Auf einen Blick
- Aufgaben: Verwalte HR-Aktivitäten und unterstütze bei Budget- und Finanzfragen.
- Unternehmen: UNEP - führende globale Umweltbehörde mit einem Fokus auf nachhaltige Entwicklung.
- Vorteile: Vielfältige Erfahrungen in einem internationalen Umfeld und die Möglichkeit, einen positiven Einfluss zu haben.
- Weitere Informationen: Tolle Karrierechancen und die Möglichkeit, internationale Kontakte zu knüpfen.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft der Umwelt mit und arbeite in einem dynamischen Team.
- Qualifikationen: Mindestens 5 Jahre relevante Erfahrung oder ein Hochschulabschluss.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 63000 - 77000 € pro Jahr.
Die United Nations Environment Programme (UNEP) ist die führende globale Umweltbehörde, die die globale Umweltagenda festlegt und die kohärente Umsetzung der umweltbezogenen Dimension der nachhaltigen Entwicklung innerhalb des Systems der Vereinten Nationen fördert. Diese Position befindet sich im UNEP Europe Office, im Vienna Programme Office in Wien.
Unter der allgemeinen Aufsicht des Verwaltungsleiters des Europa-Büros und der direkten Aufsicht des Leiters des Vienna Programme Office wird der Stelleninhaber die folgenden Aufgaben und Verantwortlichkeiten übernehmen:
- Human Resources Management
- Initiierung, Überprüfung, Bearbeitung und Nachverfolgung von Maßnahmen im Zusammenhang mit der Verwaltung der Personalaktivitäten der Einheit, einschließlich:
- Rekrutierung von Mitarbeitern und Beratern
- Platzierung, Beförderung und Versetzung
- Überprüfungen der Stellenklassifizierung
- Trennung von Mitarbeitern
- Schulung und Entwicklung
- Sicherstellung der Konsistenz bei der Anwendung der UN-Regeln und -Verfahren.
- Führung von Stellenanzeigenakten und Verfolgung des Status von Stellenanzeigen.
- Überprüfung und Bearbeitung von Personalmaßnahmen.
- Überwachung der Personalstammdaten und Erstellung relevanter statistischer Daten und Diagramme.
- Budget und Finanzen
- Unterstützung bei der Vorbereitung und Überprüfung von finanziellen und personellen Vorschlägen und Anforderungen.
- Konsolidierung von Budgets und Arbeitsprogrammen im Zusammenhang mit Hauptquartierbudgets, Treuhandfonds, Zuschüssen und Beschaffungen.
- Überwachung der Ausgaben im Vergleich zu genehmigten Budgets und Vorbereitung von Anpassungen nach Bedarf.
- Unterstützung der Manager bei der Ausarbeitung von Ressourcenanforderungen für Budgetanträge.
- Hilfe bei der Erstellung von Budgetleistungsanträgen und der Fertigstellung von Budgetleistungsberichten, einschließlich der Analyse von Abweichungen zwischen genehmigten Budgets und tatsächlichen Ausgaben.
- Erstellung oder Anpassung von Finanzberichten mithilfe von Umoja-generierten Berichten.
- Koordination mit Finanz- und Budgetmitarbeitern zu verwandten Themen während der Vorbereitung von Haushaltsberichten.
- Allgemeine Verwaltung
- Entwurf routinemäßiger Korrespondenz als Antwort auf Anfragen zu administrativen, finanziellen, Prüfungs- und Personalangelegenheiten.
- Koordination mit Dienstleistungseinheiten und regelmäßige Abstimmung mit internen Teammitgliedern im Hauptquartier und im Feld.
- Durchführung anderer verwandter administrativer Aufgaben nach Bedarf, einschließlich:
- Betriebliche Reiseprogramme
- Überwachung von Konten und Zahlungen an Anbieter und Einzelunternehmer
- Planung physischer Räume
- Identifizierung des Bedarfs an Bürotechnologie
- Wartung von Geräten, Software und Systemen
- Organisation und Koordination von Seminaren, Konferenzen und Übersetzungsdiensten
- Leitung, Schulung und Beaufsichtigung von weniger erfahrenem General Service-Personal nach Bedarf.
- Vertragsverwaltung
- Unterstützung bei der täglichen Verwaltung von Verträgen zwischen den UN und externen Auftragnehmern, die ausgelagerte Dienstleistungen erbringen.
- Prüfung der Rechnungen der Auftragnehmer im Vergleich zu gelieferten und genehmigten Waren und Dienstleistungen durch die UN.
- Anforderung der Zahlung von Rechnungen der Auftragnehmer und Überwachung der Zahlungen.
- Vorbereitung und Bearbeitung von UN-Formularen und Genehmigungen für Vertrags- und Arbeitseinheitenmitarbeiter, einschließlich:
- UN-Zugangs- und Eigentumspässen
- Swipe-Karten-Zugang
- Daten-, Berichts- und Informationsmanagement
- Unterstützung bei der Sammlung und Analyse von Daten sowie der Vorbereitung von Präsentationen und Berichten für:
- Informationsaustausch
- Beantwortung von Anfragen
- Wissensmanagement
- Planung und Entscheidungsfindung
- Unterstützung bei Datenvisualisierungen und Aktualisierung von Informationsmaterialien, einschließlich Webseiten und Broschüren.
Bildung: Ein Abschluss der Sekundarstufe oder ein gleichwertiger Abschluss ist erforderlich. Für Kandidaten mit einem ersten Hochschulabschluss oder höher wird die erforderliche relevante Erfahrung von sieben auf fünf Jahre reduziert.
Berufserfahrung: Mindestens sieben Jahre relevante Erfahrung in administrativen Diensten, Personalwesen, allgemeiner Bürounterstützung, Finanzen, Buchhaltung oder einem verwandten Bereich sind erforderlich. Für Kandidaten mit einem ersten Hochschulabschluss oder höher sind mindestens fünf Jahre relevante Erfahrung erforderlich. Erfahrung in der Arbeit innerhalb des Systems der Vereinten Nationen oder einer ähnlichen internationalen Organisation ist wünschenswert. Erfahrung in der Nutzung von Büroautomatisierungstools für Textverarbeitung, Tabellenkalkulationen und Datenbanken ist wünschenswert. Erfahrung in der Arbeit mit einem Enterprise Resource Planning (ERP)-System, wie z.B. Umoja, ist wünschenswert. Ein oder mehrere Jahre Erfahrung in der Datenanalyse oder einem verwandten Bereich sind wünschenswert.
Sprachen: Englisch und Französisch sind die Arbeitssprachen des Sekretariats der Vereinten Nationen. Für diese Stellenanzeige ist Englisch erforderlich.
Administrative Assistant Arbeitgeber: UN Environment Programme
Die UNEP Finance Initiative bietet eine herausragende Arbeitsumgebung, die sich durch ein starkes Engagement für nachhaltige Entwicklung und den Schutz der Biodiversität auszeichnet. Als technischer Spezialist in Genf haben Sie die Möglichkeit, an bedeutenden Projekten zu arbeiten, die nicht nur Ihre beruflichen Fähigkeiten erweitern, sondern auch einen positiven Einfluss auf die globale Finanzlandschaft haben. Die Unternehmenskultur fördert Zusammenarbeit und Innovation, während gezielte Weiterbildungsprogramme sicherstellen, dass Sie kontinuierlich wachsen und sich weiterentwickeln können.
