Executive Assistant Ventures

Was wäre, wenn Sie für ein Unternehmen arbeiten würden, das Ihre Ambitionen teilt und Ihnen ermöglicht, Ihr volles Potenzial auszuschöpfen? Ein Ort, an dem Ihre kühnsten Ideen Wirklichkeit werden, wo Sie visionäre Herausforderungen annehmen, Ihre Grenzen überschreiten und herausragende Ergebnisse liefern können. Als 150 Jahre altes Familienunternehmen mit über 11.000 Mitarbeitern an 160 Standorten auf 5 Kontinenten fördert die Umdasch Group ein leistungsorientiertes Umfeld, in dem Innovation gedeiht.

Umdasch Group Ventures ist das Innovationszentrum der Umdasch Group, dessen Aufgabe es ist, neue Technologien, Methoden und Materialien zu identifizieren und sie zur Marktreife zu entwickeln. Dies geschieht in den Kernbereichen Bau und Einzelhandel sowie zukünftig auch in neuen Bereichen entlang des Lebenszyklus eines Bauobjekts.

Als Executive Assistant unterstützen Sie das Team von Umdasch Group Ventures in allen administrativen, organisatorischen und projektbezogenen Angelegenheiten. Sie spielen eine Schlüsselrolle bei der Gewährleistung der reibungslosen Durchführung operativer und governance Prozesse und fungieren als zuverlässige Schnittstelle zwischen internen und externen Stakeholdern. Sie arbeiten eng mit einem global verteilten Team zusammen, was starke Koordinationsfähigkeiten, kulturelle Sensibilität und Flexibilität in der Arbeitsweise und im Zeitmanagement erfordert.

Zu Ihren Kernaufgaben gehören:

• Vorbereitung von Dokumenten auf Vorstandsebene sowie Erstellung von Präsentationen, Berichten, Agenden, Protokollen und Kommunikationsmaterialien in Deutsch und Englisch
• Planung, Organisation und Koordination von Meetings, Workshops, Veranstaltungen, ausgewählten marketingbezogenen Aktivitäten und Geschäftsreisen (einschließlich Flügen, Zügen, Hotels und Visa)
• Verwaltung der Büroorganisation, Rechnungen, Bestellungen und Spesenberichte
• Servieren als Ansprechpartner und Key User für verschiedene Unternehmenssysteme
• Einarbeitung neuer Mitarbeiter, einschließlich Hardwarebeschaffung, Systemzugang und Schulung
• Vertretung von Kollegen während Abwesenheiten und flexible Übernahme zusätzlicher Aufgaben

Wir suchen eine hochorganisierte und kommunikative Person mit starken zwischenmenschlichen Fähigkeiten, die es genießt, in einem internationalen Umfeld zu verbinden und zu koordinieren. Sie bringen einen strukturierten Arbeitsstil mit, setzen klare Prioritäten und treiben Prozessverbesserungen voran, während Sie sich kontinuierlich weiterentwickeln. Mit Neugier, Anpassungsfähigkeit und Resilienz gehen Sie Herausforderungen effektiv an. Sie kommunizieren klar und respektvoll, fördern eine starke Zusammenarbeit und tragen aktiv zum Erfolg des Teams bei.

Ihr Hintergrund:

• Abgeschlossene kaufmännische/geschäftliche Ausbildung (z.B. HAK oder gleichwertig)
• Mindestens 5 Jahre Erfahrung in einer ähnlichen Rolle als Executive Assistant in einem internationalen Umfeld
• Organisationstalent und hohes Verantwortungsbewusstsein
• Starke MS Office-Kenntnisse und hohe IT-Affinität
• Hervorragende zwischenmenschliche und kommunikative Fähigkeiten, Empathie und Stärke in der Förderung von Teamarbeit
• Exzellente Deutsch- und Englischkenntnisse; zusätzliche Sprachen sind von Vorteil
• Diskretion, Detailgenauigkeit und eine proaktive, unabhängige Arbeitsweise
• Von Vorteil: starkes Interesse oder Affinität für Marketing- und Kommunikationsthemen

Ihre Kompetenzen:

• Kommunikation: Klar und respektvoll kommunizieren und konstruktiv mit anderen zusammenarbeiten
• Neugier: Neue Ideen erkunden und aktiv Wissen erweitern
• Resilienz: Herausforderungen annehmen und daran wachsen
• Anpassungsfähigkeit: Sich an sich ändernde Anforderungen und dynamische Umgebungen anpassen
• Selbstreflexion: Über Handlungen nachdenken und aus Feedback lernen
• Strukturierte Problemlösung: Herausforderungen systematisch analysieren und effektive Lösungen entwickeln

Diese Position ist in Vollzeit oder Teilzeit (mindestens 30 Stunden pro Woche) verfügbar. Was wir bieten:

• Ein attraktives, modernes Arbeitsumfeld in einem erfolgreichen, internationalen Familienunternehmen
• Spannende Aufgaben mit echtem Einfluss und kreativer Freiheit
• Ein motiviertes Team und viele Möglichkeiten zur persönlichen und beruflichen Entwicklung
• Flexible Arbeitszeiten zur Unterstützung Ihrer Work-Life-Balance

Ein wettbewerbsfähiges, marktorientiertes Gehalt wird für diese Position angeboten, abhängig von spezifischen Qualifikationen und Berufserfahrung. Wir sind gesetzlich verpflichtet, ein Mindestgehalt anzugeben. Laut dem Kollektivvertrag für den Einzelhandel beträgt das jährliche Brutto-Mindestgehalt für diese Position EUR 35.126,00 in Vollzeit. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung.