UN Women: Operations and Administrative Analyst, Bonn, Germany, P-1 FTA

Hintergrund

UN Women, verankert in der Vision der Gleichheit, die in der Charta der Vereinten Nationen festgeschrieben ist, setzt sich für die Beseitigung von Diskriminierung gegen Frauen und Mädchen ein; für die Stärkung von Frauen; und für die Erreichung von Gleichheit zwischen Frauen und Männern als Partner und Begünstigte von Entwicklung, Menschenrechten, humanitärer Hilfe sowie Frieden und Sicherheit. Der UN Trust Fund zur Beendigung von Gewalt gegen Frauen (UN Trust Fund) wurde 1996 durch die Resolution 50/166 der Generalversammlung der Vereinten Nationen gegründet und ist das erste und einzige globale UN-Finanzierungsinstrument, das ausschließlich direkte Zuschüsse an zivilgesellschaftliche Organisationen bereitstellt, die darauf abzielen, alle Formen von Gewalt gegen Frauen und Mädchen zu verhindern und zu beenden. Seit 2010 verwaltet UN Women den UN Trust Fund im Auftrag des UN-Systems und bietet eine starke institutionelle Grundlage sowie Unterstützung vor Ort durch eine globale Infrastruktur von Länder- und Regionalbüros. Mit fast drei Jahrzehnten Erfahrung ist der UN Trust Fund zu einem wichtigen globalen Mechanismus für die Finanzierung von Initiativen geworden, die darauf abzielen, Gewalt gegen Frauen und Mädchen zu beseitigen.

Berichterstattung an den Global Lead Capacity Development and Operations, bietet der Operations and Administrative Analyst Managementunterstützung in den Bereichen Personalwesen, Beschaffung, Missionsvorbereitung und logistische Unterstützung für Veranstaltungen des UN Trust Fund und gewährleistet hohe Qualität und Genauigkeit der Arbeit.

Wesentliche Funktionen und Verantwortlichkeiten

• Bereitstellung administrativer Unterstützung im Personalwesen zur Stärkung der Kapazität und Compliance des Sekretariats.
• Beitrag zum Rekrutierungsprozess für das Personal des Sekretariats durch Vorbereitung konformer Einreichungspakete, Unterstützung bei Genehmigungen, Kommunikation mit HR über Stellenausschreibungen und Rekrutierungsmeilensteine sowie Pflege umfassender Aufzeichnungen aller Rekrutierungsdokumente.
• Unterstützung bei der rechtzeitigen Bearbeitung von HR-Maßnahmen, einschließlich Vertragsverlängerungen, durch Überwachung von Vertragsablaufdaten und Einleitung erforderlicher Maßnahmen gemäß den Regeln und Richtlinien von UN Women.
• Zusammenstellung und Aktualisierung von Personalakten, HR-Dashboards und verwandten Dokumentationen für die Überprüfung und Planungsbedürfnisse des Chefs.
• Sammlung und Konsolidierung von Daten zur Leistungsmanagementverfolgung für das Sekretariat.
• Beitrag zur Planung von Lernen und Entwicklung durch Zusammenstellung individueller und sekretariatsweiter Lernpläne.
• Vorbereitung personalbezogener Berichte, einschließlich Personalstatistiken und Fortschrittsaktualisierungen zur Rekrutierung, zur Überprüfung und Genehmigung durch den Chef.
• Bereitstellung logistischer und koordinierender Unterstützung für Mitarbeiter-Retreats.
• Organisation von Informationsveranstaltungen und Wissensaustausch zu HR-Workflows, Richtlinien, Prozessen und Best Practices.

Bereitstellung operativer Unterstützungsdienste für den UN Trust Fund, einschließlich Beschaffungs- und Logistikkoordination.

• Beitrag zur Entwicklung, Implementierung und regelmäßigen Aktualisierung des jährlichen Beschaffungsplans des UN Trust Fund.
• Koordination von Beschaffungsprozessen durch Vorbereitung und Durchführung von Qualitätsprüfungen von Angebotsanfragen.
• Überwachung von Beschaffungsaktionen, Verträgen und Anbieterleistungen.
• Erstellung beschaffungsbezogener Analysen und Antworten auf interne und externe Anfragen.

Logistische Koordination für hochrangige Meetings, Veranstaltungen und Zusammenkünfte.

• Unterstützung bei der Planung, Koordination und Durchführung von UN Trust Fund-Meetings und -Veranstaltungen.
• Entwicklung und Pflege umfassender Veranstaltungsmanagement-Tools.
• Beitrag zur Koordination der Identifizierung und Vertragsgestaltung von Veranstaltungsorten.

Koordination von Missionen und Reise-Logistik für das Sekretariat.

• Unterstützung bei der Koordination offizieller Missionen des UN Trust Fund-Personals.
• Überwachung missionbezogener Ausgaben und Nachverfolgung von Reisekosten.

Unterstützung im Bereich Asset Management, ICT-Koordination und Sicherheit.

• Unterstützung beim Management und der Inventarkontrolle von UN Trust Fund-Bürovermögen.
• Koordination von ICT-bezogenen Dienstleistungen und Unterstützung.

Bereitstellung von exekutiver Koordination und administrativer Unterstützung für den Chef.

• Unterstützung bei der Vorbereitung von Präsentationen für interne Meetings.
• Unterstützung bei der Verwaltung des Kalenders und der Korrespondenz des Chefs.

Kompetenzen

• Integrität
• Professionalität
• Respekt für Vielfalt

Rekrutierungsqualifikationen

• Master-Abschluss oder gleichwertig in Betriebswirtschaft, öffentlicher Verwaltung, Finanzen, HR oder verwandtem Bereich.
• Mindestens 1 Jahr verantwortungsvoller Erfahrung auf nationaler oder internationaler Ebene im Personalwesen, Beschaffung oder Büroverwaltung.

Sprachen

• Fließende Englischkenntnisse sind erforderlich.
• Kenntnisse einer weiteren offiziellen UN-Sprache sind wünschenswert.

Diversität und Inklusion

UN Women verpflichtet sich, ein diverses und inklusives Umfeld des gegenseitigen Respekts zu schaffen.