: bis.
Die Universität Ulm und was wir bieten: Die Einstellung erfolgt durch die Zentrale Universitätsverwaltung. Ansprechpartnerin für weitere Informationen: Anna Wesner, Tel. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung über unser Online-Bewerbungsportal.
Sachbearbeiter/in (m/w/d) - Präsidialbüro - Referenz-Nr. 26016 Arbeitgeber: Ulm University
Die Universität Ulm ist ein hervorragender Arbeitgeber, der eine freundliche und unterstützende Arbeitsatmosphäre bietet. Mit flexiblen Arbeitszeiten und einem Zuschuss zum Jobticket fördert die Universität die Vereinbarkeit von Beruf und Familie. Zudem haben Mitarbeiter die Möglichkeit, sich in einem dynamischen Umfeld weiterzuentwickeln und aktiv an der Gestaltung universitärer Prozesse mitzuwirken.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Sachbearbeiter/in (m/w/d) - Präsidialbüro - Referenz-Nr. 26016 erhalten könnten
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Nutze Networking-Events oder Online-Plattformen, um Kontakte zu knüpfen. Oft erfährt man von offenen Stellen durch persönliche Empfehlungen.
✨Tipp Nummer 2
Bereite dich gut auf Vorstellungsgespräche vor! Informiere dich über die Universität Ulm und das Präsidialbüro. Zeige, dass du wirklich interessiert bist und deine Kenntnisse einbringen möchtest.
✨Tipp Nummer 3
Präsentiere deine Fähigkeiten klar und deutlich! Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die zeigen, wie du die Anforderungen der Stelle erfüllst. Das macht einen bleibenden Eindruck.
✨Tipp Nummer 4
Nutze unser Online-Bewerbungsportal! Es ist der einfachste Weg, um deine Bewerbung einzureichen und sicherzustellen, dass sie direkt bei uns landet. Lass uns gemeinsam die Universität gestalten!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Sachbearbeiter/in (m/w/d) - Präsidialbüro - Referenz-Nr. 26016 mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Mach deine Bewerbung persönlich!:Zeig uns, wer du bist! Verwende eine freundliche und authentische Sprache in deinem Anschreiben. Erzähl uns, warum du dich für die Stelle im Präsidialbüro interessierst und was dich motiviert, Teil unseres Teams zu werden.
Struktur ist das A und O:Achte darauf, dass deine Bewerbung klar und strukturiert ist. Gliedere dein Anschreiben und deinen Lebenslauf übersichtlich, damit wir schnell einen guten Überblick über deine Qualifikationen und Erfahrungen bekommen.
Beweise deine Fähigkeiten:Nutze konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, um deine Fähigkeiten zu untermauern. Zeig uns, wie du in der Vergangenheit organisatorische oder koordinierende Aufgaben erfolgreich gemeistert hast – das macht einen großen Unterschied!
Bewirb dich online!:Wir freuen uns auf deine Bewerbung über unser Online-Bewerbungsportal. Das macht es für uns einfacher, alles zu verwalten und dir schnell Rückmeldung zu geben. Also, zögere nicht und bewirb dich direkt bei uns!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Ulm University vorbereitet
✨Informiere dich über die Universität
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir einen Überblick über die Universität Ulm und ihre Strukturen verschaffen. Schau dir die Webseite an, informiere dich über aktuelle Projekte und die Rolle des Präsidialbüros. So kannst du gezielte Fragen stellen und zeigst dein Interesse.
✨Bereite Beispiele vor
Denke an konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten in der Organisation und Koordination unter Beweis stellen. Sei bereit, diese Beispiele zu erläutern, insbesondere in Bezug auf die Protokollführung und die Vorbereitung von Sitzungen.
✨Kommunikation ist der Schlüssel
Da die Stelle viel Kommunikation erfordert, übe, wie du deine Gedanken klar und strukturiert ausdrücken kannst. Überlege dir, wie du deine Kommunikationsfähigkeiten im mündlichen und schriftlichen Austausch am besten präsentieren kannst.
✨Flexibilität zeigen
Die Bereitschaft, deine Arbeitszeit flexibel einzuteilen, ist wichtig. Bereite dich darauf vor, dies im Interview zu betonen und vielleicht sogar Beispiele zu nennen, wo du in der Vergangenheit flexibel auf Anforderungen reagiert hast.
