Procurement Analyst [Open to internal and external applicants who are nationals of the EU, EEA [...]

Diese Stelle steht Staatsangehörigen der EU-Mitgliedstaaten, Islands, Liechtensteins, Norwegens oder der Schweiz offen.

Hintergrund

UNDP bietet integrierte programmatische, politische und finanzielle Lösungen zur Verwirklichung der Ziele für nachhaltige Entwicklung (SDGs). In diesem Kontext hat UNDP ein Global Policy Network (GPN) geschaffen, ein Netzwerk aus feldbasiertem und globalem technischem Fachwissen in einer Vielzahl von Wissensbereichen zur Unterstützung der signifikanten Lösungen und organisatorischen Fähigkeiten, die im Strategischen Plan vorgesehen sind. Das Büro für Politik- und Programmunterstützung (BPPS) und das Krisenbüro (CB) sind die beiden Hauptbüros des GPN.

In diesem Kontext bietet das neu gegründete Governance-, Rechtsstaatlichkeits- und Friedensbildungszentrum (GRP Hub), eine gemeinsame Initiative mit dem BPPS und dem CB, Führungs- und Beratungsdienste an, um die Wirkung von UNDP auf Governance und Friedensbildung zu verbessern und die Integration demokratischer Governance und Menschenrechte in Krisenreaktion und -wiederherstellung sicherzustellen. Der Hub zielt darauf ab, ein integriertes Portfolio in Zusammenarbeit zwischen dem CB und dem BPPS aufzubauen und Partnerschaften mit verschiedenen Interessengruppen, einschließlich des UN-Systems, IFIs, der Zivilgesellschaft und des Privatsektors, zu etablieren.

Die Funktionen des Hubs umfassen die Bereitstellung von Führung, Beratung zur strategischen Positionierung, das Management globaler Programme, die Entwicklung von GRP-Lösungen und die Leitung von Krisenreaktions- und Wiederherstellungsunterstützung. Sie konzentrieren sich auch auf Wissensmanagement und Lernen, den Aufbau thematischer und operativer Partnerschaften sowie die Mobilisierung von Ressourcen. Thematische Bereiche umfassen Friedensbildung, Rechtsstaatlichkeit, lokale Aktionen, Governance, Menschenrechte und demokratische Institutionen. Querschnittsthemen betreffen digitale Transformation, Daten für SDG16+ und Geschlechterinklusion. Die Initiative zielt darauf ab, sicherzustellen, dass Geschlechterdimensionen systematisch und messbar in die GRP-Arbeit von UNDP einfließen.

Durch das Local Action Team strebt der GRP Hub an, zu Frieden und Entwicklung beizutragen, sichtbare Auswirkungen auf Gemeinschaften zu erzielen und das Leben durch die Bereitstellung integrierter Lösungen, die globales Fachwissen und Partnerschaften nutzen, zu verbessern. Das Local Action Team arbeitet eng mit lokalen und regionalen Regierungen und anderen lokalen Akteuren als Schlüsselakteuren der Entwicklung zusammen und hebt deren Rolle als öffentliche Dienstleister, Treiber von Innovationen und als die nächstgelegene Institution zu den Menschen hervor.

Lokale und regionale Regierungen sind bereits für über 65 % der SDG-Ziele verantwortlich, von denen die meisten mit der Bereitstellung grundlegender Dienstleistungen wie Wasser, Sanitärversorgung, Mobilität, Klimaschutz, Gesundheit oder Bildung verbunden sind. Städte und Gebiete spielen eine große Rolle bei der Umsetzung der SDGs, die zu einem neuen Instrument für strategische Planung und Budgetierung im mittelfristigen bis langfristigen Bereich werden. Seit 2015 sind lokale Regierungen und ihre Verbände zunehmend aktiv darin, die SDGs durch Advocacy zu fördern und mit ihrer lokalen Bevölkerung und Partnern zusammenzuarbeiten, um den Geist der Agenda 2030 in Städten und Gebieten zu übertragen. Lokale Regierungen haben auch begonnen, die SDGs als strategischen Rahmen zu nutzen, um bessere und innovativere öffentliche Dienstleistungen in Verbindung mit SDG-Zielen und -Indikatoren bereitzustellen.

Der Procurement Analyst wird die teilnehmenden lokalen und regionalen Regierungen unterstützen, um die Effizienz ihrer PPPs zu verbessern, um die Agenda 2030 auszurichten und umzusetzen, und wird das Lernen und die Wissensgenerierung unter Kommunen und UNDP-Landesbüros weltweit erleichtern.

