Finance Analyst (Open to Tier 1 & 2 applicants)

Bitte beachten Sie die im Stellenangebot angegebene Tier-Stufe und stellen Sie sicher, dass Sie den entsprechenden Vertrag gemäß den unten definierten Anforderungen halten:

• Tier 1: UNDP/UNCDF/UNV-Mitarbeiter mit unbefristeten (PA) und befristeten (FTA) Verträgen (definiert als "interne" Kandidaten)
• Tier 2: UNDP/UNCDF/UNV-Mitarbeiter mit befristeten Verträgen (TA) und Personal mit regulären PSA-Verträgen
• Tier 3: Alle anderen Vertragsarten von UNDP/UNCDF/UNV und anderen Agenturen sowie andere externe Kandidaten

Die United Nations Development Programme (UNDP) ist das globale Entwicklungsnetzwerk der UN, das sich für Veränderungen einsetzt und Länder mit Wissen, Erfahrungen und Ressourcen verbindet, um den Menschen zu helfen, ein besseres Leben aufzubauen. Wir sind in 170 Ländern und Gebieten vor Ort und arbeiten mit Regierungen und Menschen an ihren eigenen Lösungen für globale und nationale Entwicklungsherausforderungen, um Leben zu stärken und widerstandsfähige Nationen aufzubauen.

Innerhalb des UNDP bietet das Büro für allgemeine Operationen (OGO) die wesentlichen Betriebsdienste, die es dem UNDP ermöglichen, effektiv an allen Standorten zu funktionieren. Zu den Kernaufgaben gehören das globale Management von UNDP-Räumlichkeiten und -Vermögenswerten, Reise- und Fuhrparkdienste, Versicherungsschutz, Unternehmenskarten und eine breite Palette von transaktionalen Geschäftsdiensten am Hauptsitz in New York.

Der Umfang der Arbeit umfasst die Unterstützung der täglichen Betriebsaktivitäten von OGO durch folgende Aufgaben:

• Interaktion mit den Ansprechpartnern für Ressourcenmanagement in jeder Einheit und Durchführung der folgenden Budget-/Finanzmanagementunterstützungsfunktionen:
• Unterstützung bei der Budgetvorbereitung
• Überwachung und Berichterstattung über Budgetressourcen, Transaktionen und Ausgaben
• Pflege des internen Ausgabenüberwachungssystems und Beratung der Kunden hinsichtlich der Einhaltung von Fristen und genehmigten Beträgen
• Erste Genehmigung von Beschaffungs-, Vertragsmanagement- und Finanztransaktionen in Quantum, Überprüfung auf Richtigkeit der Berechnung und Vollständigkeit der unterstützenden Dokumentation sowie Einhaltung der finanziellen Vorschriften zur Zertifizierung/Genehmigung
• Überprüfung der Dokumentation zur Bearbeitung von Zahlungen, Sicherstellung der Richtigkeit und Vollständigkeit der Anforderungen für die Eingabe in das System, einschließlich der Gültigkeit von Kostenstellen, Verträgen, Pachtverträgen oder Vereinbarungen usw.
• Abstimmung und Buchung von Zahlungen für Kreditkartenkonten
• Führung detaillierter Aufzeichnungen über Ausgaben, Kostenanpassungen und Ressourcennutzung während des Jahres
• Empfehlung erforderlicher Korrekturmaßnahmen monatlich basierend auf Berichten zur Budgetabweichungsanalyse
• Verwaltung des Kostenrückgewinnungsmechanismus
• Analyse und Vergleich von Kostenrückgewinnungszahlen mit dem Ziel, Einsparungen und höhere Kostenrückgewinnungen zu empfehlen, z.B. durch Abrechnung von Dienstleistungen
• Unterstützung der Geschäftseinheiten bei der Vorbereitung von regelmäßigen Betriebsprüfungen; Konsolidierung der Eingaben von Geschäftseinheiten, Nachverfolgung von Empfehlungen, Sicherstellung der Vollständigkeit, Freigabe von Einreichungen für den Betriebsanalysten
• Nutzung von Kenntnissen über Richtlinien und Verfahren zur Kontrolle von Ressourcen, Verfahren und Protokollen
• Präsentation gründlich recherchierter Informationen zur Vorbereitung von Entwürfen von Dokumenten, Arbeitsplänen, Budgets, Vorschlägen zu Implementierungsvereinbarungen
• Initiierung eines Projekts, Eingabe des Projekts in Quantum, Vorbereitung erforderlicher Budgetänderungen
• Bereitstellung von Leitlinien für die verantwortlichen Parteien zur routinemäßigen Umsetzung von Projekten, Verfolgung der Nutzung finanzieller Ressourcen
• Nachverfolgung von Leistungsindikatoren/Erfolgskriterien, Zielen und Meilensteinen, Erstellung von Berichten
• Vorschläge zur Verbesserung von Verfahren, Ansätzen und Richtlinien basierend auf den gesammelten Erfahrungen und dem Feedback der Kunden
• Identifizierung von Engpässen in der Umsetzung in den jeweiligen Bereichen und Empfehlung von Lösungen zur Verbesserung des Services
• Zusammenarbeit und Informationsaustausch mit allen Mitarbeitern im Team und mit der logistischen Unterstützung
• Bereitstellung technischer Unterstützung und Durchführung von Schulungen für BMS-Mitarbeiter in den jeweiligen Fachbereichen
• Beitrag zu Wissensnetzwerken und Gemeinschaften der Praxis

