Operations Manager [Open for Tier 0&1&2 applicants]

Position Purpose

Unter der Gesamtleitung des BMS-Direktors und der direkten Aufsicht des stellvertretenden Direktors unterstützt der Operations Manager alle Aspekte des BMS-Managements und der Operationen in Bonn. Dies umfasst das strategische Management von finanziellen und personellen Ressourcen des Ops-Teams, effiziente Beschaffung, logistische Dienstleistungen und gemeinsame Dienstleistungen im Einklang mit den UNDP-Regeln und -Vorschriften. Die Hauptaufgabe des Operations Managers besteht darin, die Operationen der Direktion in Bonn zu leiten, kontinuierlich zu bewerten und anzupassen, um eine konsistente Dienstleistungserbringung und ein reibungsloses Funktionieren der Einheit sicherzustellen.

Duties and Responsibilities

• Als Mitglied des Direktionsteams für Operationen stellt der Operations Manager die strategische Ausrichtung der Operationen sicher.
• Sicherstellung der vollständigen Einhaltung der Operationen mit den Regeln, Vorschriften, Richtlinien und dem internen Kontrollrahmen der UN/UNDP.
• Implementierung der Unternehmensbetriebsstrategien, Festlegung von Managementzielen und Überwachung der Leistungsindikatoren des Büros. Ergreifen Sie rechtzeitig Korrekturmaßnahmen.
• Einrichtung von Kooperationsvereinbarungen mit potenziellen Partnern und einem Kundenmanagementsystem für ein angemessenes Management von Partnerschaften und Dienstleistungsbereitstellungen.
• Kartierung der Geschäftsprozesse der Direktion und Einrichtung interner Standardarbeitsanweisungen für Finanzen, Personalmanagement, Beschaffung, ICT, Logistik, Protokoll, Reise- und Transportmanagementdienste, die für die UNDP-Präsenz in Bonn erforderlich sind.
• Unterstützung des oberen Managements bei der Identifizierung und Überwachung von Risiken, um ein dynamisches und effektives Risikomanagement sicherzustellen.
• Überwachung und Analyse des Betriebsumfelds; Durchführung von Risikoanalysen im Zusammenhang mit den Operationen, falls erforderlich; und rechtzeitige Anpassungen der Betriebsdienstleistungen vornehmen.
• Sicherstellung der systematischen Einhaltung der UNDP-Richtlinien, Verfahren und Unternehmensleitlinien zum Risikomanagement.
• Sicherstellung des Wissensaustauschs über Management und Operationen in der Direktion, Koordination der Lernbedürfnisse des Personals und Konsolidierung von Lektionen/Besten Praktiken.
• Bereitstellung fundierter Beiträge zu UNDP-Wissensnetzwerken und Gemeinschaften der Praxis.
• Sicherstellung eines effektiven, risikoinformierten und genauen Managements der finanziellen Ressourcen.
• Planung der finanziellen Ressourcen der Einheit, Verfolgung und Aufzeichnung der Ausgaben in Übereinstimmung mit IPSAS und Prüfung der finanziellen Ressourcen, einschließlich außerbudgetärer Einnahmen gemäß den UNDP-Regeln und -Vorschriften.
• Überwachung finanzieller Ausnahmeberichte auf ungewöhnliche Aktivitäten und Untersuchung von Anomalien. Berichterstattung an die zuständigen CO- und UNDP-HQ-Mitarbeiter, wenn keine zufriedenstellenden Antworten erhalten werden.
• Sicherstellung, dass alle finanziellen Transaktionen identifiziert, aufgezeichnet und in Übereinstimmung mit IPSAS gemäß den Unternehmensrichtlinien und -verfahren überprüft werden.
• Sicherstellung der Bereitstellung effizienter Beschaffungs-, Logistik- und Verwaltungsdienste in Abstimmung mit dem Unternehmensbeschaffungsteam.
• Sicherstellung der Einhaltung der Unternehmensregeln und -vorschriften der Einheit in Bezug auf Beschaffung und Logistik.
• Entwicklung eines Beschaffungsplans und Sicherstellung eines ordnungsgemäßen Vertragsmanagements unter Berücksichtigung potenzieller Rechtsstreitigkeiten.
• Überwachung der Beschaffungsprozesse und logistischen Dienstleistungen in Übereinstimmung mit den Beschaffungsgrundsätzen und -richtlinien.
• Sicherstellung des ordnungsgemäßen Managements von UNDP-Vermögenswerten, Einrichtungen und logistischen sowie administrativen Dienstleistungen, einschließlich der vollständigen Einhaltung von IPSAS während des Kaufs, der Nutzung und der Entsorgung von Vermögenswerten der Einheit.
• Sicherstellung eines ordnungsgemäßen Managements gemeinsamer Dienstleistungen und Aufbau einer starken Zusammenarbeit mit anderen in Bonn ansässigen UN-Agenturen.
• Ausarbeitung eines strategischen Ansatzes zur Umsetzung gemeinsamer Dienstleistungen im Einklang mit den neuesten Entwicklungen und besten Praktiken.
• Sicherstellung der ordnungsgemäßen Planung und Verfolgung des Budgets für gemeinsame Dienstleistungen und der Beiträge der Agenturen zum gemeinsamen Dienstleistungskonto.
• Beitrag zu den Aktivitäten des Teams für das Operationsmanagement, einschließlich des Bereichs Risikomanagement.
• Der Stelleninhaber führt andere Aufgaben innerhalb seines funktionalen Profils aus, die als notwendig erachtet werden, um das effiziente Funktionieren des Büros und der Organisation zu gewährleisten.