Arbeitsumfang

Der Procurement Analyst wird die folgenden Hauptaufgaben und Verantwortlichkeiten übernehmen:

• Entwicklung und Verwaltung der Umsetzung innovativer und nachhaltiger Beschaffungsstrategien und -richtlinien, die im Einklang mit den Prinzipien von Fairness, Integrität und Transparenz stehen, um das beste Preis-Leistungs-Verhältnis zu erzielen:

• Sicherstellung der vollständigen Einhaltung der Beschaffungsaktivitäten mit den Regeln, Vorschriften, Richtlinien und strategischen Prioritäten von UN/UNDP durch effektive interne Kontrollen und ordnungsgemäß genutzte kundenorientierte Beschaffungsmanagementsysteme.
• Erarbeitung/Einrichtung interner Beschaffungsstandards (SOPs), Kartierung der Beschaffungsprozesse von Projekten und Verwaltung der Arbeitsabläufe in der Beschaffungsabteilung.
• Diskussion von Beschaffungsstrategien und -plänen mit Projekten und anderen Interessengruppen sowie Geldgebern, um eine gegenseitige Abstimmung sicherzustellen.
• Konzeption, Ausarbeitung und Umsetzung strategischer Beschaffung, einschließlich Beschaffungsstrategie, Lieferantenauswahl und -bewertung, Qualitätsvertragsmanagement, Vertragsverwaltung, Vertragsbewertung, Kostenreduzierung, Kundenbeziehungsmanagement, E-Beschaffung und Leistungsbewertung.

• Sicherstellung der rechtzeitigen und ordnungsgemäßen Vorbereitung von Beschaffungsplänen für die Geschäftseinheit und Projekte sowie Überwachung ihrer Umsetzung.
• Zusammenarbeit mit technischen Managern, Überprüfung der TOR und Unterstützung der technischen Bewertungen.
• Verwaltung der Implementierung geeigneter Überwachungssysteme, Mechanismen und Kontrollen für Beschaffungsprozesse, die RFQ, ITB oder RFP, IC, Direktverträge, den Erhalt von Angeboten, Geboten oder Vorschlägen sowie die Verhandlung bestimmter Vertragsbedingungen in voller Übereinstimmung mit den Regeln und Vorschriften von UNDP abdecken.
• Überprüfung und Zertifizierung der Einreichung von Dokumenten bei internen Beschaffungsprüfungsstellen (CAP, RACP und ACP).
• Sicherstellung des Managements von Beschaffungsverträgen und Durchführung delegierter Verantwortlichkeiten in der E-Beschaffung für die Genehmigung von Bestellungen.
• Implementierung des internen Kontrollsystems, das sicherstellt, dass Bestellungen ordnungsgemäß vorbereitet, versandt und bei Fehlern oder anderen Problemen zeitnah korrigiert werden.
• Unterstützung der Projektumsetzung und Replikation von Erfahrungen lokaler Regierungen, die die Bürgerbeteiligung und die Mitgestaltung öffentlicher Dienstleistungen und -politiken erhöhen möchten.
• Implementierung harmonisierter Beschaffungsdienste und Analyse neuer Möglichkeiten für gemeinsame Beschaffung für UN-Agenturen im Einklang mit der UN-Reform.

• Entwicklung und Verwaltung von Lieferantenlisten.
• Erarbeitung von Kriterien zur Auswahl und Bewertung von Lieferanten sowie Mechanismen zur Qualitäts- und Leistungsbewertung.
• Entwicklung von langfristigen Vereinbarungen/Rahmenvereinbarungen für ein effizienteres Kategoriemanagement.
• Verwaltung und Implementierung des E-Beschaffungssystems in der Geschäftseinheit.
• Technische Unterstützung bei der Umsetzung der Mayors Challenge-Initiative innerhalb des zugewiesenen Portfolios.

• Erarbeitung von Wissensprodukten, die UNDP helfen, ihre Unterstützung für Kommunen bei der Vergabe von PPPs für die Bereitstellung öffentlicher Dienstleistungen zu verbessern.
• Organisation von Schulungen zur Beschaffung für das Betriebs- und Projektpersonal.
• Organisation von Schulungen zur Beschaffung für Lieferanten zu E-Beschaffungsmodulen.
• Synthese von Lektionen und bewährten Praktiken in der Beschaffung.
• Leistung wertvoller Beiträge zu Wissensnetzwerken und Gemeinschaften der Praxis.
• Teilnahme am Operations Management Team (OMT), um Informationen über bereichsübergreifende Themen und Kooperationsmöglichkeiten auszutauschen, um größere Skaleneffekte zu erzielen.