Der Stelleninhaber führt andere Aufgaben innerhalb seines Funktionsprofils aus, die für das effiziente Funktionieren des Büros und der Organisation als notwendig erachtet werden.

Unter der allgemeinen Anleitung und Aufsicht des Business Solutions Analyst (NOB) und mit der fachlichen Anleitung der jeweiligen funktionalen Einheiten wird der Finanzanalyst eng mit den Einheiten zusammenarbeiten, um die kundenorientierte Bereitstellung von Budget-, Kostenrückgewinnungs- und Projekt-/Portfoliomanagementunterstützungs- und Transaktionsdiensten zu gewährleisten.

Erwartete Demonstration von Kompetenzen

Kernkompetenzen

• Ergebnisse erzielen: PLANEN UND ÜBERWACHEN DER EIGENEN ARBEIT, AUFMERKSAMKEIT FÜR DETAILS, QUALITÄTSARBEIT BIS ZUM FRISTEN
• Kreativ denken: OFFEN FÜR KREATIVE IDEEN/BEKANNTE RISIKEN, PRAGMATISCHER PROBLEMLÖSER, VERBESSERUNGEN VORNEHMEN
• Kontinuierlich lernen: OFFEN FÜR NEUES, TEILEN VON WISSEN, AUS FEHLERN LERNEN, UM FEEDBACK BITTEN
• Agil anpassen: ANPASSUNG AN VERÄNDERUNGEN, KONSEQUENTE HANDHABUNG VON UNGEWISSHEITEN, FLEXIBEL SEIN
• Entschlossen handeln: ANTRIEB UND MOTIVATION ZEIGEN, RUHIG IN SCHWIERIGEN SITUATIONEN ARBEITEN, SELBSTBEWUSST SEIN
• Engagieren und Partnerschaften bilden: MITGEFÜHL UND VERSTÄNDNIS FÜR ANDERE, POSITIVE BEZIEHUNGEN AUFBAUEN
• Diversität und Inklusion ermöglichen: WERTSCHÄTZUNG DER UNTERSCHIEDE, BEWUSSTSEIN FÜR UNBEWUSSTE VORURTEILE, DISKRIMINIERUNG ANSPRECHEN

Querschnittliche und technische Kompetenzen

• Geschäftsrichtung und Strategie – Systemdenken: Fähigkeit, objektive Problemanalyse und Urteilsvermögen zu nutzen, um zu verstehen, wie miteinander verbundene Elemente innerhalb eines Gesamtprozesses oder Systems koexistieren, und zu berücksichtigen, wie die Veränderung eines Elements andere Teile des Systems beeinflussen kann
• Finanzen – Budgetmanagement: Fähigkeit, die budgetären Aspekte des Arbeitsplanungsprozesses zu unterstützen, Erstellung und Verwaltung von Team-Budgets
• Geschäftsmanagement – Kundenzufriedenheit/Kundenmanagement: Fähigkeit, zeitnah und angemessen mit einem Gefühl der Dringlichkeit zu reagieren, konsistente Lösungen bereitzustellen, zeitgerechte und qualitativ hochwertige Ergebnisse und/oder Lösungen zu liefern, um die Bedürfnisse des Kunden zu erfüllen und zu verstehen, Beiträge zur Entwicklung der Kundenservice-Strategie zu leisten, die bevorstehenden Bedürfnisse und Anliegen des Kunden vorherzusehen

