Administrative Assistant, G.5 (6 months maternity coverage), Local recruitment

Hintergrund: Die Climate Risk and Early Warning Systems (CREWS) Initiative ist ein spezialisiertes Finanzierungsinstrument, das die am wenigsten entwickelten Länder (LDCs) und kleinen Inselstaaten (SIDS) unterstützt. Das CREWS-Sekretariat, das von der WMO gehostet wird, wurde eingerichtet, um die Arbeit des Lenkungsausschusses zu unterstützen und ist diesem gegenüber für die Erfüllung seiner Funktionen verantwortlich. Es besteht aus einem kleinen Team von Fach- und Verwaltungspersonal, das von einem Direktor geleitet wird.

Die Position des Verwaltungsassistenten ist Teil des CREWS-Sekretariats und berichtet direkt an den Direktor von CREWS. Sie unterstützt die administrativen Funktionen des Teams.

Aufgaben und Verantwortlichkeiten:

• Bereitstellung von administrativer und sekretarieller Unterstützung, um das effiziente tägliche Funktionieren des CREWS-Sekretariats sicherzustellen, einschließlich der Unterstützung bei der Überwachung der Haushaltsausgaben und der Pflege entsprechender Aufzeichnungen.
• Unterstützung bei der Vorbereitung, Logistik und Nachverfolgung von CREWS-Meetings, Veranstaltungen und Missionen, einschließlich der Erstellung routinemäßiger Dokumente und der Koordination mit relevanten Interessengruppen.
• Empfang, Registrierung, Sichtung, Weiterleitung und Verfolgung eingehender und ausgehender Korrespondenz; Nachverfolgung von Fristen und Zusammenstellung von Eingaben zur Genehmigung durch den Direktor gemäß den festgelegten Verfahren.
• Pflege organisierter Ablagesysteme (elektronisch und physisch), Mailinglisten und relevanter Datenbanken, um sicherzustellen, dass Informationen genau und regelmäßig aktualisiert werden.
• Entwurf, Bearbeitung, Korrekturlesen und Finalisierung von Korrespondenz und Dokumenten, um Konsistenz mit Standardformaten, Vorlagen und redaktionellen Richtlinien innerhalb der vorgegebenen Fristen sicherzustellen.
• Erstellung von Korrespondenz, Dokumenten, Präsentationen, Tabellenkalkulationen, Meeting-Formularen, Reisegenehmigungen, Berichten usw. gemäß den festgelegten Standards und Zeitplänen.
• Aktualisierung und Pflege der CREWS-Webseiten und Datenbanken mit genauen und zeitnahen Informationen.
• Durchführung anderer verwandter administrativer und sekretarieller Aufgaben nach Bedarf.

Erforderliche Fähigkeiten und Erfahrungen:

• Bildung: Abitur oder gleichwertig.
• Erfahrung: Mindestens fünf Jahre Erfahrung in administrativen Diensten, Finanzen, Buchhaltung, Prüfung, Personalwesen oder einem verwandten Bereich. Kenntnisse der UN-Verwaltungsregeln und -vorschriften sind wünschenswert.

Weitere Anforderungen:

• Diese Position unterliegt der lokalen Rekrutierung gemäß Anhang B.2 der WMO-Mitarbeiterverordnung und -richtlinien. Sie steht Schweizer Staatsbürgern, Bürgern der Mitgliedstaaten der Europäischen Union (EU) oder Inhabern einer Aufenthaltsgenehmigung und eines gültigen Arbeitsgenehmigung in Genf offen, die vor der Bewerbung erforderlich sind.
• Bewerber müssen auch in der Lage sein, innerhalb der Pendelstrecke zum WMO-Hauptquartier in Genf, Schweiz, zu wohnen.

Sprachen:

• Ausgezeichnete Kenntnisse der englischen Sprache (sowohl mündlich als auch schriftlich). Kenntnisse anderer Amtssprachen der Organisation wären von Vorteil.

Kompetenzen:

• Kommunikation & Einfluss
• Zusammenarbeit & Teamdynamik
• Inklusives Denken & kulturelles Bewusstsein
• Entscheidungsfindung & Problemlösung
• Integrität & Verantwortung
• Innovation & digitale Agilität
• Verständnis & Engagement der Stakeholder

Gehalt und Zulagen:

Die Position wird aus den gemeinsamen Personalkosten finanziert. Das jährliche Nettogrundgehalt bei der Erstbeschäftigung und nach Abzug der Mitarbeiterbeiträge beträgt: CHF 79.603.

Zusätzliche Informationen:

• Die WMO setzt sich für Vielfalt und eine ausgewogene Belegschaft ein. Bewerbungen qualifizierter Frauen und Männer, einschließlich solcher mit Behinderungen, sind willkommen.
• Das gesetzliche Rentenalter beträgt 65 Jahre. Gemäß den WMO-Richtlinien beträgt das Mindestalter für die Berücksichtigung von vakanten Stellen 18 Jahre, und das Höchstalter muss es dem Kandidaten ermöglichen, mindestens die Vertragslaufzeit zu erfüllen, bevor er das obligatorische Trennungsalter erreicht.

Probezeit:

Möglichkeit der Verlängerung, vorbehaltlich der Verfügbarkeit von Mitteln und einer zufriedenstellenden Leistung nach einer anfänglichen Probezeit von einem Jahr, die auf maximal zwei Jahre verlängert werden kann.

Bewerbungen:

Bewerbungen sollten online über das WMO-E-Rekrutierungssystem eingereicht werden. Senden Sie Ihre Bewerbung nicht über mehrere Wege. Die WMO akzeptiert keine Bewerbungen mehr per Post oder E-Mail. Nur Bewerber, an denen die WMO weiterhin interessiert ist, werden kontaktiert. Kurzfristig ausgewählte Kandidaten müssen möglicherweise einen schriftlichen Test und/oder ein Vorstellungsgespräch ablegen.

Hinweis zu sexueller Belästigung, Ausbeutung und Machtmissbrauch:

Die WMO toleriert keine Belästigung, sexuelle Belästigung, Ausbeutung, Diskriminierung und Machtmissbrauch. Alle ausgewählten Kandidaten unterliegen daher entsprechenden Überprüfungen und werden erwartet, die jeweiligen Standards und Prinzipien einzuhalten.

Hinweis zu Betrugswarnungen:

Die WMO erhebt zu keinem Zeitpunkt eine Bearbeitungsgebühr im Rahmen ihrer Rekrutierungs-, Auswahl- und Einstellungsverfahren (d.h. Bewerbungsphase, Interviewphase, Validierungsphase oder Einstellung und Schulung). Die WMO wird nicht nach den Bankkontoinformationen der Bewerber fragen.