Supervisory/Managerial Responsibilities:

• Überwachung und Management des Personals der BMS-Direktion in Bonn.

Competencies

• Ergebnisse erzielen: Herausfordernde, erreichbare Ziele für mehrere Projekte festlegen und ausrichten, die nachhaltige Auswirkungen haben.
• Kreativ denken: Proaktiv potenzielle Risiken mindern, neue Ideen entwickeln, um komplexe Probleme zu lösen.
• Kontinuierlich lernen: Chancen schaffen und nutzen, um Horizonte zu erweitern und Erfahrungen zu diversifizieren.
• Agil anpassen: Proaktiv Veränderungen initiieren und vorantreiben, mehrere konkurrierende Anforderungen managen.
• Mit Entschlossenheit handeln: Über die unmittelbare Aufgabe/Hindernisse hinausdenken und Maßnahmen ergreifen, um größere Ergebnisse zu erzielen.
• Engagieren und Partnerschaften eingehen: Politisches Geschick, komplexe Landschaft navigieren, interagenten Zusammenarbeit fördern.
• Diversität und Inklusion ermöglichen: Die Vorteile einer vielfältigen Belegschaft schätzen und Inklusivität fördern.

Required Skills and Experience

• Bildung: Ein fortgeschrittener Hochschulabschluss (Master oder gleichwertig) in Betriebswirtschaft, öffentlicher Verwaltung, Finanzen, Wirtschaft oder verwandten Bereichen ist erforderlich. Ein erster Hochschulabschluss (Bachelor) in denselben Bereichen, in Kombination mit zwei zusätzlichen Jahren relevanter Erfahrung, wird ebenfalls berücksichtigt.
• Erfahrung: Mindestens 5 Jahre (mit Master) oder 7 Jahre (mit Bachelor) relevante Erfahrung auf nationaler oder internationaler Ebene in der Bereitstellung von Managementberatung und/oder im Management operativer Systeme sowie im Aufbau von Beziehungen zu internationalen Organisationen und nationalen Regierungen. Erfahrung im Umgang mit Computern, Bürosoftwarepaketen (MS Word, Excel usw.) und webbasierten Managementsystemen wie ERP-Quantum. Erfahrung und gute Kenntnisse in der periodengerechten Buchführung, IPSAS oder IFRS. Kenntnisse und Erfahrungen im Rahmen des UN/UNDP-Systems, vorzugsweise im Kontext eines Landesbüros. Erfahrung im Beschaffungsmanagement. Erfahrung in Logistik und administrativen Dienstleistungen. Erfahrung in der Bereitstellung von Dienstleistungen, die Finanzmanagement, HR, Beschaffung und gemeinsame Dienstleistungen umfassen.
• Sprache: Fließende Englischkenntnisse sind erforderlich. Kenntnisse einer weiteren UN-Sprache sind wünschenswert.

Equal Opportunity

Als Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet, schätzt die UNDP Vielfalt als Ausdruck der Vielzahl von Nationen und Kulturen, in denen wir tätig sind, und ermutigt daher qualifizierte Bewerber aus allen Hintergründen, sich für Rollen in der Organisation zu bewerben. Unsere Einstellungsentscheidungen basieren auf Verdiensten und Eignung für die Rolle, ohne Diskriminierung.

Die UNDP verpflichtet sich auch, einen integrativen Arbeitsplatz zu schaffen, an dem alle Mitarbeiter befähigt werden, zu unserer Mission beizutragen, geschätzt werden, gedeihen können und von Karrieremöglichkeiten profitieren, die allen offenstehen.

Sexuelle Belästigung, Ausbeutung und Machtmissbrauch

Die UNDP toleriert keine Belästigung, sexuelle Belästigung, Ausbeutung, Diskriminierung und Machtmissbrauch. Alle ausgewählten Kandidaten unterliegen daher entsprechenden Prüfungen und werden erwartet, die jeweiligen Standards und Prinzipien einzuhalten.