UN Women: Resource Planning Specialist, Bonn, Germany, P3 FTA

Hintergrund: UN Women, verankert in der Vision der Gleichheit, die in der Charta der Vereinten Nationen festgeschrieben ist, setzt sich für die Beseitigung von Diskriminierung gegen Frauen und Mädchen ein; für die Stärkung von Frauen; und für die Erreichung von Gleichheit zwischen Frauen und Männern als Partner und Begünstigte von Entwicklung, Menschenrechten, humanitärer Hilfe sowie Frieden und Sicherheit.

Die Abteilung für Finanzen und Verwaltung (DFA) ist verantwortlich für die ganzheitliche Planung, Zuteilung und Verwaltung finanzieller Ressourcen, die effektive und effiziente Bereitstellung wesentlicher Betriebsdienste in UN Women, die kontinuierliche Entwicklung und Verbesserung integrierter Ressourcenmanagement-Politiken und -Methoden, um den sich entwickelnden Geschäftsbedürfnissen von UN Women und den Stakeholdern gerecht zu werden, sowie die Beratung des Exekutivdirektors bei der Formulierung und Umsetzung der Gesamtmission, Strategie und Aktionspläne von UN Women.

Die Sektion für integriertes Ressourcenmanagement (IRM) unterstützt die Unternehmensführung von UN Women in der strategischen Ressourcenplanung und im integrierten Budgetmanagement. Die Sektion trägt zur Entwicklung, Anwendung und kontinuierlichen Verbesserung organisationseinheitlicher Rahmenbedingungen, Politiken und analytischer Werkzeuge im Zusammenhang mit Ressourcenplanung, Budgetierung, Kostenrückgewinnung und direkten Projektkosten bei, um die Übereinstimmung mit dem Strategischen Plan von UN Women, den Finanzvorschriften und -regeln sowie systemweiten Mandaten sicherzustellen.

Der Resource Planning Specialist (P3) berichtet an den Policy Specialist (P4) und unterstützt die IRM-Sektion, indem er analytische, koordinierende und umsetzende Unterstützung in den Bereichen Ressourcenplanung, Budgetierung und Governance-Prozesse bietet. Die Rolle trägt zur Vorbereitung und Überwachung von Budgets, zur Konsolidierung von Planungsbeiträgen, zur Entwicklung operativer Werkzeuge und Leitfäden sowie zur effektiven Anwendung genehmigter Rahmenbedingungen und Verfahren in den Hauptquartieren bei.

• Koordinierung von Ressourcenplanungsrahmen und -aktivitäten
• Unterstützung bei der Koordinierung von Aktivitäten und Initiativen der Sektion für integriertes Ressourcenmanagement.
• Datensammlung, -analyse und -konsolidierung zur Unterstützung des Designs, der Aktualisierung und der Umsetzung von Ressourcenplanungsrahmen (RPFs).
• Verwaltung der Sammlung und Konsolidierung von Planungs- und Budgetierungsbeiträgen aus den Hauptquartieren.

• Vorbereitung von Haushaltsabschätzungen und Entwurf der zugewiesenen Komponenten des Programmhaushalts und des integrierten Budgets.
• Koordination der Sammlung und Konsolidierung von Beiträgen aus den HQ-Büros zur Vorbereitung des integrierten Budgets.
• Überprüfung der Ressourcenabschnitte der jährlichen und biennalen Arbeitspläne der HQ-Divisionen und -Einheiten.
• Überwachung der Qualität und Vollständigkeit der Haushaltsanträge aus den Hauptquartieren und Nachverfolgung nach Bedarf.

• Entwurf von Standardarbeitsanweisungen, Leitfäden, Vorlagen und Werkzeugen zur Unterstützung der Operationalisierung genehmigter Richtlinien, Verfahren und Leitlinien (PPGs) zur Ressourcenplanung, Budgetierung, Kostenrückgewinnung und direkten Projektkosten (DPC).
• Sicherstellung der Verbreitung und Anwendung genehmigter Leitlinien in den Hauptquartieren.
• Bereitstellung zeitnaher, lösungsorientierter Beratung für die Hauptquartiere zu haushalts- und ressourcenplanungsrelevanten Angelegenheiten.

• Überwachung der Haushaltsumsetzung für die Hauptquartiere, mit Fokus auf freiwillig finanzierte und institutionelle haushaltsbezogene Aktivitäten.
• Analyse von Ausgabenmustern, Identifizierung von Abweichungen und Empfehlung von Maßnahmen zur weiteren Überprüfung.
• Durchführung von Haushaltsleistungsanalysen und Erstellung von Haushaltsleistungsberichten für das Management und externe Partner.

