Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere die Verwaltung von Lehre, Forschung und akademischer Selbstverwaltung.
- Unternehmen: Innovative Universität mit internationalem Team und freundlicher Atmosphäre.
- Vorteile: Flexibles Arbeiten, sicherer Arbeitsplatz und Jobticket für den Nahverkehr.
- Weitere Informationen: Vielseitige Aufgaben und hervorragende Entwicklungsmöglichkeiten.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft der Wissenschaft und arbeite in einem dynamischen Umfeld.
- Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung im Büromanagement und Erfahrung in der Verwaltung.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 34650 - 42350 € pro Jahr.
Umfang: Vollzeit
Befristung: unbefristet
Vergütung: TV-L EG 6
Beginn: 01.01.2027
Für die Institute für Angewandte Analysis und Finanzmathematik suchen wir eine/n Verwaltungsangestellte/n (m/w/d). Schwerbehinderte und diesen gleichgestellte Menschen werden bei entsprechender Eignung vorrangig eingestellt. Für uns zählen Ihre Kenntnisse, Fähigkeiten und Stärken. Deshalb ist jede Person unabhängig von Merkmalen wie z. B. Geschlecht, Alter und Herkunft oder einer evtl. Behinderung an der Universität willkommen. Vollzeitstellen sind grundsätzlich teilbar.
Zwei freundliche, dynamische internationale Institutsteams mit insgesamt fünf Professuren freuen sich auf Ihre Mitarbeit. Sie führen das gemeinsame Sekretariat beider Institute weitgehend selbstständig; der Beschäftigungsumfang verteilt sich je zur Hälfte auf die beiden Institute.
Ihr Profil:
- Abgeschlossene Ausbildung zur Kauffrau/-mann für Büromanagement oder eine vergleichbare Ausbildung
- einschlägige Berufserfahrung im Bereich Sekretariat und Verwaltung
- Erfahrungen im Hochschulbetrieb, insbesondere in der Verwaltung von Drittmittelprojekten, sind wünschenswert
- detaillierte Kenntnisse in der Anwendung gängiger Software, insbesondere MS Office und SAP, sowie Bereitschaft zur Einarbeitung in neue EDV-Programme
- sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift sowie die Fähigkeit, selbstständig Korrespondenz in beiden Sprachen zu führen
- ausgeprägte Fähigkeit zu selbstständigem, eigenverantwortlichem und strukturiertem Arbeiten
- Organisations-, Kommunikations- und Teamfähigkeit, Einsatzbereitschaft, Flexibilität sowie Diskretion und Loyalität
Ihre Aufgaben:
- Organisation der laufenden Institutsgeschäfte in den Bereichen Lehre, Forschung und akademische Selbstverwaltung einschließlich der selbstständigen Koordination laufender Verwaltungsvorgänge
- Verwaltungstechnische Vorbereitung von Personalangelegenheiten, insbesondere bei Einstellungen und Weiterbeschäftigungen, sowie Führung der Urlaubskartei und Bearbeitung weiterer personalbezogener Verwaltungsvorgänge (z. B. Dienstreisen, Krankmeldungen)
- Verwaltungsmäßige Aufbereitung von Finanzangelegenheiten, insbesondere Überwachung der Kontostände, Prüfung der Mittelverfügbarkeit, Zuordnung von Ausgaben zu Haushalts- und Drittmittelkonten sowie Vorbereitung von Umbuchungsanträgen
- Unterstützung bei der Beantragung von Drittmittelprojekten (Einholen von Kostenvoranschlägen, Abfrage der anzusetzenden Personalkosten, Weiterleitung der erforderlichen Informationen an die Zentrale Verwaltung)
- Unterstützung bei der Organisation wissenschaftlicher Veranstaltungen und Tagungen (Raumplanung, Teilnehmer- und Referentenkommunikation und organisatorische Begleitung)
- Verwaltungsaufgaben und Unterstützung im Lehrbetrieb (z. B. Prüfungsorganisation, Raumplanung, Betreuung studentischer Hilfskräfte)
- Organisation von Gastaufenthalten
- Unterstützung der Institutsleitungen (z. B. Terminkoordination, Reiseplanung) sowie Bearbeitung der hausinternen und externen Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache und Pflege der Institutswebseiten
Wir bieten:
- attraktives Arbeitsumfeld
- flexible Arbeitszeiten
- sicherer Arbeitsplatz
- Jobticket für den öffentlichen Nahverkehr
- Vergütung nach TV-L mit Jahressonderzahlung laut Tarifvertrag
Die Universität Ulm und was wir bieten: Bewerbungsfrist: bis 18.10.2026. Die Einstellung erfolgt durch die Zentrale Universitätsverwaltung. Ansprechpartner für weitere Informationen: Prof. Dr. Andre Schlichting, Tel. +49 731 50-23560; Prof. Dr. Robert Stelzer, Tel. +49 731 50-23520.
Verwaltungsangestellte/r (m/w/d) - Institute für Angewandte Analysis und Finanzmathematik - Referenz-Nr. 26135 in Ulm Arbeitgeber: Ulm University
Das Institut für Physikalische Chemie II an der Universität Ulm bietet eine hervorragende Arbeitsumgebung für Chemisch-Technische Assistenten, die an innovativen Forschungsprojekten in einem internationalen Team mitarbeiten möchten. Mit modernster Ausstattung und flexiblen Arbeitszeiten fördern wir nicht nur die fachliche Weiterbildung, sondern auch die persönliche Entwicklung unserer Mitarbeiter. Zudem profitieren Sie von den Vorteilen des öffentlichen Dienstes und einem attraktiven Gesundheitsmanagement.