• Der Stelleninhaber führt andere Aufgaben innerhalb seines Funktionsprofils aus, die für das effiziente Funktionieren des Büros und der Organisation als notwendig erachtet werden.

Institutionelle Anordnung

Der Procurement Analyst berichtet an den Operations Specialist mit Sitz im UNDP-Hauptquartier in Bonn und arbeitet eng mit anderen UNDP-Büros zusammen.

Kerntugenden

• Ergebnisse erzielen: LEVEL 2 – Lösungen skalieren und Prozesse vereinfachen, Geschwindigkeit und Genauigkeit bei der Arbeit ausbalancieren.
• Innovativ denken: LEVEL 2 – Neue Ideen anbieten/offen für neue Ansätze, systemisches/integratives Denken demonstrieren.
• Kontinuierlich lernen: LEVEL 2 – Aus der Komfortzone heraustreten, von anderen lernen und deren Lernen unterstützen.
• Agil anpassen: LEVEL 2 – Prozesse/Ansätze an neue Situationen anpassen, andere in den Veränderungsprozess einbeziehen.
• Mit Entschlossenheit handeln: LEVEL 2 – In der Lage sein, durchzuhalten und mit mehreren Druckquellen gleichzeitig umzugehen.
• Engagieren und Partnern: LEVEL 1 – Ist Facilitator/Integrator, bringt Menschen zusammen, baut/erhält Koalitionen/Partnerschaften.
• Diversität und Inklusion ermöglichen: LEVEL 2 – Gespräche erleichtern, um Unterschiede zu überbrücken, bei Entscheidungen berücksichtigen.

Querschnittliche und technische Kompetenzen

• Geschäftsrichtung und Strategie – Strategisches Denken: Fähigkeit, effektive Strategien und priorisierte Pläne im Einklang mit den Zielen von UNDP zu entwickeln, basierend auf der systematischen Analyse von Herausforderungen, potenziellen Risiken und Chancen; die Vision mit der Realität vor Ort verknüpfen und greifbare Lösungen schaffen.
• Geschäftsentwicklung – Wissensgenerierung: Fähigkeit, Informationen zu recherchieren und in nützliches Wissen umzuwandeln, das für den Kontext relevant oder auf ein angegebenes Bedürfnis reagiert.
• Geschäftsmanagement – Ergebnisorientiertes Management: Fähigkeit, Programme und Projekte mit Fokus auf verbesserte Leistung und nachweisbare Ergebnisse zu verwalten.
• Digital und Innovation – Innovationskapazitätsaufbau: Fähigkeit, die Bedingungen zu definieren und zu schaffen, um neue Arbeitsweisen auszuprobieren oder neue Problemlösungsansätze in einer Organisation einzuführen.
• Digital und Innovation – Verhaltensänderungskommunikation/Kommunikation für Entwicklung: Kenntnisse geeigneter digitaler Kommunikationsmethoden für Entwicklung und Verhaltensänderung und die Fähigkeit, diese praktisch anzuwenden.
• Digital und Innovation – Erfahrungsgestaltung: Kenntnisse von Methoden zur Gestaltung von Erfahrungen und die Fähigkeit, End-to-End-Erfahrungen zu gestalten, die den Benutzer- und Geschäftsbedürfnissen entsprechen.
• Geschäftsrichtung und Strategie – Systemdenken: Fähigkeit, objektive Problemanalyse und Urteilsvermögen zu nutzen, um zu verstehen, wie miteinander verbundene Elemente innerhalb eines Gesamtprozesses oder Systems koexistieren, und zu berücksichtigen, wie die Veränderung eines Elements Auswirkungen auf andere Teile des Systems haben kann.

Qualifikationen

Bildung

Ein fortgeschrittener Universitätsabschluss (Master-Abschluss oder gleichwertig) in Wirtschaft, Recht, öffentlicher Verwaltung, Politikwissenschaft, Stadtplanung, internationaler Entwicklung oder einem verwandten Bereich ist erforderlich. Ein erster Hochschulabschluss (Bachelor-Abschluss) in den oben genannten Bereichen in Kombination mit zusätzlichen 2 Jahren relevanter Erfahrung wird in Ermangelung des fortgeschrittenen Hochschulabschlusses ebenfalls berücksichtigt. CIPS Level 3 ist für diese Position sehr wünschenswert, und Kandidaten, die diesen Level zum Zeitpunkt der Bewerbung besitzen, haben einen deutlichen Vorteil. Wenn die gewünschte Zertifizierung zum Zeitpunkt der Rekrutierung nicht verfügbar ist, sollte sie innerhalb eines Jahres nach der Rekrutierung erworben werden. Kandidaten, die eine CIPS-Zertifizierung auf einem niedrigeren Niveau zum Zeitpunkt der Bewerbung besitzen, haben einen verhältnismäßigen Vorteil.

Min. Jahre relevante Berufserfahrung

Mindestens 2 Jahre (mit Master-Abschluss) oder 4 Jahre (mit Bachelor-Abschluss) relevante Erfahrung in Unternehmensfinanzierung, Devisenoperationen, Bankwesen oder Finanzanalytik.

Erfahrung, Wissen und Fähigkeiten

Mindestens 2 Jahre (mit Master-Abschluss) oder 4 Jahre (mit Bachelor-Abschluss) Berufserfahrung mit öffentlichen Verwaltungen, vorzugsweise auf nationaler Ebene in Fragen der Dienstleistungserbringung, des öffentlichen Managements und der Finanzen oder der öffentlichen Politik.

Wünschenswerte Kriterien

Erfahrung im Umgang mit Computern und Bürosoftwarepaketen (MS Word, Excel usw.) ist erforderlich.

Gewünschte Fähigkeiten zusätzlich zu den in der Kompetenzsektion behandelten Kompetenzen

• Berufserfahrung mit UN/UNDP wünschenswert.
• Nachgewiesene Berufserfahrung mit Fokus auf Kundenmanagement und die Arbeit mit einem vielfältigen Team ist von Vorteil.
• Verständnis der Regeln und Verfahren von UNDP oder Erfahrung mit der Durchführung von UN-Aufträgen ist von Vorteil.
• Nachgewiesene Erfahrung in der Zusammenarbeit mit lokalen Regierungen und deren Verbänden ist von Vorteil.
• Nachgewiesene Berufserfahrung in der Nutzung von Ergebnismonitoring- und Berichtswerkzeugen ist von Vorteil.

Weitere gewünschte Fähigkeiten

• Ausgezeichnete analytische und kommunikative Fähigkeiten (schriftlich, mündlich, interpersonell und interkulturell).
• Demonstration/Sicherung von Ethik und Integrität.
• Selbstentwicklung, Eigeninitiative.
• Als Teamplayer agieren und Teamarbeit fördern.
• Lernen und Wissen teilen und das Lernen anderer fördern.

Sprachkenntnisse

Fließende Englischkenntnisse sind erforderlich. Eine zusätzliche UN-Sprache wie Spanisch oder Französisch wird als Vorteil angesehen. Auch Portugiesisch wird als Vorteil angesehen.

Berufszertifikate

CIPS3-Zertifizierung wird als Vorteil angesehen.

Chancengleichheit

Als Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet, schätzt UNDP Vielfalt als Ausdruck der Vielzahl von Nationen und Kulturen, in denen wir tätig sind, und ermutigt daher qualifizierte Bewerber aus allen Hintergründen, sich um Rollen in der Organisation zu bewerben. Unsere Einstellungsentscheidungen basieren auf Verdiensten und Eignung für die Rolle, ohne Diskriminierung.

UNDP verpflichtet sich auch, einen integrativen Arbeitsplatz zu schaffen, an dem alle Mitarbeiter befähigt werden, zu unserer Mission beizutragen, geschätzt werden, gedeihen können und von Karrieremöglichkeiten profitieren, die allen offenstehen.

Sexuelle Belästigung, Ausbeutung und Machtmissbrauch

UNDP toleriert keine Belästigung, sexuelle Belästigung, Ausbeutung, Diskriminierung oder Machtmissbrauch. Alle ausgewählten Kandidaten unterliegen daher relevanten Prüfungen und werden erwartet, die entsprechenden Standards und Prinzipien einzuhalten.

Recht zur Auswahl mehrerer Kandidaten

UNDP behält sich das Recht vor, einen oder mehrere Kandidaten aus dieser Stellenausschreibung auszuwählen. Wir können auch Bewerbungen aufbewahren und Kandidaten, die sich für diese Stelle bewerben, für andere ähnliche Positionen bei UNDP auf derselben Gehaltsstufe und mit ähnlicher Stellenbeschreibung, Erfahrung und Bildungsanforderungen in Betracht ziehen.

Scam-Warnung

UNDP erhebt zu keinem Zeitpunkt Gebühren im Rahmen seines Rekrutierungsprozesses. Für weitere Informationen siehe.