• Beitrag zur Umsetzung von Governance-Prozessen im Zusammenhang mit der Ressourcenallokation.
• Bereitstellung analytischer und logistischer Unterstützung für interne und zwischenagenturliche Haushaltsbesprechungen.
• Empfehlung praktischer Lösungen zur Verbesserung von Haushaltsprozessen, -werkzeugen und -abläufen.

• Beratung regionaler und nationaler Büros zu administrativen Aspekten, einschließlich der Überprüfung relevanter GSTs, des Positionsmanagements und verwandter Haushaltsprozesse.
• Nachverfolgung und Überwachung von Gehaltsabrechnungsfehlern für HQ-Divisionen und -Sektionen.
• Koordination von Prüfungs- und Inspektionsprozessen durch Sammlung von Dokumentationen und Vorbereitung von Entwürfen für Antworten.
• Entwicklung von Schulungsmaterialien, Hilfsmitteln und Referenzwerkzeugen zur Unterstützung von Kapazitätsaufbauinitiativen zur Ressourcenplanung und Budgetierung.

• Beitrag zu effektiver Teamarbeit innerhalb der IRM-Sektion durch Zusammenarbeit, Informationsaustausch und fristgerechte Lieferung zugewiesener Ergebnisse.

Die Stelleninhaberin führt andere Aufgaben innerhalb ihres Funktionsprofils aus, die für das effiziente Funktionieren des Büros und der Organisation als notwendig erachtet werden.

• Kernwerte: Integrität; Professionalität; Respekt vor Vielfalt.
• Kernkompetenzen: Bewusstsein und Sensibilität für Geschlechterfragen; Verantwortung; Kreative Problemlösung; Effektive Kommunikation; Inklusive Zusammenarbeit; Stakeholder-Engagement; Vorbildfunktion.
• Funktionale Kompetenzen: Solides Fachwissen über Budgetierungs- und Ressourcenplanungsprozesse; Analytische und Datenmanagementfähigkeiten; Fähigkeit zur Erstellung von Berichten und finanziellen Analysen; Kenntnisse von ERP-Systemen und finanziellen Werkzeugen; Detailgenauigkeit und Qualitätssicherung; Fähigkeit zur Zusammenarbeit mit mehreren Stakeholdern und Fristen; Kundenorientierung mit der Fähigkeit, praktische Lösungen zu identifizieren.

• Bildung und Zertifizierung: Masterabschluss oder gleichwertig in Finanzen, Wirtschaft, öffentlicher Verwaltung, Betriebswirtschaft oder einem verwandten Bereich ist erforderlich. Ein erster Hochschulabschluss in Kombination mit zwei zusätzlichen Jahren relevanter Erfahrung kann anstelle eines fortgeschrittenen Hochschulabschlusses akzeptiert werden. Eine berufliche Zertifizierung in Buchhaltung oder Finanzmanagement (z.B. CPA, ACCA, CIMA) ist von Vorteil.
• Erfahrung: Mindestens 5 Jahre relevante Erfahrung in Budgetierung, Finanzanalyse, Ressourcenplanung oder verwandten Bereichen. Erfahrung in der Koordination von Haushaltsvorbereitungen, Überwachungs- und Berichterstattungsprozessen. Erfahrung im Umgang mit Daten, Finanzsystemen oder ERP-Plattformen. Kenntnisse in Microsoft Office-Anwendungen und finanziellen Analysetools.
• Sprachen: Fließende Englischkenntnisse sind erforderlich. Kenntnisse einer anderen offiziellen UN-Sprache sind wünschenswert.

Vielfalt und Inklusion: Bei UN Women setzen wir uns dafür ein, ein diverses und inklusives Umfeld des gegenseitigen Respekts zu schaffen. UN Women rekrutiert, beschäftigt, schult, entschädigt und fördert unabhängig von Rasse, Religion, Farbe, Geschlecht, Geschlechtsidentität, sexueller Orientierung, Alter, Fähigkeit, nationaler Herkunft oder einem anderen rechtlich geschützten Grund. Alle Beschäftigungen werden auf der Grundlage von Qualifikationen, Kompetenz, Integrität und organisatorischem Bedarf entschieden.

UN Women hat eine Null-Toleranz-Politik gegenüber Verhaltensweisen, die mit den Zielen und Vorgaben der Vereinten Nationen und UN Women unvereinbar sind, einschließlich sexueller Ausbeutung und Missbrauch, sexueller Belästigung, Machtmissbrauch und Diskriminierung. Alle ausgewählten Kandidaten werden erwartet, die Richtlinien und Verfahren von UN Women sowie die Verhaltensstandards, die von UN Women-Personal erwartet werden, einzuhalten und unterliegen daher strengen Referenz- und Hintergrundprüfungen.