UN Women: Human Resources Associate, Bonn, Germany, G6 FTA

UN Women, verankert in der Vision der Gleichheit, die in der Charta der Vereinten Nationen festgeschrieben ist, setzt sich für die Beseitigung von Diskriminierung gegen Frauen und Mädchen ein; für die Stärkung von Frauen; und für die Erreichung von Gleichheit zwischen Frauen und Männern als Partner und Begünstigte von Entwicklung, Menschenrechten, humanitärer Hilfe sowie Frieden und Sicherheit.

Die Personalabteilung ist verantwortlich für die rechtzeitige, genaue, gerechte, effektive und effiziente Bereitstellung aller Dienstleistungen im Bereich Personalmanagement, d.h. strategische Personalplanung, Rekrutierung, Personalverwaltung, Organisationsdesign sowie Lern- und Karriereentwicklung, um die kontinuierliche Entwicklung und Verbesserung der Personaloperationen, -richtlinien und -methoden im Einklang mit den sich entwickelnden Geschäftsbedürfnissen von UN Women zu gewährleisten und um beratende Unterstützung für die Geschäftsführerin bei der Formulierung und Umsetzung der Gesamtmission, Strategie und Aktionspläne von UN Women zu bieten.

Der Human Resources Associate erbringt umfassende HR-Unterstützungsdienste mit einem Schwerpunkt auf der Verwaltung von Mitarbeiterverträgen, der Verwaltung von Leistungen und Ansprüchen für alle Kategorien von Personal sowie der Abwicklung von Trennungsprozessen. Unter der Anleitung des Vorgesetzten übt der Stelleninhaber unabhängiges Urteilsvermögen bei der Anwendung von HR-Richtlinien und -verfahren aus, um eine Vielzahl miteinander verbundener HR-Probleme zu lösen und Vorschläge zu unterbreiten, die sowohl das Design als auch die Durchführung spezialisierter HR-Prozesse betreffen. Der Human Resources Associate stellt die genaue und zeitnahe Bereitstellung von kundenorientierten HR-Diensten für alle Interessengruppen sicher.

Hauptfunktionen und Verantwortlichkeiten

• Bereitstellung administrativer Unterstützung für die Umsetzung von HR-Strategien und -richtlinien unter Gewährleistung der vollständigen Einhaltung der Regeln, Vorschriften und HR-Richtlinien von UN Women.
• Bereitstellung allgemeiner, standardisierter Informationen zu HR-Strategien, Regeln und Vorschriften; Interpretation und Unterstützung von Prozessen und Verfahren zur Beratung über den richtigen Handlungsverlauf.
• Identifizierung von Möglichkeiten, wie die operativen HR-Bedürfnisse innerhalb der bestehenden Richtlinien erfüllt werden können; Interpretation von Prozessen und Verfahren, Antizipation und Management operativer Anforderungen.
• Vorbereitung schriftlicher Antworten auf Anfragen zu HR-relevanten Angelegenheiten, Gewährleistung von Genauigkeit und Konsistenz mit anwendbaren Richtlinien und Präzedenzfällen.
• Erbringung von HR-administrativen und logistischen Dienstleistungen unter Gewährleistung der vollständigen Einhaltung der Regeln, Vorschriften und HR-Richtlinien von UN Women.
• Bearbeitung, Entwurf, Bearbeitung, Korrekturlesen und Finalisierung einer Vielzahl von Korrespondenz und anderen Mitteilungen; Pflege von Akten/Unterlagen, Überwachung von Fristen und Kennzeichnung potenzieller Probleme, die die Aufmerksamkeit des Vorgesetzten erfordern.
• Bereitstellung administrativer Koordination bei der Verlängerung von Verträgen, Beratung zu Leistungen, Zulagen und Ansprüchen sowie der Erneuerung von UNLPs und Visa, um eine rechtzeitige Bearbeitung und Einhaltung der geltenden regulatorischen Rahmenbedingungen sicherzustellen.
• Koordinierung der Reaktion auf Prüfungsfeststellungen und Empfehlungen, Zusammenarbeit mit relevanten Einheiten zur Gewährleistung der rechtzeitigen Umsetzung von Korrekturmaßnahmen.
• Übernahme der Gesamtverantwortung für das Urlaubsmanagement und das Management von Aufzeichnungen, um eine genaue Verfolgung und Einhaltung der Urlaubsrichtlinien sicherzustellen.
• Bereitstellung von Protokoll- und Prozessleitfäden für die Dienststelle vor der Ankunft.
• Erleichterung von Personalankünften und Einarbeitung, einschließlich routinemäßiger HR-bezogener Unterstützung in der Dienststelle.
• Bereitstellung von Aufsicht und Koordination der Abwesenheitsmanagementprozesse in der Dienststelle, um die konsistente Anwendung der Abwesenheitspolitik und -verfahren sicherzustellen, während klare Leitlinien und Unterstützung zu abwesenheitsbezogenen Richtlinien und Praktiken in Büros weltweit bereitgestellt werden.
• Erleichterung des Trennungsprozesses für Mitarbeiter, um den Abschluss aller erforderlichen Freigabeverfahren und die genaue Berechnung der endgültigen Ansprüche sicherzustellen.
• Pflege und Analyse von Daten im Zusammenhang mit HR unter Gewährleistung der vollständigen Einhaltung der Regeln, Vorschriften und HR-Richtlinien von UN Women.
• Pflege und Aktualisierung interner Datenbanken und Akten zu HR-Angelegenheiten auf vertrauliche und sichere Weise, um Datenintegrität und Zugänglichkeit sicherzustellen.
• Erstellung einer Vielzahl von standardisierten und nicht-standardisierten statistischen und anderen Berichten aus verschiedenen Datenbanken; Analyse von Daten zur Identifizierung von Trends und Bereitstellung von Inputs für das Management bei Entscheidungsfindungen.
• Bereitstellung administrativer und koordinierender Unterstützung für das Praktikums- und Stipendienprogramm.
• Bereitstellung von Richtlinienberatung und -unterstützung im Zusammenhang mit dem Praktikums- und Stipendienprogramm.
• Überprüfung und Genehmigung von Leistungsbeschreibungen und Auswahlpaketen.
• Führung aktueller Aufzeichnungen und Bereitstellung von Daten nach Bedarf.
• Förderung des Wissensaustauschs zur Stärkung der HR-Servicebereitstellung im gesamten Büro.
• Bereitstellung einer Synthese von Erkenntnissen und bewährten Praktiken in der HR-Verwaltung; Vorschlag von Verbesserungen bestehender Prozesse und Verfahren.
• Verbreitung von Informationen zu einer Vielzahl von HR-Angelegenheiten.

Der Stelleninhaber führt andere Aufgaben innerhalb seines Funktionsprofils aus, die als notwendig erachtet werden, um das effiziente Funktionieren des Büros und der Organisation zu gewährleisten.

Kompetenzen

• Integrität
• Professionalität
• Respekt für Vielfalt

Kernwerte

• Integrität
• Professionalität
• Respekt für Vielfalt

Kernkompetenzen

• Bewusstsein und Sensibilität für Geschlechterfragen
• Rechenschaftspflicht
• Kreative Problemlösung
• Effektive Kommunikation
• Inklusive Zusammenarbeit
• Einbindung von Interessengruppen
• Führen durch Beispiel

Funktionale Kompetenzen

• Starkes angewandtes Wissen in der HR-Verwaltung, Prozessen und Richtlinien, einschließlich der UN-Mitarbeiterregeln und -vorschriften.
• Fähigkeit, HR-Prozesse und -Transaktionen unabhängig zu verwalten und auszuführen, wobei das Urteilsvermögen bei der Auswahl geeigneter Handlungsoptionen ausgeübt wird.
• Fähigkeit, Informationen vertraulicher Natur mit Diskretion und Integrität zu behandeln.
• Fähigkeit, Inputs für die Neugestaltung von Geschäftsprozessen, die Implementierung neuer Systeme und die Anpassung spezialisierter Prozesse bereitzustellen.
• Gute analytische und quantitative Fähigkeiten; Fähigkeit, genaue Berichte zu erstellen und Trends aus HR-Daten zu identifizieren.
• Starke IT-Kenntnisse, einschließlich Kenntnisse in ERP-Systemen (vorzugsweise Oracle Cloud/Quantum).
• Starke zwischenmenschliche Fähigkeiten und Kundenorientierung.

Ausbildung und Zertifizierung

• Abschluss der Sekundarschule ist erforderlich.
• Ein Bachelor-Abschluss in Personalmanagement, Betriebswirtschaft, öffentlicher Verwaltung oder einem verwandten Bereich ist wünschenswert.

Erfahrung

• Mindestens 6 Jahre fortschreitende verantwortungsvolle Berufserfahrung in der Personalverwaltung, insbesondere in Bezug auf Leistungen und Ansprüche, sind erforderlich.
• Erfahrung in der Verwaltung und Unterstützung von Personalankünften und -trennungen ist erforderlich.
• Erfahrung im Umgang mit Computern und Bürosoftwarepaketen (MS Word, Excel usw.) sowie Tabellenkalkulations- und Datenbankpaketen und Erfahrung im Umgang mit webbasierten Managementsystemen sind erforderlich.
• Erfahrung in der Nutzung eines modernen webbasierten ERP-Systems, vorzugsweise Oracle Cloud, wie Quantum, ist wünschenswert.
• Erfahrung in der HR-Verwaltung im UN-System ist sehr wünschenswert.

Sprachen

• Fließende Englischkenntnisse sind erforderlich.
• Kenntnisse einer weiteren offiziellen UN-Sprache sind wünschenswert (Französisch, Arabisch, Chinesisch, Russisch oder Spanisch).

Hinweis: Lokal rekrutierte Stellen bei UN Women in Bonn stehen Staatsangehörigen Deutschlands und Bewerbern mit gültiger Arbeitserlaubnis für Deutschland offen. Wenn Sie eine angemessene Unterstützung benötigen, um Ihre Teilnahme am Rekrutierungs- und Auswahlprozess zu unterstützen, geben Sie bitte diese Informationen in Ihrer Bewerbung an.

Diversität und Inklusion

Bei UN Women setzen wir uns dafür ein, ein diverses und inklusives Umfeld des gegenseitigen Respekts zu schaffen. UN Women rekrutiert, beschäftigt, schult, entschädigt und fördert unabhängig von Rasse, Religion, Hautfarbe, Geschlecht, Geschlechtsidentität, sexueller Orientierung, Alter, Fähigkeit, nationaler Herkunft oder einem anderen, durch das geltende Recht geschützten Grund. Alle Beschäftigungen werden auf der Grundlage von Qualifikationen, Kompetenz, Integrität und organisatorischem Bedarf entschieden.

UN Women hat eine Null-Toleranz-Politik gegenüber Verhaltensweisen, die mit den Zielen und Vorgaben der Vereinten Nationen und von UN Women unvereinbar sind, einschließlich sexueller Ausbeutung und Missbrauch, sexueller Belästigung, Machtmissbrauch und Diskriminierung. Alle ausgewählten Kandidaten werden erwartet, die Richtlinien und Verfahren von UN Women sowie die Verhaltensstandards, die von UN Women-Personal erwartet werden, einzuhalten und werden daher strengen Referenz- und Hintergrundprüfungen unterzogen.

Hinweis: Bewerber müssen sicherstellen, dass alle Abschnitte des Bewerbungsformulars, einschließlich der Abschnitte zu Ausbildung und Berufserfahrung, vollständig ausgefüllt sind. Wenn nicht alle Abschnitte ausgefüllt sind, kann die Bewerbung vom Rekrutierungs- und Auswahlprozess disqualifiziert werden.