Erforderliche Ausbildung, Erfahrung, Fähigkeiten und Kompetenzen

Minimale Bildungsanforderungen

• Eine professionelle Buchhaltungsqualifikation von einem international anerkannten Institut für Buchhaltung und/oder einen fortgeschrittenen (Master-) Hochschulabschluss in Finanzen und/oder Buchhaltung ist erforderlich.
• Oder ein Bachelor-Abschluss in Kombination mit zwei zusätzlichen Jahren relevanter Erfahrung wird in Ermangelung des fortgeschrittenen Hochschulabschlusses berücksichtigt.
• Kandidaten mit professionellen Buchhaltungsqualifikationen von einem international anerkannten Institut für Buchhaltung haben einen deutlichen Vorteil.
• Kandidaten ohne professionelle Buchhaltungsqualifikationen, aber mit Abschlüssen, die auf Buchhaltung und/oder Finanzen spezialisiert sind, müssen das Finance Training and Certification Programme (FTCP) absolvieren, wenn sie eingestellt werden.
• Kandidaten, die die beiden oben genannten Kriterien erfüllen, sind von der Teilnahme am UNDP Advanced Accountancy and Finance Test (AAFT) befreit.
• Kandidaten mit einem MBA oder Master in Finanzen ohne Buchhaltungsqualifikation, aber mit relevanter Erfahrung, müssen erfolgreich am UNDP Advanced Accountancy and Finance Test (AAFT) teilnehmen, um für die Vorauswahl in Betracht gezogen zu werden.

Minimale Jahre relevanter Berufserfahrung

• Bewerber mit einem Master-Abschluss (oder gleichwertig) in einem relevanten Studienbereich benötigen keine berufliche Erfahrung.
• Bewerber mit einem Bachelor-Abschluss (oder gleichwertig) müssen mindestens zwei (2) Jahre relevante Berufserfahrung auf nationaler oder internationaler Ebene in einem der Bereiche: Finanzressourcenmanagement, Buchhaltung, Prüfung nachweisen.

Erforderliche Fähigkeiten

• Erfahrung mit MS Office Suite, insbesondere Excel-Anwendungen
• Erfahrung mit Kontenabstimmungsverfahren
• Erfahrung in der Bereitstellung von Finanzanalysen für Kunden
• Erfahrung mit Oracle-basierten Finanzsystemen

Gewünschte Fähigkeiten zusätzlich zu den in der Kompetenzsektion behandelten Kompetenzen

• Erfahrung im Management von Budgets sowie anderen administrativen Unterstützungsdiensten und der Anwendung fortgeschrittener Methoden und Prozesse
• Erfahrung in der Unterstützung operativer oder administrativer Prozesse
• Erfahrung in IPSAS
• Erfahrung im Bereich der finanziellen Kostenrückgewinnung
• Erfahrung in der Zusammenarbeit mit UNDP oder einer anderen UN-Organisation
• Erfahrung mit Power BI

Erforderliche Sprachen

• Fließende Englischkenntnisse sind erforderlich.
• Gute Kenntnisse in Französisch oder Spanisch oder Deutsch sind wünschenswert.

Chancengleichheit

Als Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet, schätzt das UNDP Vielfalt als Ausdruck der Vielzahl von Nationen und Kulturen, in denen wir tätig sind, und ermutigt daher qualifizierte Bewerber aus allen Hintergründen, sich für Rollen in der Organisation zu bewerben. Unsere Einstellungsentscheidungen basieren auf Verdiensten und Eignung für die Rolle, ohne Diskriminierung.

Das UNDP verpflichtet sich auch, einen integrativen Arbeitsplatz zu schaffen, an dem alle Mitarbeiter befähigt werden, zu unserer Mission beizutragen, geschätzt werden, gedeihen können und von Karrieremöglichkeiten profitieren, die für alle offen sind.

Sexuelle Belästigung, Ausbeutung und Missbrauch von Autorität

Das UNDP toleriert keine Belästigung, sexuelle Belästigung, Ausbeutung, Diskriminierung und Missbrauch von Autorität. Alle ausgewählten Kandidaten unterliegen daher relevanten Prüfungen und werden erwartet, die entsprechenden Standards und Prinzipien einzuhalten.

Recht zur Auswahl mehrerer Kandidaten

Das UNDP behält sich das Recht vor, einen oder mehrere Kandidaten aus dieser Stellenausschreibung auszuwählen. Wir können auch Bewerbungen aufbewahren und Kandidaten, die sich für diese Stelle bewerben, für andere ähnliche Positionen beim UNDP auf derselben Gehaltsstufe und mit ähnlicher Stellenbeschreibung, Erfahrung und Bildungsanforderungen in Betracht ziehen.

Betrugswarnung

Das UNDP erhebt zu keinem Zeitpunkt Gebühren im Rahmen seines Rekrutierungsprozesses. Für weitere Informationen siehe