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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze das Dezernat I mit Sekretariatsaufgaben und Büroorganisation.
- Arbeitgeber: Universität Ulm - ein innovativer Ort für Bildung und Forschung.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, freundliche Atmosphäre und spannende Aufgaben.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft der Universität und arbeite in einem dynamischen Umfeld.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung im Büromanagement oder vergleichbare Qualifikation.
- Andere Informationen: Vielfältige Aufgaben und Entwicklungsmöglichkeiten warten auf dich!
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 3000 - 4000 € pro Monat.
Umfang: Teilzeit 50%
Befristung: befristet als Elternzeitvertretung voraussichtlich bis
Vergütung: TV-L EG 6
Beginn: zum nächstmöglichen Zeitpunkt
Für das Dezernat I, Recht, Organisation und Marketing der Zentralen Universitätsverwaltung suchen wir eine/n Verwaltungsbeschäftigte/n für das Dezernatssekretariat (m/w/d).
Schwerbehinderte und diesen gleichgestellte Menschen werden bei entsprechender Eignung vorrangig eingestellt. Für uns zählen Ihre Kenntnisse, Fähigkeiten und Stärken. Deshalb ist jede Person unabhängig von Merkmalen wie z. B. Geschlecht, Alter und Herkunft oder einer evtl. Behinderung an der Universität willkommen.
Das Dezernat I hat ein vielfältiges Aufgabengebiet, von Rechtsangelegenheiten über Angelegenheiten der Verwaltungsorganisation, des Technologietransfers, der Informationssicherheit bis hin zum Marketing.
Ihr Profil:
- Abgeschlossene Ausbildung als Kaufmann/-frau Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte/r oder eine vergleichbare Qualifikation
- Gute Organisationsfähigkeit und ein hohes Maß an Eigeninitiative
- Teamfähigkeit und Engagement
- Strukturiertes und konzentriertes Arbeiten
- Sehr gute deutsche Sprachkenntnisse (C2)
- Gute englische Sprachkenntnisse (B2)
- Routinierter Umgang mit Anwendungssoftware und -hardware (u.a. MS Office, Typo3)
Ihre Aufgaben:
- Sekretariatsaufgaben für das Dezernat wie Termindisposition und Büroorganisation, Ablage von Schriftgut, Versand von Dokumenten und Verträgen, Pflege der Webseiten, Planung von Dienstreisen
- Darstellung der Struktur der Universität im Internet und Führen von Übersichten für die Zusammensetzung von Fakultäten, Gremien, Ausschüssen, Kommissionen etc.
- Koordination und Ausgabe der Messeausstattung
Wir bieten:
- Eine abwechslungsreiche und interessante Tätigkeit
- Eine freundliche Arbeitsatmosphäre
- Flexible, familienfreundliche Arbeitszeiten
- Ein spannendes zukunftsorientiertes Arbeitsumfeld
Die Universität Ulm und was wir bieten: Nutzen Sie die Chance und gestalten Sie mit uns die Universität!
Verwaltungsbeschäftigte/r Dezernatssekretariat (m/w/d) - Dezernat I - Referenz-Nr. 26035 Arbeitgeber: Ulm University
Kontaktperson:
Ulm University HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Verwaltungsbeschäftigte/r Dezernatssekretariat (m/w/d) - Dezernat I - Referenz-Nr. 26035
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du die Möglichkeit hast, besuche Veranstaltungen oder Messen, die mit der Universität zu tun haben. So kannst du direkt mit den Leuten sprechen, die dort arbeiten, und einen bleibenden Eindruck hinterlassen.
✨Tipp Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden, Bekannten oder ehemaligen Kommilitonen, die vielleicht schon in der Verwaltung arbeiten. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und dich möglicherweise sogar empfehlen.
✨Tipp Nummer 3
Bereite dich gut auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über die Universität und das Dezernat I. Zeige, dass du die Aufgaben und Herausforderungen verstehst und wie du dazu beitragen kannst, sie zu meistern.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unser Online-Bewerbungsportal! Das macht es uns einfacher, deine Bewerbung zu finden und zu bearbeiten. Außerdem zeigen wir so, dass du motiviert bist und die modernen Wege der Bewerbung nutzt.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Verwaltungsbeschäftigte/r Dezernatssekretariat (m/w/d) - Dezernat I - Referenz-Nr. 26035
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Mach es persönlich!: Zeig uns, wer du bist! Verwende in deinem Anschreiben eine persönliche Ansprache und erzähle uns, warum du genau für diese Stelle brennst. Das macht deine Bewerbung einzigartig.
Struktur ist alles!: Achte darauf, dass deine Bewerbung klar strukturiert ist. Gliedere dein Anschreiben und deinen Lebenslauf übersichtlich, damit wir schnell die wichtigsten Infos finden können. Ein gut organisiertes Dokument spricht für deine Fähigkeiten!
Sprache zählt!: Da wir sehr gute Deutschkenntnisse erwarten, achte auf Grammatik und Rechtschreibung. Lass deine Bewerbung von jemandem Korrektur lesen, um sicherzustellen, dass alles perfekt ist. Ein fehlerfreies Dokument hinterlässt einen guten Eindruck!
Online bewerben!: Nutze unser Online-Bewerbungsportal, um deine Unterlagen einzureichen. Das macht es uns einfacher, deine Bewerbung zu bearbeiten und du kannst sicher sein, dass alles an der richtigen Stelle landet. Wir freuen uns auf deine Bewerbung!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Ulm University vorbereitest
✨Informiere dich über das Dezernat
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir einen Überblick über die Aufgaben und Ziele des Dezernats I verschaffen. Schau dir die Webseite der Universität an und informiere dich über aktuelle Projekte oder Themen, die für die Position relevant sein könnten.
✨Bereite Beispiele vor
Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Organisationsfähigkeit und Teamarbeit unter Beweis stellen. Zeige, wie du in der Vergangenheit Herausforderungen gemeistert hast, insbesondere in Bezug auf Sekretariatsaufgaben oder Büroorganisation.
✨Sprich über deine Sprachkenntnisse
Da sehr gute Deutschkenntnisse (C2) und gute Englischkenntnisse (B2) gefordert sind, sei bereit, deine Sprachfähigkeiten im Gespräch zu demonstrieren. Du könntest auch darüber sprechen, wie du diese Fähigkeiten in der Praxis eingesetzt hast.
✨Frage nach den nächsten Schritten
Am Ende des Interviews ist es immer gut, nach den nächsten Schritten im Auswahlprozess zu fragen. Das zeigt dein Interesse an der Position und gibt dir gleichzeitig eine Vorstellung davon, wann du mit einer Rückmeldung rechnen kannst.